Aanvragen werkgroepmap met (of zonder) studententoegang

Als je met een team documenten wilt delen, kun je een werkgroepmap aanvragen. Lees hier hoe je een werkgroepmap aanvraagt met (of zonder) studententoegang.
 

Stappenplan

  1. Inloggen op de account portal

    Ga naar https://account.ru.nl/ en log in met je E- of U-nummer en RU-wachtwoord.

    Toegangsscherm account portal
  2. Kies: Een nieuwe aanvraag starten

    Nieuwe aanvraag starten screenshot
  3. Kies: Werkgroepmappen

    werkgroepmappen screenshot
  4. Klik op de knop 'toevoegen aan wagentje'

    toevoegen aan wagentje screenshot

     

    Let op: Je kunt ook een werkgroepmap aanvragen zonder studententoegang. Kies dan voor 'Werkgroepmap aanvragen zonder studenten'.

  5. Voer alle velden in

    invoerscherm screenshot

    Toelichtingen op het invoerscherm:

    1. De werkgroepmap naam is een verplicht veld. Maximaal 36 tekens. Standaard staat STD- vóór het invoerveld ingevuld. Je bent vrij een naam te kiezen, maar het is aan te bevelen om de werkgroepmap naam vooraf te laten gaan door een afkorting van je eenheid en indien gewenst ook van de vakgroep of onderdeel. Er zit echter geen centrale regie op! Ben je werkzaam bij het BSI en wilt u een werkgroepmap aanvragen? Stuur dan een e-mail naar de dataofficer [at] bsi.ru.nl (BSI Data Officer) en vermeld je naam, de naam van het BSI onderzoeksprogramma waar je werkzaam bent, de namen van andere RU medewerkers die toegang tot de werkgroepmap moeten hebben en de gewenste naam van de werkgroepmap.
    2. Het is aanbevelenswaardig om bij 'beschrijving' in elk geval de werkgroepnaam nogmaals te vermelden.

    Als de velden zijn ingevuld, druk dan op de knop 'volgende'.

  6. Kies de Einddatum map

    De 'Einddatum map' is verplicht. Standaard staat het op 2 jaar, maar dit is (ook later) aan te passen. Let op: de datumnotatie kan per browser verschillen (in dit voorbeeld: d/m/jjjj)

    Heb je de Einddatum map gekozen, druk dan op de knop 'volgende'. 

    einddatum screenshot
  7. Leden toevoegen

    In de laatste stap van de aanvraag van de werkgroepmap kun je leden toevoegen met bijbehorende rechten: alleen leesrechten op bestanden (RO = Read Only) of lees- en schrijfrechten (RW = ReadWrite)

    Automatisch word je als aanvrager toegevoegd aan de map, met RW rechten.

    Voeg vervolgens als volgt leden toe aan de werkgroep:

    Zoek op achternaam, achternaam, voornaam of E-, S- of U-nummer. Kies je alleen achternaam, dan verschijnt een soms erg lange lijst; het meest adequaat is zoeken op E-, S- of U-nummer (als dat bekend is).

    screenshot nieuwe leden

    Zet voor de te kiezen gebruiker een vinkje en geef de betreffende gebruiker óf 'Alleen lezen' rechten óf 'Read Write' rechten.

    screenshot gevonden personen

    Mocht je alleen op naam of naam%voornaam zoeken, dan is het van belang te weten dat een aantal medewerkers zowel een E- als een U-nummer heeft. Dat wordt aangegeven onder account Type. Kies dan altijd het U-nummer!

  8. Terug naar het overzichtsscherm

    1. Na het toekennen van rechten aan de nieuwe gebruiker verschijnt het overzichtsscherm weer. 
    2. De gebruiker is in onderstaand voorbeeld opgenomen met Lees rechten (RO = Read Only)
    3. Druk nu nog NIET op Indienen! Doe dat pas als álle gebruikers zijn toegevoegd.
    4. Volgende gebruiker toevoegen: Vul weer het zoekscherm in (verwijder eerst de vorige ingevulde zoekterm) en herhaal totdat alle gebruikers zijn toegevoegd
    5. Als alle gebruikers zijn toegevoegd, druk dan op 'indienen'. 

    Dan verschijnt onderstaand scherm met een overzicht van alle aanvragen in je winkelwagentje.

    screenshot alle aanvragen in winkelmandje

    Klik op 'indienen' (rechtsonder) om de aanvraag voor de werkgroepmap af te ronden.

  9. E-mails ontvangen

    Je ontvangt na enkele minuten de volgende e-mail:

    Beste <jouw naam>,

    De werkgroepmap <naam van de werkgroepmap> die u hebt aangevraagd, wordt aangemaakt.

    Wacht met het maken van aanpassingen tot u de email ontvangt waarin wordt bevestigd dat de aanmaak succesvol is afgerond.

    Met vriendelijke groet,

    Functioneel beheer RU bestandssysteem

    e-mail: rubestandssysteem [at] ru.nl

    www.radboudnet.nl/bestandsmappen

    Binnen een half uur ontvang je een tweede e-mail:

    Beste <jouw naam>,

    De werkgroepmap <naam van de werkgroepmap> is aangemaakt en vanaf dit moment voor je beschikbaar. Je kunt de werkgroepmap op een RU-werkplek vinden onder de snelle toegang in de verkenner: klik op wrkgrp en je ziet alle werkgroepmappen waartoe je toegang heeft. Op niet RU-werkplekken kun je RU-Connect gebruiken

    LET OP: De werkgroepmap is pas zichtbaar na het uitloggen en weer inloggen op de werkplek.

    Met vriendelijke groet,

    Functioneel beheer RU bestandssysteem

    e-mail: rubestandssysteem [at] ru.nl

    www.radboudnet.nl/bestandsmappen

  10. Toelichting voor toegang tot werkgroepmap

    \\cnas.ru.nl\<gekozen werkgroepnaam> dit is het pad dat u kunt koppelen aan de favorieten in de verkenner (de instructie is te vinden op deze website)

    www.radboudnet.nl/bestandsmappen : toegang tot de Radboudnet-site over het RU bestandsyssteem.

    ICT-heldesk: daar kan men u helpen voor specifieke vragen m.b.t. het benaderen van de map, anders dan via een RU-werkplek. Voor alle andere vragen: rubestandssysteem [at] ru.nl

    LET OP:

    Een zojuist aangevraagde werkgroepmap wordt pas zichtbaar als je eerst uit en dan weer in logt. Je wordt verzocht de overige gebruikers van de map hiervan in kennis te stellen.

Aan deze website wordt nog gewerkt. Meer informatie: 'een nieuwe website'.