2017. Backstage bij Radboud Reflects: De Nacht van de Filosofie

Radboud Reflects organiseert als onderdeel van de Faculteit der Filosofie, Theologie en Religiewetenschappen, vele honderden verdiepende programma’s met de vele tienduizenden deelnemers. Deze programma’s kunnen niet plaatsvinden zonder de inzet van de facility managers. De wensen van (internationale) sprekers, de techniek, de organisatie op de locatie en nog veel meer ligt achter de schermen in hun handen. Facility manager Sarah Danz werd kort na haar aanstelling in 2017 meteen in het diepe gegooid.

Door Sarah Danz

Rust

Rust. Hoewel dit het thema van de avond was, was het bij mij om half zeven ’s avonds op vrijdag 21 april 2017 ver te zoeken. Niet zo gek, want er stonden voor het festival Nacht van de Filosofie ongeveer 900 deelnemers voor de deur, er waren die avond 22 programma’s in 6 zalen, en ik werkte net iets meer dan een maand bij Radboud Reflects. Anderhalve maand eerder was ik bij Radboud Reflects begonnen als event manager. In de periode dat ik begon stonden er al veel programma's op de agenda, dus ik deed mijn best om zo snel mogelijk mee te draaien en alles op te pikken. Er waren afkortingen voor van alles en iedereen, verschillende partijen waar we mee samenwerkten en verschillende contactpersonen voor verschillende vragen. Kortom, het was hectisch. Misschien dat ik daardoor ook pas na een paar weken doorhad dat het programma dat gepland stond op 21 april 2017 iets groter was dan de rest.

Iets groter dan normaal

Door de programmamaker die verantwoordelijk was voor de Nacht van de Filosofie was ik gevraagd om mee te gaan naar een overleg met de Lindenberg, de locatie waar het programma plaats zou vinden. Tuurlijk, geen probleem. Hoewel ik die dag vooral bezig was met het voorbereiden van andere programma's die qua planning dichterbij lagen, had ik het draaiboek voor de Nacht van de Filosofie, voor zover dat er al was, uitgeprint. Pas bij het overleg in de Lindenberg realiseerde ik me dat dit geen gewoon programma zou zijn. Hoeveel zalen? En hoeveel programma’s? En een expositie, en de uitreiking van de Socratesbeker?

k een grote puzzel te zijn waarbij ieder stukje ook weer uit een hele zoektocht bestond. Hotels bijvoorbeeld, die moeten natuurlijk geboekt worden, maar dan? Welke spreker zet je in

welk hotel? Zijn er gasten die samen reizen en dus het liefst in hetzelfde hotel zitten? Komen er mensen met de auto, en welk hotel heeft daar parkeergelegenheid voor? En huisdieren, in welke hotels zijn die toegestaan? En zodra dat allemaal helder is, wat zijn per hotel de inchecktijden, zijn er mensen die van tevoren naar het hotel willen?

Lijstjes, lijstjes, lijstjes

Nou realiseer ik me dat dit voor sommige mensen misschien allemaal als een stressvolle nachtmerrie klinkt, maar van dit soort uitdagingen word ik juist enthousiast. De chaos die ik voor me zie onder controle krijgen en dan het liefst op zo’n manier dat zowel de bezoekers als de sprekers alleen een prachtig eindproduct te zien krijgen, dat is gelukkig precies waar ik goed in ben. Ik maakte een oneindige hoeveelheid lijsten: lijsten van hotels, gasten, contactgegevens, dieetwensen, technische benodigdheden, aankleding, werkstudenten, taakverdelingen, samenwerkingspartners. Alles wat ik maar kon bedenken werd in een lijst of draaiboek genoteerd en op de avond zelf liep ik continu rond met een map vol papierwerk.

Op de dag van het festival waren de productiemedewerkers rond twaalf uur in de Lindenberg om te beginnen met het opbouwen: eerst de kunstwerken plaatsen, toen de fototentoonstelling inhangen, toen de podia, techniek en aankleding in alle zalen in orde maken en vervolgens nog de informatiebalie, deelnemersregistratie en de boekentafel inrichten. Tussen half zes en zeven kon er gegeten worden en kreeg iedereen instructie over de planning en taken van die avond. Alles was voorbereid. Toen was het opeens zeven uur en gingen de deuren open.

Eieren en bier

De avond zelf verliep soepel. Natuurlijk waren er verbeterpunten, maar voor zover ik begrepen heb, hadden zowel de bezoekers als de sprekers een mooie avond. Aan de achterkant was het, vanzelfsprekend, iets hectischer. Ik heb die avond meer stappen gezet dan op een dag van de Vierdaagse en ik was daarin ook zeker niet de enige. Het hele team van Radboud Reflects was aanwezig om er de schouders onder te zetten en tot laat in de nacht te helpen met alle verwachte en onverwachte werkzaamheden. Want hoeveel lijstjes je ook maakt ter voorbereiding van een festival, op sommige dingen kun je niet anticiperen. Zo ontving ik halverwege het programma het bericht dat de ramen van een van de zalen bekogeld werden met eieren. Nou denk ik niet dat dit iets te maken had met de Nacht van de Filosofie, maar het is nog steeds een van de vreemdste berichten die ik via portofoon heb ontvangen.

Uiteindelijk zat om middernacht het allerlaatste programma erop en kon er geproost worden op een geslaagd festival. Tenminste, nadat alle spullen netjes opgeruimd waren in de transportkarren. En er gecheckt was of alle spullen compleet waren. En de karren op de juiste plek gestald waren, waar ze maandagochtend door de transportdienst opgehaald zouden worden. Toen was het eindelijk tijd voor een biertje en een fietstocht terug naar huis door een verlaten stad. Zo ervaarde ik die avond toch nog een beetje het thema rust.