Privacy Statement Stichting Grotius Academie

In het kader van onze dienstverlening verwerken wij, de Stichting Grotius Academie (hierna: Grotius Academie), persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct of indirect te herleiden zijn tot een natuurlijke levende persoon, zoals uw naam, telefoonnummer en e-mailadres. Wij verwerken bijvoorbeeld uw persoonsgegevens als u deelneemt aan een van onze opleidingen of onze website bezoekt, daarop een digitaal formulier invult of wanneer u via uw account “MijnGrotius” op uw persoonlijke digitale leeromgeving inlogt.

De Grotius Academie kwalificeert voor deze gegevensverwerkingen als de verwerkingsverantwoordelijke zoals bedoeld in de AVG. Als zelfstandige onderwijsinstelling bepalen wij namelijk het doel en de middelen van de verwerking van uw persoonsgegevens.

Contactgegevens van Grotius Academie

De Grotius Academie is als stichting ingeschreven in de Kamer van Koophandel onder nummer 41205056. Wij houden kantoor aan de Montessorilaan 10 te (6525HR) Nijmegen.

Ons postadres is: Stichting Grotius Academie, postbus 10520 te 6500 MB Nijmegen.

Ons algemene e-mail adres is grotius@cpo.ru.nl.

Ons telefoonnummer is (024) 361 24 92.

Verwerkingsgronden

Grotius Academie verwerkt uw persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende juridische grondslagen:

  1. Met uw toestemming;
  2. Wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent, zoals de opleidingsovereenkomst, of het op uw verzoek verrichten van precontractuele handelingen;
  3. Wanneer dit noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen;
  4. Wanneer dit in exceptionele gevallen noodzakelijk is om uw vitale belangen of van iemand anders te beschermen, bijvoorbeeld in het kader van bedrijfshulpverlening.
  5. Wanneer dit noodzakelijk is ter behartiging van onze gerechtvaardigde of de belangen van een derde;

Wanneer Grotius Academie uw persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming, zal Grotius Academie deze toestemming afzonderlijk aan u vragen. U mag uw toestemming altijd weer intrekken zonder opgaaf van reden. Grotius Academie wijst u erop dat het intrekken van uw toestemming de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens vóór de intrekking van uw toestemming, onverlet laat.

Doeleinden van de verwerking van uw persoonsgegevens

In verband met de bescherming van uw privacy stelt de AVG een aantal eisen aan de verwerking van persoonsgegevens. Een van die eisen betreft de doelbinding. Grotius Academie verwerkt uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden.

Grotius Academie verwerkt uw persoonsgegevens voor onderstaande doeleinden waarbij per doeleinde wordt aangegeven op basis van welke hierboven genoemde grondslag (a t/m e) Grotius Academie dit doet. Wanneer een verwerking is gebaseerd op de grondslag van het ‘gerechtvaardigd belang’, wordt dit belang kort toegelicht. Indien u hier specifieke vragen over heeft, kunt u altijd contact opnemen.

Geïnteresseerden

  • Met de digitale aanmeldformulieren die u op de website van Grotius Academie aantreft, kunt u uw persoonlijke gegevens invullen om (opleidings- of cursus) informatie aan te vragen of om u in te schrijven als geïnteresseerde voor een opleiding, cursus of vervolgdag. Zonder de informatie die wij op de digitale aanmeldformulieren vragen of u ons per e-mail toestuurt, kunnen wij u niet als geïnteresseerde inschrijven en van informatie voorzien. (Grondslag b, e: om met u in contact te kunnen treden en te reageren op door u gestelde vragen)
  • Uw persoonsgegevens worden tevens gebruikt voor direct marketing, met name om u te informeren over nieuwe opleidingen, producten of ontwikkelingen. Wij kunnen u informatie doen toesturen over onderwerpen die gerelateerd zijn aan de opleidingen en cursussen van Grotius Academie, maar die niet uitsluitend te maken hebben met de opleiding waarvoor u uzelf als geïnteresseerde heeft ingeschreven opleiding of cursus. U heeft altijd het recht bezwaar te maken tegen deze direct marketing (zie hieronder bij ‘Uw rechten’). (Grondslag a, e: geïnteresseerden informeren over soortgelijke, eigen producten of diensten)
  • Via de website van Grotius Academie worden bezoekgegevens statistisch bijgehouden om de belangstelling voor de verschillende onderdelen van de site te meten. Met die informatie kan de inrichting van de website aangepast worden aan de belangstelling en ervaringen van bezoekers. (Grondslag e: het verbeteren van de website en de dienstverlening van Grotius Academie)

