Handleiding FACE Self Service: Catering

Stappenplan

1. Log in met je personeelsnummer en RU-wachtwoord

   In het startscherm zie je de verschillende reserveringsopties.

   • Catering aanvragen doe je via Mijn cateringorders.
     Jouw FACE Self Service opdrachten voor catering en koffiepakketten vanaf de actuele datum staan hierin, gesorteerd op datum. Geannuleerde orders en orders waarvan de startdatum geweest is zie je niet in deze lijst.
   • De cateringopdrachten die gekoppeld zijn aan een reservering van een vergaderzaal (via FACE Self Service), tref je aan onder de reservering waar ze bij horen. Zie hiervoor Mijn zaalreserveringen en de instructie.
   • Geplaatste orders en reserveringen kun je bekijken via Overzicht reserveringen en opdrachten.
   • Na 30 minuten zonder handelingen dien je opnieuw in te loggen om verder te gaan.

   

2. Onderdelen 'Mijn cateringorders'

   • “i”: door te klikken op “hier” opent of sluit het zoekvenster. Je kan diverse filtercriteria ingeven. Als je orders mist in het overzicht en het venster met filtercriteria is ingeklapt , klik dan op “hier” om je filtercriteria te controleren.
   • Ordergegevens van je FACE Self Service orders:
     • Nummer: uniek nummer in het werkordersysteem FACE. Dit nummer staat ook op je bevestiging
     • Omschrijving : de door jou opgegeven omschrijving
     • Startdatum/-tijd: de door jou opgegeven begindatum en -tijd
     • Einddatum/-tijd: de door jou opgegeven einddatum en -tijd
     • Gebouw: code en naam van het gebouw waar de opdracht uitgevoerd wordt
     • Ruimte: nummer en naam van de ruimte waar de opdracht uitgevoerd wordt
     • Status: de status in de workflow in het werkordersysteem FACE. Nieuwe FACE Self Service aanvragen krijgen de status “gemeld”. Na beoordeling en acceptatie door het frontoffice wordt de status “in uitvoering” en ontvang je een bevestiging per mail. Normaal gesproken gebeurt dit binnen een halve werkdag.
     • “Toevoegen”: klik op het pijltje links naast de knop “toevoegen”. Je kunt dan de gewenste soort opdracht selecteren. Daarbij dien je ook te kiezen voor met of zonder bediening. De reden hiervoor is dat assortiment en afhandeling afhankelijk zijn van of al dan niet bediening gewenst is. Klik na selecteren op de knop toevoegen; vervolgens opent het formulier waarin je je gegevens kunt invullen.

   

3. Invoer ordergegevens

   Je bent nu in het scherm voor het invullen van de ordergegevens. Velden gemarkeerd met “*” zijn verplicht. Indien je tussentijds wilt afbreken zonder uit te loggen kun je onder in het scherm op de knop “annuleren” klikken.

   • Gegevens aanvrager:
     • Melder: je personeelsnummer waaronder de opdracht wordt geregistreerd
     • Klant: kies je faculteit of eenheid.

   TIP 1 : type een deel van de naam en er blijft een kort keuzelijstje over

   TIP 2 : onthoud je nummer. Bij afdelingen Radboud Universiteit komen de laatste cijfers van het klantnummer overeen met de eerste cijfers van de budgetcode

   • Budgetgegevens RU: vul hier je kostenplaats òf verbijzondering òf projectcode in
   • Budgetgegevens UMC: opdrachtgevers van Radboudumc vullen hier hun kostenplaats in.