Subprivacyverklaring deelnemers SBB
TOEPASSINGSBEREIK
Deze subprivacyverklaring moet gelezen worden in samenhang met de algemene privacyverklaring van de SBB en is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van deelnemers door de SBB.
De SBB verwerkt persoonsgegevens van haar deelnemers om aan haar verplichtingen als onderwijsinstelling te kunnen voldoen en deelnemers optimaal onderwijs te kunnen bieden.
De SBB respecteert de privacy van haar deelnemers en zorgt ervoor dat de manier waarop binnen de SBB met deelnemersgegevens wordt omgegaan overeenstemt met de geldende regelgeving. In deze privacyverklaring voor deelnemers informeren wij u als deelnemer, in aanvulling op de algemene privacyverklaring, specifiek over de wijze waarop met de persoonsgegevens van deelnemers wordt omgegaan, voor welke doeleinden en op welke grondslagen persoonsgegevens van deelnemers worden verwerkt, hoe deze persoonsgegevens worden verwerkt, welke rechten u hebt als uw persoonsgegevens worden verwerkt en waar u met vragen of verzoeken over uw privacy terecht kunt.
Welke persoonsgegevens wij van u als deelnemer verwerken
Persoonsgegevens van deelnemers die wij verwerken zijn:
- Contactgegevens (naam, woonadres, e-mailadres, telefoonnummer);
- Geslacht;
- Geboortedatum;
- Titel en beroep;
- Zakelijke contactgegevens (naam bedrijf, postadres, telefoonnummer);
- Universitaire opleidingsgegevens (universiteit, studierichting, datum van afstuderen);
- Hoeveelheid werkervaring als bedrijfsjurist;
- Gegevens over uw beroepsopleiding (uw studieresultaten, studievoortgang en begeleiding);
- Dieetwensen;
- Unieke registratienummers;
- Correspondentie- en interactiegegevens (mails, brieven, berichten of andere informatie die wordt uitgewisseld wanneer u contact opneemt met ons of wij met u);
- Financiële gegevens, zoals het bankrekeningnummer (IBAN).
In de meeste gevallen betreft het gegevens die wij rechtstreeks van u hebben verkregen. Soms ontvangen wij ook persoonsgegevens via derden, voor zover dat in overeenstemming is met de wet of indien u daar expliciet toestemming voor hebt gegeven. Op uw eigen verzoek en met uw uitdrukkelijke toestemming kan het ook voorkomen dat wij medische gegevens van u verwerken. Dit kan bijvoorbeeld gaan om gegevens die nodig zijn om in noodgevallen goed te kunnen handelen.
Doelen van verwerking
Doelen waarvoor de SBB persoonsgegevens van deelnemers verwerkt zijn:
- Toelating tot het onderwijs;
- Organisatie, planning en uitvoering van het onderwijs;
- Het begeleiden van deelnemers;
- Het informeren van deelnemers over relevante zaken aangaande studie – en deelnemersvoorzieningen of andere onderwijs gerelateerde onderwerpen;
- Het reageren op door u gestelde vragen;
- Het behandelen van klachten, bezwaren en geschillen;
- Het verbeteren van de kwaliteit van ons onderwijs en onze dienstverlening;
- Het berekenen, vastleggen en innen van verschuldigde bedragen;
- Het voeren van administratie, alsmede andere activiteiten van intern beheer;
- Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de administratie- en bewaarplicht, het doen uitoefenen van accountantscontrole.
Uw persoonsgegevens zullen niet zonder uw toestemming verder worden verwerkt voor een doel dat niet met voornoemde doelen verenigbaar is, tenzij er sprake is van een wettelijke uitzonderingsgrond.
Indien u bepaalde persoonsgegevens niet verstrekt, kan dit tot gevolg hebben voor de uitvoering van de overeenkomst door de SBB, zoals bijvoorbeeld voor de toelating tot de opleiding, toegang tot de digitale leeromgeving en uitvoering van het onderwijs.
Grondslagen voor verwerking
De verwerking van voornoemde persoonsgegevens is gebaseerd op een van de navolgende grondslagen:
- De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent, of om op uw verzoek voor de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;
- De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust;
- U hebt toestemming gegeven voor deze verwerking van uw persoonsgegevens;
- De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen van ons of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot de bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen, met name wanneer betrokkene een kind is.