Deelnemers

  • Met de digitale aanmeldformulieren die u op de website van Grotius Academie aantreft, kunt u uw persoonlijke gegevens invullen om (opleidings- of cursus) informatie aan te vragen of om u in te schrijven als deelnemer voor een opleiding, cursus of vervolgdag. Zonder de informatie die wij op de digitale aanmeldformulieren vragen of u ons per e-mail toestuurt, kunnen wij u niet als deelnemer inschrijven en van informatie voorzien. (Grondslag b, e: om met u in contact te kunnen treden en te reageren op door u gestelde vragen)
  • De door u verstrekte persoonsgegevens worden gebruikt voor het uitvoeren van uw opleiding of cursus, het daarbij behorende (her-)examen, het voeren van de in dat verband noodzakelijke deelnemersadministratie en – in voorkomend geval – voor de behandeling van klachten en bezwaarschriften. (Grondslag b)
  • De door u aan ons verstrekte persoonsgegevens worden verwerkt ten behoeve van een goede en doelmatige dienstverlening van Grotius Academie. Daaronder valt het voeren van de financiële administratie voor het verwerken van facturen en betaalinformatie. In de financiële administratie worden, voor zover van toepassing, contactgegevens van uw werkgever of uw kantoor opgenomen. (Grondslag b, c en e: het kunnen aanbieden en verbeteren van de dienstverlening, het belang om een correcte administratie te kunnen voeren)
  • Uw persoonsgegevens worden gebruikt om u toegang te verschaffen tot de digitale leeromgeving van Grotius Academie. Voor het gebruik van de digitale leeromgeving worden uw gebruikersnaam en wachtwoord verwerkt. In de digitale leeromgeving deelt u de uitwerking van uw huiswerkopgaven met Grotius Academie en uw docenten. Via de digitale leeromgeving wordt u informatie verschaft over de voortgang en resultaten van uw opleiding of cursus. De digitale leeromgeving bevat informatie over deelnemende studenten en docenten en voorziet in digitale communicatiefaciliteiten. (Grondslag b)
  • Uw persoonsgegevens worden tevens gebruikt voor direct marketing, met name om u te informeren over lustrumbijeenkomsten, nieuwe opleidingen, producten of ontwikkelingen. Wij kunnen u informatie doen toesturen over onderwerpen die gerelateerd zijn aan de opleidingen en cursussen van Grotius Academie, maar die niet uitsluitend te maken hebben met uw opleiding of cursus. U heeft altijd het recht bezwaar te maken tegen deze direct marketing (zie hieronder bij ‘Uw rechten’). (Grondslag a, e: bestaande klanten informeren over soortgelijke, eigen producten of diensten)
  • Via de website van Grotius Academie worden bezoekgegevens statistisch bijgehouden om de belangstelling voor de verschillende onderdelen van de site te meten. Met die informatie kan de inrichting van de website aangepast worden aan de belangstelling en ervaringen van bezoekers. (Grondslag e: het verbeteren van de website en de dienstverlening van Grotius Academie)

