Handleiding FACE Self Service: reserveringen

Via FACE Self Service kun je vergaderzalen van het Facilitair Bedrijf reserveren. Lees hier hoe je gebruikmaakt van de FACE Self Service.

Stappenplan

  1. Zalen om te reserveren

    De te reserveren vergaderzalen bevinden zich op de campus in Huize Heyendael en de 20ste etage Erasmusgebouw. Ook kun je de zijzaal van De Refter en de Brasserie op de begane grond Spinozagebouw reserveren. Buiten Nijmegen zijn de vergaderzalen in Soeterbeeck, te Ravenstein, via Self Service aan te vragen. Aan een reservering kun je één of meer opdrachten voor catering koppelen.

    Al u een reservering met subzalen wil plaatsen, zijn er enkele mogelijkheden:

    • U maakt ze aan als losse reserveringen via FACE Self Service
    • U maakt de basisreservering aan via FACE Self Service en geeft in de toelichting aan wat u verder nodig heeft. Het frontoffice zorgt voor de verdere verwerking.
    • U stuurt uw aanvraag per mail (voorzien van cateringformulier) naar het frontoffice. Het frontoffice zorgt voor verdere verwerking.

  2. Inloggen in FACE Self Service

    Log in met je personeelsnummer en RU-wachtwoord. In het startscherm ziet u linksboven staan welk scherm het betreft. Al uw Self Service opdrachten vanaf de actuele datum staan hierin, gesorteerd op datum. Geannuleerde orders en orders waarvan de startdatum geweest is ziet u niet in deze lijst.

    • Uw orders en reserveringen die al geweest zijn of die niet via FACE Self Service zijn aangemaakt, kunt u bekijken via “Overzicht reserveringen en opdrachten”. Zie hiervoor https://face.ru.nl/case/01/P_002 en de bijbehorende handleiding.
    • Orders die niet gekoppeld zijn aan een reservering van een vergaderzaal (via FACE Self Service), treft u aan onder via https://face.ru.nl/case/01/SR en de bijbehorende handleiding.
    • Reserveren onderwijsruimten kunt u doen via http://www.ru.nl/zaalaanvraag/
    • Na 30 minuten zonder handelingen dient u opnieuw in te loggen om verder te gaan.

  3. Onderdelen startscherm

    • “i”: door te klikken op “hier” opent of sluit het zoekvenster. U kunt diverse filtercriteria ingeven. Als u orders mist in het overzicht en het venster met filtercriteria is ingeklapt, klik dan op “hier” om uw filtercriteria te controleren.
    • Gegevens van uw FACE Self Service reserveringen:
      • Nummer: uniek nummer in het werkordersysteem FACE. Dit nummer staat ook op uw bevestiging
      • Omschrijving: de door u opgegeven omschrijving
      • Startdatum/-tijd: de door u opgegeven begindatum en -tijd Radboud Universiteit, Facilitair Bedrijf versie 1.0 (1 feb 2016)
      • Einddatum/-tijd: de door u opgegeven einddatum en -tijd
      • Gebouw: code en naam van het gebouw waar de gereserveerde vergaderruimte is  Reserveringseenheid: code en naam van de gereserveerde vergaderruimte
      • Status: de status in de workflow in het werkordersysteem FACE. Nieuwe FACE Self Service aanvragen krijgen de status “gemeld”. Na beoordeling en acceptatie door het frontoffice wordt de status “in uitvoering” en ontvangt u een bevestiging per mail. Normaal gesproken gebeurt dit binnen een halve werkdag.
    • “Toevoegen reservering”: klik op de knop “toevoegen reservering” om een nieuwe reserveringsaanvraag te starten. Vervolgens opent het formulier waarin u uw gegevens kunt invullen.

  4. Stap 1: algemene informatie

    U bent nu in het scherm voor het invullen van de algemene ordergegevens. Indien u tussentijds wil afbreken zonder uit te loggen kunt u linksonder in het scherm op de knop “annuleren” klikken.

