Subprivacyverklaring overige relaties SBB

TOEPASSINGSBEREIK

Deze subprivacyverklaring moet gelezen worden in samenhang met de algemene privacyverklaring van de SBB en is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van relaties niet zijnde deelnemers of docenten (hierna “relaties”) door de SBB.

De SBB verwerkt persoonsgegevens van relaties ten behoeve van een goede en doelmatige dienstverlening aan u als relatie van de SBB.

De SBB respecteert de privacy van haar relaties en zorgt ervoor dat de manier waarop binnen de SBB met relatiegegevens wordt omgegaan overeenstemt met de geldende regelgeving. In deze privacyverklaring voor relaties informeren wij u als relatie, in aanvulling op de algemene privacyverklaring, specifiek over de wijze waarop met de persoonsgegevens van relaties wordt omgegaan, voor welke doeleinden en op welke grondslagen persoonsgegevens van relaties worden verwerkt, hoe deze persoonsgegevens worden verwerkt, welke rechten u hebt als uw persoonsgegevens worden verwerkt en waar u met vragen of verzoeken over uw privacy terecht kunt.

Welk persoonsgegevens wij van u als relatie verwerken
Persoonsgegevens van relaties die wij verwerken zijn:

• Contactgegevens (naam, woonadres, e-mailadres, telefoonnummer);
• Geslacht;
• Geboortedatum;
• Titel en beroep;
• Zakelijke contactgegevens (naam bedrijf, postadres, telefoonnummer);
• In voorkomende gevallen uw BurgerServiceNummer;
• Uniek registratienummer;
• Correspondentie- en interactiegegevens (mails, brieven, berichten of andere informatie die wordt uitgewisseld wanneer u contact opneemt met ons of wij met u);
• In voorkomende gevallen contactgegevens van degene die u als contactpersoon aan ons hebt gemeld;
• Financiële gegevens, zoals uw bankrekeningnummer (IBAN).

In de meeste gevallen betreft het gegevens die wij rechtstreeks van u hebben verkregen. Soms ontvangen wij ook persoonsgegevens via derden, voor zover dat in overeenstemming is met de wet of indien u daar expliciet toestemming voor hebt gegeven.

Doelen van verwerking
Doelen waarvoor de SBB persoonsgegevens van relaties verwerkt zijn:

• Organisatie, planning en uitvoering van het onderwijs;
• Het begeleiden van relaties;
• Het informeren van relaties over relevante zaken aangaande opleidingsvoorzieningen of andere onderwijs gerelateerde onderwerpen;
• Het reageren op door u gestelde vragen;
• Het behandelen van klachten en geschillen;
• Het verbeteren van de kwaliteit van ons onderwijs en onze dienstverlening;
• Het berekenen, vastleggen en uitbetalen van verschuldigde bedragen;
• Het voeren van administratie, alsmede andere activiteiten van intern beheer;
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de administratie- en bewaarplicht, het doen uitoefenen van accountantscontrole.

Uw persoonsgegevens zullen niet zonder uw toestemming verder worden verwerkt voor een doel dat niet met voornoemde doelen verenigbaar is, tenzij er sprake is van een wettelijke uitzonderingsgrond.

Indien u bepaalde persoonsgegevens niet verstrekt, kan dit tot gevolg hebben voor de uitvoering van de overeenkomst door de SBB, zoals bijvoorbeeld voor de toegang tot de digitale leeromgeving, de uitbetaling van verschuldigde bedragen.

Grondslagen voor verwerking
De verwerking van voornoemde persoonsgegevens is gebaseerd op een van de navolgende grondslagen:

• De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent, of om op uw verzoek voor de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;
• De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust;
• U hebt toestemming gegeven voor deze verwerking van uw persoonsgegevens;
• De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen van ons of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot de bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen, met name wanneer betrokkene een kind is.
• De verwerking is noodzakelijk om een taak van algemeen belang of aan ons opgedragen openbaar gezag te vervullen;
• De verwerking is noodzakelijk ter bescherming van uw vitale belangen of de vitale belangen van andere personen.

Uitwisseling met derden
Het kan voorkomen dat de SBB uw gegevens in het kader van de uitvoering van haar taken deelt met derden. Soms zijn wij daartoe verplicht op grond van geldende wet- en regelgeving en soms komt het voor dat wij derde partijen verzoeken om ons te ondersteunen bij het verwerken van uw gegevens voor de doeleinden die hiervoor zijn genoemd. De SBB verstrekt persoonsgegevens in elk geval aan het Centrum voor Postacademisch Juridisch Onderwijs (CPO), onderdeel van de Radboud Universiteit. Het CPO verzorgt voor ons het onderwijs en het management van de SBB.

In voorkomende gevallen kan de SBB ook aan andere dan voornoemde derden persoonsgegevens verstrekken, zoals bijvoorbeeld voor het gebruik van ICT-applicaties.

Als de SBB uw gegevens deelt met een derde die de gegevens in opdracht van de SBB verwerkt, dan sluiten wij met die derde een verwerkersovereenkomst af die voldoet aan de eisen van de geldende privacyregelgeving.

Wij zullen uw gegevens niet delen met derde partijen die de gegevens voor eigen doeleinden gaan gebruiken, tenzij dat nodig is om aan wettelijke verplichtingen te voldoen of u daarvoor toestemming hebt verleend. Ook zullen wij uw gegevens nooit verkopen of verhuren aan derde partijen.

Indien er sprake is van verwerking van persoonsgegevens door een derde buiten de Europese Economische Ruimte, dan worden maatregelen getroffen om een passend beveiligingsniveau te kunnen waarborgen.

Bewaartermijn
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Wij bepalen de bewaartermijn op basis van de wet- en regelgeving.

Het bestuur van de SBB heeft de termijn voor uw persoonsgegevens vastgesteld op:

1. Door u verstrekte persoonsgegevens

Deze gegevens worden vernietigd 5 jaar na de afronding van uw activiteiten voor de SBB. Deze gegevens kan de SBB nog nodig hebben voor bijvoorbeeld een lustrumviering.

2. Correspondentie algemeen

5 jaar na verzending.

3. Financiële gegevens (inclusief eventueel BSN)

Deze gegevens worden vernietigd na 7 jaar.  Er geldt een wettelijke termijn van 7 jaar.

4. Studiegidsen waarin u eventueel als relatie wordt vermeld

Deze gegevens worden bewaard. De SBB moet kunnen nagaan welke studiegidsen per deelnemer hebben gegolden.

5. Jaarverslagen waarin u eventueel als relatie wordt vermeld

Deze gegevens worden bewaard. De SBB bewaart deze gegevens uit historisch en statistisch oogpunt.

6. Agenda en bijlagen, en verslagen van vergaderingen van het bestuur SBB waarin u als relatie wordt vermeld. Deze gegevens worden bewaard. Hiervoor geldt de noodzaak om (overwegingen bij) besluiten die in het verleden zijn genomen te kunnen raadplegen.

Zijn er wettelijke of overeengekomen termijnen die uiteen lopen, dan wordt de langste bewaartermijn gehanteerd.

Mocht u willen dat uw persoonsgegevens eerder worden verwijderd, dan is dat onder bepaalde omstandigheden mogelijk. Zie ook de informatie onder het kopje ‘correctie- en verwijderingsrecht’.