Docenten

  • De door u verstrekte persoonsgegevens worden gebruikt voor het uitvoeren van de opleiding of cursus waar u voor doceert, het daarbij behorende onderwijs, (herexamens), het reserveren van locaties en het voeren van de in dat verband noodzakelijke administratie. Uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met andere docenten uit dezelfde opleiding om onderdelen uit de opleiding inhoudelijk af te stemmen (Grondslag b en e: het belang om een inhoudelijk sterke opleiding aan te bieden)
  • Uw persoonsgegevens worden gebruikt voor communicatie- en marketingdoeleinden omtrent de opleiding of cursus waar voor u doceert. Dit betreft zowel informatievoorziening voorafgaand aan de start van de opleiding, gedurende de opleiding als na afloop van de opleiding. (Grondslag b en e: het belang om te kunnen communiceren over de opleidingen die Grotius Academie aanbiedt en de inhoud daarvan)
  • De door u aan ons verstrekte persoonsgegevens worden verwerkt ten behoeve van het voeren van de financiële administratie. Daaronder valt het verwerken van facturen en betaalinformatie. In de financiële administratie worden, voor zover van toepassing, contactgegevens van uw werkgever of uw kantoor opgenomen. (Grondslag b, c en e: het belang om een correcte administratie te kunnen voeren)
  • Uw persoonsgegevens worden gebruikt om u toegang te verschaffen tot de digitale leeromgeving van Grotius Academie. Voor het gebruik van de digitale leeromgeving worden uw gebruikersnaam en wachtwoord verwerkt. In de digitale leeromgeving deelt u de beoordelingen op de uitwerkingen van de deelnemers behorende bij uw huiswerkopgaven met Grotius Academie en haar deelnemers. Via de digitale leeromgeving wordt u informatie verschaft over de opleiding of cursus. De digitale leeromgeving bevat informatie over deelnemende studenten en docenten en voorziet in digitale communicatiefaciliteiten. (Grondslag b)
  • Uw persoonsgegevens worden gebruikt om evaluatieformulieren op te stellen en hieruit evaluatieresultaten met betrekking tot het door u gegeven onderwijs te genereren. (Grondslag b en e: het belang om de ontwikkeling in de score van de docent en het onderdeel te kunnen nagaan)

Bestuursleden

  • De door u aan ons verstrekte persoonsgegevens worden verwerkt voor het uitvoeren van de wettelijke administratieverplichtingen voor de kamer van koophandel en het UBO-register. (Grondslag c)
  • Uw persoonsgegevens worden gedeeld ten behoeve van uitvoering van de statutaire rol. Voor de organisatie en uitvoering van de bestuursvergadering en de mogelijkheid tot onderlinge communicatie tussen bestuursleden worden uw contactgegevens met andere bestuursleden van Grotius Academie gedeeld. De persoonsgegevens worden tevens gedeeld om het dagelijks bestuur vast te stellen. (Grondslag c en e: het belang om te kunnen communiceren met medebestuursleden over zaken omtrent Grotius Academie)
  • Uw persoonsgegevens worden gebruikt voor communicatiedoeleinden omtrent Grotius Academie. (Grondslag e: het belang om te kunnen communiceren wie er bestuurslid is bij Grotius Academie)

CPO-werknemers

  • Uw persoonsgegevens worden gebruikt om docenten, deelnemers, bestuursleden en geïnteresseerden inzichtelijk te maken met wie zij contact kunnen opnemen omtrent de activiteiten van Grotius Academie. (Grondslag e: het belang om contact op te kunnen nemen omtrent activiteiten van Grotius Academie)
  • Uw persoonsgegevens worden gebruikt om opdrachtgevers inzichtelijk te maken wie er namens het CPO werken voor Grotius Academie en welke functie zij uitoefenen. (Grondslag b)

Onderwijsmanagement door CPO

Grotius Academie heeft haar (onderwijs-)management uitbesteed aan het CPO, dat onderdeel is van de Stichting Radboud Universiteit. Tussen Grotius Academie en CPO is daartoe onder meer een verwerkersovereenkomst gesloten, op grond waarvan CPO als verwerker in opdracht en ten behoeve van Grotius Academie uw persoonsgegevens verwerkt. Voor algemene informatie over CPO verwijzen wij u naar CPO - Centrum voor Postacademisch Juridisch Onderwijs.

Categorieën en bronnen van persoonsgegevens

Grotius Academie verwerkt persoonsgegevens van verschillende categorieën. Hieronder staan deze categorieën toegelicht met de bronnen van persoonsgegevens:

(Oud-)Geïnteresseerden

(Oud-)Deelnemers

(Oud-)Docenten

(Oud-)Bestuursleden

(Oud-)CPO-werknemers

Websitebezoekers

Bewaartermijnen

Grotius Academie bewaart de persoonsgegevens van de deelnemers van een opleiding of training niet langer dan noodzakelijk. Voor enkele categorieën persoonsgegevens van deelnemers hanteren wij een maximale bewaartermijn.