    • Gegevens aanvrager:
      • Melder: uw personeelsnummer waaronder de opdracht wordt geregistreerd.
      • Klant: kies uw faculteit of eenheid.
        Tip: onthoud uw nummer. Bij afdelingen Radboud Universiteit komen de laatste cijfers van het klantnummer overeen met de eerste cijfers van de budgetcode.
    • Budgetgegevens RU: vul hier uw kostenplaats òf verbijzondering òf projectcode in.
    • Budgetgegevens UMC: opdrachtgevers van Radboudumc vullen hier hun kostenplaats in.

    Na deze algemene gegevens komt het blok met informatie over de reservering.

    • Omschrijving: naam van de bijeenkomst
      Tip: initieel staat om technische redenen ingevuld “reservering zaal Selfservice”. De inhoud van dit veld wordt (in Huize Heyendael, Soeterbeeck en 20ste etage Erasmusgebouw) gebruikt om te publiceren op het informatiescherm in de directe nabijheid van de vergaderzaal. U wordt daarom geadviseerd een omschrijving te kiezen die herkenbaar is voor de aanwezigen en waarvan het niet bezwaarlijk is dat derden deze omschrijving kunnen zien.
    • Aantal personen: het aantal verwachte personen bij de bijeenkomst.
    • Toelichting: het veld toelichting is bestemd voor alles wat u niet op een andere manier kunt invullen. U kunt hier bijvoorbeeld bijzonderheden noteren over gewenste AV-middelen. Ook kunt u het hier aangeven als u de opdracht herhaald wilt hebben. Als u het herhaalpatroon invult, zorgt het frontoffice voor herhaling op de door u aangegeven manier. Uiteraard voor zover mogelijk.

    Indien u rechtsonder klikt op “doorgaan”, komt u in de stap “tijd en plaats”.

  5. Stap 2: Tijd en plaats

    In deze stap geeft u start- en einddatum en –tijd aan. Eventueel kunt u filteren op het gewenste gebouw en/of de minimaal benodigde standaard capaciteit van de vergaderzaal. Klik op “zoeken” en vervolgens worden de vergaderzalen van het Facilitair Bedrijf getoond die beschikbaar zijn in het opgegeven tijdvak en tevens voldoen aan de eventueel andere ingevulde criteria.

    Tips:

    • Begin met zoeken op start- en einddatum en –tijd en pas in tweede instantie op gebouw en/of capaciteit
    • Als u alleen de mogelijkheden in een specifiek gebouw wilt zien, selecteer dit gebouw dan uit de lijst en neem het meteen mee in uw zoekopdracht
    • Na het invullen van startdatum/-tijd verandert de einddatum/-tijd niet vanzelf mee. U kunt deze velden invullen door te typen, door de kalender te gebruiken of door te kopiëren vanuit een ander veld.
    • Voor reserveringen minder dan twee werkdagen vooruit wordt u verzocht contact op te nemen met het frontoffice. Hierdoor kunnen we borgen dat uw reservering de juiste aandacht krijgt.
    • Als het niet lukt een geschikte zaal te vinden in een geschikte periode, neem dan contact op met het frontoffice. Misschien zijn er in overleg toch nog mogelijkheden te vinden.

    Er zijn 12 vergaderzalen beschikbaar. De opgegeven periode is roze gearceerd, het komt voor dat u de horizontale schuifbalk moet verschuiven om deze in beeld te krijgen.

    Betekenis arcering:

    • Donkergrijs: bezet of niet beschikbaar
    • Lichtgrijs: beschikbaar
    • Roze: beschikbaar in de gevraagde periode
    • Wit: overgangstijd tussen reserveringen

    Om alle zalen te zien dient u de verticale schuifbalk te verschuiven. Ook als uw opgave maar enkele resultaten oplevert.

    • Klik op “meer info” achter een zaal om gegevens te zien over zaalhuur, opstellingen, AV-middelen en andere voorzieningen
    • Klik op de zaal van uw keuze en klik vervolgens op “doorgaan”.

  6. Problemen met de weergave van beschikbare zalen?

    Er wordt gewerkt aan verbetering van de grafische weergave van de beschikbare zalen. Het doel is om dit zo snel mogelijk op te lossen. Het gaat uitsluitend om de weergave van de beschikbare zalen, niet om de verwerking van gegevens. Omdat dit de overzichtelijkheid en het gebruiksgemak voor u beperkt worden hier enkele situaties toegelicht, met tips hoe te handelen. U kunt natuurlijk ook met het frontoffice contact opnemen.