- De verwerking is noodzakelijk om een taak van algemeen belang of aan ons opgedragen openbaar gezag te vervullen;
- De verwerking is noodzakelijk ter bescherming van uw vitale belangen of de vitale belangen van andere personen.
Uitwisseling met derden
Het kan voorkomen dat de SBB uw gegevens in het kader van de uitvoering van haar taken deelt met derden. Soms zijn wij daartoe verplicht op grond van geldende wet- en regelgeving en soms komt het voor dat wij derde partijen verzoeken om ons te ondersteunen bij het verwerken van uw gegevens voor de doeleinden die hiervoor zijn genoemd. De SBB verstrekt persoonsgegevens in elk geval aan:
- het Centrum voor Postacademisch Juridisch Onderwijs (CPO),
onderdeel van de Radboud Universiteit. Het CPO verzorgt voor ons het
onderwijs en het management van de SBB;
- de docenten die de SBB inzet om het onderwijs te verzorgen;
- het NGB en de NEVOA.
In voorkomende gevallen kan de SBB ook aan andere dan voornoemde derden persoonsgegevens verstrekken, zoals bijvoorbeeld voor het gebruik van ICT-applicaties.
Als de SBB uw gegevens deelt met een derde die de gegevens in opdracht van de SBB verwerkt, dan sluiten wij met die derde een verwerkersovereenkomst af die voldoet aan de eisen van de geldende privacyregelgeving.
Indien u eerder een cursus of opleiding hebt gevolgd bij het CPO of bij één of meer van de organisaties waarvoor het CPO het onderwijsmanagement verzorgt, vindt uitwisseling van uw persoonsgegevens plaats tussen de desbetreffende organisatie(s) en de SBB. Een overzicht van de organisaties waarmee gegevensuitwisseling kan plaatsvinden, vindt u op de pagina Verstrekking persoonsgegevens aan externe instanties.
Wij zullen uw gegevens niet delen met derde partijen die de gegevens voor eigen doeleinden gaan gebruiken, tenzij dat nodig is om aan wettelijke verplichtingen te voldoen of u daarvoor toestemming hebt verleend. Ook zullen wij uw gegevens nooit verkopen of verhuren aan derde partijen.
Indien er sprake is van verwerking van persoonsgegevens door een derde buiten de Europese Economische Ruimte, dan worden maatregelen getroffen om een passend beveiligingsniveau te kunnen waarborgen.
Bewaartermijn
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Wij bepalen waar mogelijk de bewaartermijn op basis van de wet- en regelgeving. Voor uw gegevens zijn door het bestuur SBB de volgende bewaartermijnen vastgesteld:
- Opleidingsdossier inclusief in- en uitschrijvingen (inclusief aanvullende aanmeldingsformulieren) en correspondentie
Deze gegevens worden vernietigd 5 jaar na afronding van de opleiding. Na afronding van de opleiding zijn soms gegevens nog nodig in verband met bijvoorbeeld uitnodigingen voor andere activiteiten van de SBB.
- Verleende vrijstellingen voor (onderdelen van) het programma en alle besluiten rondom afwijkingen van programma’s en Onderwijs- en examenreglementen
Deze gegevens worden vernietigd 30 jaar na het genomen besluit
- Individueel en groeps-examenwerk (inclusief huiswerkuitwerkingen ed.)
Deze gegevens worden vernietigd 2 jaar na afronding van de opleiding. In verband met bezwaar en beroep worden deze gegevens bewaard tot 2 jaar na het afronden van de opleiding.
- Examenregisters (aanwezigheids- en beoordelingsregistratie)
Deze gegevens worden niet vernietigd. Op basis van deze gegevens kunnen duplicaat certificaten worden verstrekt. Het bewaren van deze registers is daarvoor noodzakelijk.
- Financiële gegevens
Financiële gegevens worden vernietigd 7 jaar na afronding van de opleiding. Er geldt een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.
- Bezwaarschriften
Deze worden vernietigd 10 jaar na de definitieve uitspraak
Zijn er wettelijke of overeengekomen termijnen die uiteen lopen, dan wordt de langste bewaartermijn gehanteerd.
Mocht u willen dat uw persoonsgegevens eerder worden verwijderd, dan is dat onder bepaalde omstandigheden mogelijk. Zie ook de informatie onder het kopje ‘correctie- en verwijderingsrecht’.