Grotius Academie kan de bewaartermijnen verlengen en/of aanpassen indien nieuwe wettelijke bewaarplichten van toepassing worden verklaard of worden gewijzigd, of indien dit nodig is ter behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Grotius Academie, bijvoorbeeld voor het afwikkelen van incidenten of bij juridische geschillen.

Via deze link vindt u een uitgewerkt overzicht met bewaartermijnen en een toelichting daarop. (docx, 18 kB)


Categorieën van ontvangers

Grotius Academie kan uw persoonsgegevens (of een deel daarvan) aan de navolgende derden verstrekken:

  • CPO (Centrum voor Postacademisch Onderwijs) onderdeel van de Stichting Radboud Universiteit. Het CPO is door Grotius Academie als verwerker ingeschakeld. CPO heeft voor de uitvoering van de verwerkersovereenkomst twee sub-verwerkers ingeschakeld, te weten:
  • AFAS, bedrijf dat voorziet in software die gebruikt wordt voor het uitvoeren van de administratie, en in hostingdiensten;
  • Brightspace, bedrijf dat de digitale leeromgeving van Grotius Academie ter beschikking stelt en tevens voorziet in hostingdiensten.

CPO verstrekt uw contactgegevens aan andere organisaties waarvoor zij het onderwijsmanagement verzorgt nimmer op eigen initiatief en pas uitsluitend na voorafgaande toestemming van Grotius Academie.

  • Uw werkgever

Dit betreft gegevens die van belang zijn voor de facturering en de betaling van de opleiding, cursussen of vervolgdag waaraan u deelneemt.

  • Docenten en examinatoren van de opleiding of cursussen waaraan u deelneemt.
  • Gastheren/vrouwen (student-assistenten, onderwijsondersteuners) die u tijdens opleidings-, cursus- en examendagen ontvangen en begeleiden.
  • Juridische specialisatieverenigingen
  • Leveranciers (bijv. softwareleveranciers en hostingpartijen, zoals de partij die onze website host, deurwaarders, koeriersdiensten, accountants etc.)
  • Gerechten en overheidsinstellingen

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook aan andere derden verstrekken indien dit wettelijk verplicht is, met uw toestemming of wanneer dit nodig is ter behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Grotius Academie, bijvoorbeeld voor het afwikkelen van incidenten of bij juridische geschillen. Grotius Academie verstrekt uw persoonsgegevens niet aan derden (‘ontvangers’ in de zin van de privacywetgeving), tenzij dit noodzakelijk is voor de goede uitvoering van de in dit Privacy Statement omschreven doeleinden, wanneer dit wettelijk verplicht is of wanneer u hier toestemming voor heeft gegeven. De derden aan wie de persoonsgegevens ter beschikking worden gesteld, zijn verplicht om vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om te gaan. Indien deze partijen als ‘verwerker’ in de zin van de privacywetgeving worden aangemerkt, zorgt Grotius Academie ervoor dat met deze partijen een verwerkersovereenkomst wordt gesloten die aan de in de AVG omschreven vereisten voldoet. Door Grotius Academie ingeschakelde derde partijen die als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke diensten aanbieden, zijn voor de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens zelf verantwoordelijk voor de naleving van de toepasselijke privacywetgeving. Hierbij kunt u denken aan accountants, advocaten en notarissen.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Grotius Academie geeft uw persoonsgegevens in beginsel niet door aan ontvangers buiten de Europese Economische Ruimte (EER). De EER omvat alle landen van de Europese Unie plus Liechtenstein, Noorwegen en IJsland. Indien Grotius Academie overgaat tot het doorgeven van persoonsgegevens buiten de EER, bijvoorbeeld indien een partij buiten de EER Grotius Academie verzoekt te bevestigen dat een cursusdeelnemer een van de specialisatie-opleidingen succesvol heeft afgerond, dan zal Grotius Academie erop toezien dat een dergelijke doorgifte van persoonsgegevens in overeenstemming is met de geldende wet- en regelgeving zoals neergelegd in hoofdstuk V van de AVG. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat we de cursusdeelnemer om toestemming vragen of dat met een partij buiten de EER een voor dat doel door de Europese Commissie opgesteld en goedgekeurd modelcontract wordt afgesloten. Ook zal Grotius Academie toetsen of nog aanvullende maatregelen nodig zijn om een passend beschermingsniveau van uw persoonsgegevens te waarborgen. Aarzelt u niet om contact met Grotius Academie op te nemen indien u meer informatie wilt ontvangen over de aanwezige passende of geschikte waarborgen voor de doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER of wanneer u daarvan een kopie wenst te ontvangen.