    U zult mogelijk met de volgende situaties te maken krijgen:

    • Maar 1 ruimte in de selectie? Als er maar 1 ruimte beschikbaar is volgens de opgegeven criteria (periode, gebouw, capaciteit), wordt dit niet goed getoond. Tips:
      • Verruim uw zoekopdracht door te filteren met een kortere periode, een lager aantal personen of zonder gebouw Radboud Universiteit, Facilitair Bedrijf versie 1.0 (1 feb 2016)
      • Selecteer de gewenste vergaderzaal uit het langere rijtje. Pas vervolgens zo nodig de periode start-eind aan. Als u nu op “doorgaan” klikt worden deze tijden gewoon meegenomen. Mocht de zaal toch niet beschikbaar zijn op die tijden, dan krijgt u een melding “De reserveringseenheid is bezet…”
      • Bij het wijzigen van een bestaande reservering doet dit zich niet voor. De door u reeds gereserveerde vergaderzaal wordt altijd getoond. Ook als deze niet aan de selectiecriteria voldoet.
    • Niet alle zalen te zien in grafische weergave? Tips:
      • Om alle zalen te zien dient u de verticale schuifbalk te verschuiven. Ook als uw opgave maar enkele resultaten oplevert.
      • Doordat het selectieaantal zo klein is, wordt geen verticale schuifbalk getoond, maar alleen de pijltjes omhoog en omlaag. U kunt het handigst met de muisaanwijzer op het pijltje omlaag (resp. omhoog) gaan staan en de linkermuisknop ingedrukt houden.
      • Vanaf 3 beschikbare zalen is er altijd een verticale schuifbalk die u kunt verschuiven. Dit kunt u bereiken door het verruimen van uw zoekopdracht.

  7. Stap 3: Catering

    In het scherm ziet u boven in de datum, tijd en zaal van uw reservering. In deze u stap kunt u een cateringopdracht aan uw reservering koppelen door in het venster een type cateringopdracht te selecteren en vervolgens te klikken op “catering toevoegen”. Als u geen catering wenst, of dit op een ander moment wilt toevoegen, klik dan op “gereed, ga naar overzicht”.

  8. Toevoegen catering

    De gegevens van de reservering zijn overgenomen.

    • Omschrijving: naam van de activiteit
    • Ruimte: de ruimte kunt u niet aanpassen, omdat het de gereserveerde ruimte betreft
    • Plaatsaanduiding: eventuele nadere aanduiding van de plaats
    • Startdatum/-tijd en einddatum en –tijd van uw reservering. De tijdstippen voor de catering dienen binnen deze periode te vallen.
      Tip 1: binnen de gereserveerde periode kun u bijvoorbeeld eerst een koffiebestelling plaatsen en later een lunch.
      Tip 2: neem contact op met het frontoffice als u toch catering buiten de gereserveerde tijden wenst.
    • Aantal personen: het aantal personen van de activiteit.
    • Toelichting: het veld toelichting is bestemd voor alles wat u niet op een andere manier kon invullen. Dieetwensen en andere bijzonderheden kunt u hier noteren

    Tenslotte vult u de gewenste aantallen in bij de artikelen die u wilt bestellen. U dient minimaal één artikel te kiezen. Eventuele bezorgkosten worden automatisch gegenereerd.

    • Aantal: het gewenste aantal van een artikel. Tips:
      • Bij minimaal één artikel dient een getal ingevuld te zijn
      • Alleen positieve getallen en 0 zijn toegestaan
      • Negatieve getallen worden automatisch positief gemaakt
      • De initiële waarde 0 wordt niet automatisch overschreven. Controleer altijd het ingevulde getal.
    • Omschrijving: De naam van het artikel. Zie voor meer informatie: http://www.ru.nl/facilitairbedrijf/horeca/catering/cateringgids-0/
    • Artikelprijs: de prijs per eenheid
    • Kosten excl. BTW: het totaalbedrag voor dit artikel (aantal x prijs). Voor interne bestellingen en bestellingen door Radboudumc is geen BTW van toepassing.

