Interspire tips en trucs

Je kunt een eigen nieuwsbrief en andere e-mails in de huisstijl van de Radboud Universiteit versturen met het e-mailprogramma Interspire.

Stappenplan

Log in op Interspire via deze link.

Vorm

Een digitale nieuwsbrief is bedoeld om mensen kort te informeren en vervolgens door te verwijzen naar meer informatie op een website. Schrijf dus korte, pakkende introducties op nieuws of achtergrondartikelen en verwijs dan verder met een link naar de uitgebreide tekst op de website.

Aanmaken nieuwe mailing

Het handigst is het als je een nieuwe mailing ook helemaal nieuw maakt. Als je steeds de laatste mailing kopieert, dan krijg je na verloop van tijd een ‘vervuilde’ mailing en ben je onnodig veel tijd kwijt aan het opmaken van de mail.

Als je een nieuwe mailing aanmaakt met de knop 'Create an Email Campaign' dan kan je in de vervolgstap kiezen voor een template. Dan kies je voor 'ru_nieuw2014_basis_NL' voor de Nederlandse variant of 'ru_nieuw2014_basis_EN' voor de Engelse. 

Voorbeeld

Voorbeeld Interspire nieuwsbrief template

Headerafbeelding

Wil je een andere afbeelding in de header? Mail ons dan een andere afbeelding op cms [at] ru.nl (cms[at]ru[dot]nl) van 600x89 pixels of groter en wij plaatsen de headerafbeelding voor je. Ander beeld kun je ook vinden in de beeldbank.

Editor

Kopieer tekst uit Word of Outlook eerst naar Kladblok voordat je het in Interspire plakt. Zo voorkom je dat je ongewenste codes mee kopieert en je daarna veel tijd kwijt bent met het aanpassen van de opmaak. Je vindt het kladblok onder Start > Alle programma’s > Bureau-accessoires > Kladblok.

Linkkleur

Als je een link maakt dan krijgt de link automatisch de juiste kleur (kleurcode #333333).

E-mailadressen die je in de tekst opneemt worden door mailprogramma’s ook als link gemarkeerd. Zorg er dus voor dat je die zelf nog de kleurcode #333333 geeft.

  1. Klik op het icoon om een link toe te voegen.
  2. Tabblad General: voeg het e-mailadres toe in het veld ‘Link URL’
  3. Tabblad Advanced: typ achter ‘Style’: color: #333333

Afmeldlink

Als je een mailing hebt waar ook externe ontvangers in zitten, dan ben je verplicht een afmeldlink op te nemen in de mailing (zie de link rechtsboven in het voorbeeld). Dit doe je met de knop ‘Insert Unsubscribe Link’ of via ‘Insert/edit link > Built-In Links > Unsubscribe Link’.

Als ontvangers op de link klikken, wordt in Interspire opgeslagen dat die persoon van die betreffende mailinglist geen mail meer wil ontvangen. Dit werkt natuurlijk alleen als deze mailinglist steeds opnieuw wordt gebruikt. Als iemand op meer lijsten staat, dan ontvangt hij/zij daar uiteraard wel nog gewoon de mails van. Als een mailinglist vanuit het RBS bijgewerkt moet worden, neem dan even contact op met de afdeling Internetcommunicatie.

Let op: Als je gebruik maakt van groepsadressen en één ontvanger klikt op de afmeldlink dan is de hele groep afgemeld.

Bijlagen

Een bijlage meesturen in Interspire kan niet, het belast Interspire en de mailserver onnodig. Je kunt wel een bestandslink maken naar de bijlage. Neem hiervoor even contact op met de afdeling Online Strategie en Infrastructuur.

Verzendlijsten maken en actualiseren

Afzender

Bij een contact list (verzendlijst) kan je drie e-mailadressen van de afzender instellen:

  • List Owners Email: dit e-mailadres ziet de ontvanger als afzender.
  • List Reply-To Email: bij dit e-mailadres komen reply berichten binnen (vaak wordt hetzelfde mailadres gebruikt als bij List Owners Email).
  • List Bounce Email: op dit mailadres komen de bounced e-mails aan (bv. van ontvangers van wie de mailbox vol zit). Als je die niet in je gewone mailbox wilt ontvangen dan kan je voor dit doel een apart mailadres aan laten maken via je werkplekondersteuner.

 

Contact list actualiseren of vullen

Je kunt een bestaande verzendlijst actualiseren, een nieuwe contact list aanmaken of een andere kopiëren. Als je een contact list kopieert, worden de contacten niet gekopieerd (de instellingen van de lijst wel).