Uw privacyrechten

De AVG geeft u enkele belangrijke rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Samengevat betreft dat de volgende rechten:

  • Recht op inzage

U heeft het recht om Grotius Academie te verzoeken of Grotius Academie persoonsgegevens van u verwerkt en indien dit het geval is, op inzage in uw persoonsgegevens en bepaalde informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens;

  • Recht op rectificatie

U heeft het recht op rectificatie en aanvulling van uw persoonsgegevens indien die onjuist of onvolledig zijn.

  • Recht op wissing van uw persoonsgegevens

U heeft het recht te vragen dat wij uw persoonsgegevens wissen (‘recht op vergetelheid’).

  • Recht op beperking en recht op bezwaar

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.

  • Recht op dataportabiliteit

U heeft het recht op ontvangst of afgifte van uw persoonsgegevens aan een door u aangewezen derde in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm. Dit recht geldt alleen wanneer uw persoonsgegevens geautomatiseerd worden verwerkt.

Grotius Academie maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming in de zin van art. 22 AVG.

Om uw rechten uit te oefenen kunt u contact opnemen via de contactgegevens die bovenaan dit Privacy Statement staan vermeld.

Om te voorkomen dat Grotius Academie informatie aan een verkeerde persoon verstrekt, kan Grotius Academie om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. In beginsel informeert Grotius Academie u uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek of Grotius Academie aan uw verzoek kan voldoen. Deze termijn kan in specifieke gevallen, bijv. wanneer sprake is van een complex verzoek, met twee maanden worden verlengd. Over een dergelijke verlenging zal Grotius Academie u uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informeren. Op grond van de privacywetgeving kan Grotius Academie onder bepaalde omstandigheden uw verzoek weigeren. Indien dit het geval is, zal Grotius Academie u uitleggen waarom. Indien u bezwaar maakt tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden, zullen wij dit altijd honoreren en uw gegevens niet langer voor direct marketing doeleinden verwerken.

Meer informatie over uw privacyrechten vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Klachtrecht

Heeft u klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Grotius Academie? Neem dan schriftelijk, telefonisch of per e-mail contact met ons op via de contactgegevens die bovenaan dit Privacy Statement staan vermeld. Wij zullen in dat geval uw klacht zorgvuldig behandelen en er naar streven een oplossing voor uw klacht te treffen.

U mag altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder in Nederland op de verwerking van persoonsgegevens. Wanneer u in een ander land van de Europese Unie woont of werkzaam bent, kunt u er ook voor kiezen om een klacht in te dienen bij de toezichthouder in dat land.

Beveiliging van uw persoonsgegevens

Grotius Academie heeft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen ter bescherming van uw persoonsgegevens. Deze maatregelen hebben onder meer de bedoeling te waarborgen dat uw persoonsgegevens niet per ongeluk of op onrechtmatige wijze worden vernietigd, verloren gaan, worden gewijzigd, in verkeerde handen vallen of dat onbevoegden toegang tot uw persoonsgegevens krijgen.

Voor vragen over de beveiliging van uw persoonsgegevens of als u het vermoeden of aanwijzingen van misbruik heeft, kunt u contact opnemen met: grotius@cpo.ru.nl.

Wijzigingen

Dit Privacy Statement is voor het laatst aangepast op 3 juni 2024. Grotius Academie behoudt zich het recht voor om dit Privacy Statement te wijzigen. De meest recente versie van dit Privacy Statement zal steeds op onze website worden geplaatst. Indien sprake is van substantiële wijzigingen die een of meer betrokkenen in aanmerkelijke mate kunnen treffen, streven wij er naar om deze betrokkenen hierover rechtstreeks te informeren.