    Het totaalbedrag van uw opdracht wordt onder de lijst met artikelen getoond.

    • Klik op “verzenden” om deze cateringbestelling toe te voegen aan uw reservering. U keert terug in het scherm waar u een andere cateringopdracht kunt toevoegen of een gekoppelde cateringopdracht kunt selecteren.
    • Klik op “annuleren” om terug te keren naar het vorige scherm; u kunt een andere cateringopdracht toevoegen of een gekoppelde cateringopdracht selecteren.
    • Indien u niets wilt toevoegen, bekijken of aanpassen, klikt u op “Gereed, ga naar overzicht”. U komt in het scherm met de gegevens van uw reservering.

  9. Aangemaakte cateringopdrachten bij een reservering

    Van reeds aangemaakte cateringopdrachten worden ordernummer, omschrijving , startdatum/-tijd en einddatum/-tijd getoond. Klik op een cateringopdracht om deze te bekijken, aan te passen of te annuleren.

    U ziet vervolgens een scherm met de informatie over de cateringopdracht. Onder in het scherm kiest u de gewenste actie.

    • Terug: terug naar het vorige scherm, u kunt catering toevoegen of een andere gekoppelde cateringopdracht selecteren
    • Wijzigen: klik hier om wijzigingen aan te kunnen brengen
    • Verwijderen opdracht: annuleren van deze cateringopdracht TIP: als u een bestaande reservering wil verwijderen (annuleren) dienen eerst de eventuele gekoppelde cateringopdrachten geannuleerd te zijn
    • Gereed, ga naar overzicht: u komt in het scherm met de gegevens van uw reservering

  10. Stap 4: Overzicht

    In dit scherm staat het overzicht van de belangrijkste gegevens van uw reservering.

    • U kunt de reservering aanpassen door te klikken op “wijzig reservering”; volg de werkwijze zoals eerder beschreven
    • Ook staan kort de gegevens over de catering vermeld. Als u de details van de catering wilt zien, of wijzigingen wilt doen, klik dan op “wijzig catering”; volg de werkwijze zoals eerder beschreven.
    • Klik op “Deze meeting verwijderen” om de reservering te annuleren. TIP: eerst dienen de eventuele gekoppelde cateringopdrachten geannuleerd te zijn.
    • Klik op “OK, sluit de wizard”om terug te keren naar het startscherm.

    Uw reservering en de daaraan gekoppelde catering komen voor beoordeling binnen bij het frontoffice. U ziet hem in het startscherm met een nummer en status “gemeld”. Na beoordeling en acceptatie door het frontoffice wordt de status “gereserveerd” en ontvangt u een bevestiging per mail. Normaal gesproken gebeurt dit binnen een halve werkdag. Het is mogelijk dat u in overleg een andere vergaderzaal toegewezen krijgt dan u in eerste instantie heeft aangevraagd.

  11. Bekijken, aanpassen of annuleren reservering

    Als u een reservering wilt bekijken, inzien, aanpassen of annuleren selecteert u deze in de lijst op het startscherm door er op te klikken. De ingevulde gegevens worden getoond.

    • U kunt de reservering aanpassen door te klikken op “wijzig reservering”; volg de werkwijze zoals eerder beschreven
    • Ook staan kort de gegevens over de catering vermeld. Als u de details van de catering wilt zien, of wijzigingen wilt doen, klik dan op “wijzig catering”; volg de werkwijze zoals eerder beschreven.
    • Klik op “Deze meeting verwijderen” om de reservering te annuleren. TIP: eerst dienen de eventuele gekoppelde cateringopdrachten geannuleerd te zijn
    • Klik op “OK, sluit de wizard” om terug te keren naar het startscherm.

    Indien u een reservering annuleert, ontvangt u een annuleringsbevestiging van het frontoffice. Normaal gesproken gebeurt dit binnen een halve werkdag. Indien u dit per ongeluk heeft gedaan kunt u contact opnemen met het frontoffice om de annulering weer ongedaan te maken.

    De bestel- en annuleringsvoorwaarden vindt u in de cateringgids.