  1. Zorg dat je een Excel-bestand hebt die alleen de contactinformatie bevat die je in wilt laten lopen. Zet alle informatie in een aparte kolom (naam, e-mailadressen, etc.).
  2. Als je een gepersonaliseerde aanhef wilt, moeten die gegevens van alle geadresseerden bekend zijn. Bijvoorbeeld als je de voornaam wilt opnemen in de mail en je hebt van sommige mensen alleen een voorletter, dan vervang je in Excel de voorletter bv. door ‘aankomend student’, zodat je in de mailing ‘Beste aankomend student’ krijgt en niet ‘Beste B.’.
  3. Het Excel-bestand sla je éérst op als csv-bestand.
  4. Als je alleen e-mailadressen importeert dan kan je deze stap overslaan. Als je contacten hebt met vreemde tekens in de naam of in een ander veld, dan moet je het bestand opslaan met codering UTF-8. Dit doe je door van het csv-bestand de extensie te veranderen in .txt. Dan open je het bestand en kies je ‘Bestand > Opslaan als’. Vervolgens kies je bij ‘Codering’ UTF-8. Dan op ‘Opslaan’ klikken. Dit .txt. bestand kan je gebruiken voor de import.
  5. Kies in Interspire in de tab ‘Contacts’ voor ‘Import Contacts From a File’.
  6. Selecteer de betreffende contact list en klik op ‘Next’. In gedeelte File Details
    ‘Contains Headers’: ‘Yes’ als er kolomkoppen zijn. 
    ‘Field Seperator’: meestal is dit een puntkomma (;). Maar voor de meeste lijsten niet van belang, omdat er maar één kolom is met e-mailadressen. 
    ‘Field Enclosure’: leeg laten.
    ‘Import File’: blader hier naar het opgeslagen csv- of txt-bestand.
  7. Klik op ‘Next’.
  8. Vervolgens geeft Interspire aan hoeveel kolommen hij uitleest. Interspire vraagt bij welk(e) veld(en) de inhoud van de 1e rij hoort. Als er alleen een e-mailadres staat, kies ‘e-mailadres’. 
  9. Als je een lijst actualiseert, geeft Interspire na het importeren aan hoeveel adressen overgeslagen zijn omdat ze al in de lijst staan en hoeveel adressen nieuw zijn.

Als je nieuwe onderdelen toe wilt voegen aan de contact list, dan kan je het beste een nieuwe contact list aanmaken anders heb je misschien niet van iedereen dezelfde gegevens. 

Custom fields

Let bij het maken van de lijst op de informatie die je wilt kunnen tonen/binnenhalen (naam, achternaam, tussenvoegsels etc.). Dit geef je aan bij het aanmaken van de contact list. Zet hiervoor vinkjes bij ‘Custom Fields’. Als je de lijst vervolgens vult of actualiseert ‘weet’ Interspire welke informatie moet worden opgeslagen. Custom fields worden ook gebruikt voor een persoonlijke aanhef in de mail. Met de knop Insert a Custom Field (links onder de editor) voeg je de variabele toe. Je krijgt in de editor dan bv. de volgende aanhef:

Beste %%Naam%%,

Goed om te weten

Testmail verzenden

Als je een testmail naar jezelf en/of naar collega’s wilt versturen, kan je beter niet de knop ‘Preview Your Email Campaign’ gebruiken omdat je dan niet alle links uit kunt proberen en je de aanhef niet ziet (als dat een custom field is). Beter is het om een test-contact list te maken.

In je testlijst zet je bijvoorbeeld je eigen e-mailadres en dat van een collega waarmee je samenwerkt. Neem ook minstens één niet-RU-adres op (bv. Yahoo of Gmail), want daarin is de opmaak vaak anders dan in Outlook. In Interspire zit ook een knop om dit te testen, maar die geeft niet precies weer wat je in het betreffende mailprogramma zou zien. Test de mail dus altijd in verschillende mailprogramma’s.

Zet bij je test-contact list in het veld ‘List Owners Name’ Test voor de naam. Dan is het gelijk voor iedereen van de testlijst duidelijk dat het om de testmail gaat.

Browser

Gebruik Interspire bij voorkeur met de browser Firefox. Met deze browser werkt de editor beter dan met Internet Explorer, waarin bijvoorbeeld het aanmaken van links soms niet werkt. Firefox vind je in het Software Center van de ICT Helpdesk. Je kunt ook de portable versie gebruiken. Deze kun je hier downloaden.

Contact

Kom je er toch niet helemaal uit? Neem dan contact op met de afdeling Online Strategie en Infrastructuur: