Instructie recruitmentsysteem PeopleXS

Instructie voor het gebruik van recruitmentsysteem PeopleXS voor vacaturehouders en commissieleden. 

Stappenplan

  1. Inloggen in PeopleXS

    Via de link https://vacatures.ru.nl kom je op een pagina met een zoekfunctie. Hier typ je 'Radboud Universiteit' in. Door op Radboud Universiteit te klikken kom je op een inlogscherm en vul je je u-nummer en wachtwoord in. Zo kom je in jouw eigen vacatureomgeving.

  2. Vacaturetekst bekijken

    De nieuwe en lopende vacatures worden getoond in toon vacatures.

    • Klik op de naam van de betreffende vacature en vervolgens op details vacature.

  3. Kandidaatgegevens bekijken

    • Ga naar sollicitaties op deze vacature: hieronder worden kandidaten met cv en motivatiebrief getoond.
    • De motivatiebrief en cv kunnen worden geopend door te klikken op het word- of pdf-icoon.
    • Eventuele overige bijlagen zijn hier niet zichtbaar. Klik op de naam van de kandidaat om deze te zien.

    LET OP: Google Chrome en Firefox slaan het document eerst op in de map Downloads voordat het geopend kan worden; verwijder deze documenten uit de map Downloads.

  4. Printen en samenvoegen documenten kandidaten

    • Selecteer de kandidaten (zet een vinkje of klik op selecteer allen op deze pagina) waarvan je de documenten samengevoegd/geprint wil hebben en klik op afdrukken.
    • Klik in het geopende scherm op Volgende (helemaal onderaan)
    • Klik op print geselecteerde items.
    • Zodra bovenin Proces voltooid verschijnt kan het Pdf-bestand geopend worden door te klikken op Nu downloaden. Indien gewenst kunnen nu de documenten geprint worden.

  5. Beoordelen kandidaten voor briefselectie

    • Klik op de naam van de kandidaat en selecteer in het blok beoordelingen bij je eigen naam één van de waarden. In het tekstveld kan eventueel commentaar worden ingevoerd.
    • Klik op bewaar. De beoordeling en commentaar van jezelf is nu ook zichtbaar in het overzicht van de kandidaten.
    • Klik op de naam van de vorige of volgende kandidaat om de beoordeling van deze kandidaat in te voeren.

    Er kan een Excel-bestand worden gemaakt van alle kandidaten waarop de beoordelingen en commentaren van de commissieleden worden getoond.

    • Ga naar het sollicitantenoverzicht (Sollicitaties op deze vacature)
    • Klik op Downloaden xls (links onderaan)

    De gegevens van de afgewezen kandidaten zijn zichtbaar onder toon gesloten sollicitaties.

  6. Uitnodigen en afwijzen kandidaten (statusupdate) – alleen voor vacaturehouders en HR

    Via een Statusupdate geef je aan Recruitment door wat de vervolgstap is voor een kandidaat (uitnodigen, afwijzen, reserve). Het is het gemakkelijkst als je de onderstaande volgorde aanhoudt:

    Selecteer de kandidaten die uitgenodigd moeten worden.

    • Klik op statusupdate en selecteer Uitnodigen 1e gesprek of Uitnodigen 1e gesprek Skype
    • Voer in het tekstveld de gegevens t.b.v. Recruitment in (datum, tijd, waar melden, commissieleden en functienamen) zodat aan de betreffende kandidaten de juiste uitnodigingsmail gestuurd kan worden.
    • Klik op bewaar

    Selecteer de kandidaten die in reserve moeten worden gehouden.

    • Klik op statusupdate  en selecteer Reserve
    • Klik op Bewaar

    Alle overige kandidaten afwijzen.

    Interne kandidaten:

    • Selecteer de interne kandidaten
    • Klik op statusupdate en selecteer Afwijzen
    • Geef in het tekstveld aan of de interne kandidaten schriftelijk dan wel mondeling zijn geïnformeerd.
    • Klik op Bewaar

    Externe kandidaten:

    • Filter onder Status op Nieuwe sollicitant
    • Klik op Zoek
    • Klik daarna op Selecteer Allen op deze pagina (#)
    • Klik op statusupdate en selecteer Afwijzen
    • Klik op Bewaar

    LET OP: als je voor één kandidaat een statusupdate gaat doen, gaat dit als volgt:

    • Ga naar het sollicitantenoverzicht (Sollicitaties op deze vacature)
    • Klik op de status van de kandidaat
    • Selecteer de gewenste status (voeg evt. informatie voor Recruitment toe aan het tekstveld)
    • Klik op Bewaar

  7. Vervolgacties – alleen voor vacaturehouders en HR

    Nadat Recruitment de betreffende e-mails heeft verzonden, zijn de kandidaten die uitgenodigd zijn c.q. in reserve zijn gezet nog zichtbaar in het overzicht. De status is aangepast in Bevestiging 1e gesprek of Bevestiging reserve. In de kolom Actiehouder staat Vacaturehouder. Na de gesprekken kan bij de kandidaat de volgende stap in het proces worden uitgevoerd.

    De e-mails die verzonden zijn aan de kandidaat door Recruitment zijn terug te vinden onder Documenten bij de betreffende kandidaat (helemaal onderaan).

    De gegevens van de afgewezen kandidaten zijn zichtbaar onder Toon gesloten sollicitaties.

  8. Gegevens kandidaten nadat de vacature gesloten is

    Nadat een kandidaat is geselecteerd, wordt door Recruitment de vacature gesloten. De gegevens van de kandidaten kan je nog een maand terugvinden:

    • Klik op Toon afgesloten vacatures (linksboven) en selecteer de betreffende vacature
    • Klik op Toon gesloten sollicitaties (rechts van Sollicitaties op deze vacature)