Handreiking juridische aandachtspunten campuspsychologen

Er bestaan verschillende wetten waarin verplichtingen zijn opgenomen voor hulpverleners en rechten voor patiënten/cliënten (in dit geval de medewerkers van Radboud Universiteit). Dit zijn onder andere de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (‘Wgbo’), de Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg (‘Wet BIG’), de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) en de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg). Deze handreiking is bedoeld voor intern gebruik door de campuspsychologen en bevat een overzicht van de verschillende verplichtingen van de campuspsycholoog en de rechten van de medewerker. Deze informatie is, voor zover relevant, ook verwerkt in de ‘folder voor medewerkers’, die medewerkers ontvangen als zij gebruikmaken van de diensten van de campuspsycholoog. 

In deze handreiking worden de volgende onderwerpen besproken:

1.    Verplichtingen op grond van de Wgbo
1.1    Informatieplicht (artikel 7:448 BW)
1.2    Toestemming (informed consent) (artikel 7:450 BW)
1.3    Dossierplicht (artikel 7:454 BW) 
1.4    Wijziging/vernietiging medisch dossier (artikel 7:455 BW)
1.5    Inzage/afschrift medisch dossier (artikel 7:456 BW)
1.6    Beroepsgeheim (artikel 7:457 BW)
2.    Verplichtingen op grond van de Wkkgz 
3.    Verplichtingen op grond van de Wet BIG en de Beroepscode
4.    Verplichtingen op grond van de Avg 
5.    Bijlage ‘folder voor medewerkers’

1.    Verplichtingen op grond van de Wgbo 

1.1    Informatieplicht (artikel 7:448 BW)

De campuspsycholoog is goed bekend met begeleidingstechnieken bij spannings-, stress-, stemmings-, somberheid- en angstklachten. De medewerker weet daar in de meeste gevallen niet veel van, maar heeft wel te maken met dergelijke klachten. Van belang is dat de campuspsycholoog de medewerker informatie verschaft zodat de medewerker weet wat het begeleidingstraject inhoudt, wat het doel daarvan is en wat zij daarvan kan verwachten (praktisch en inhoudelijk). Uitgangspunt is dat de campuspsycholoog en de werknemer samen bepalen op welke manier het beste invulling kan worden gegeven aan het begeleidingstraject. Daarbij staan de concrete situatie en de persoon-lijke behoeften van de werknemer centraal. De informatieplicht is onder meer van belang voor de vereiste toestemming van de werknemer om de begeleiding te kunnen starten (zie hiervoor § 1.2).

De informatieplicht wordt in de folder als volgt tot uitdrukking gebracht: 
“Voordat de campuspsycholoog met jouw begeleiding start, bespreekt de campuspsycholoog met jou wat de begeleiding inhoudt, wat het doel is van de begeleiding, op welke wijze de campuspsychologen te werk gaan en hoe het traject gaat verlopen. Je kunt daarbij steeds kenbaar maken waar je aan wilt werken en wat je van de begeleiding verwacht.”

1.2    Toestemming (informed consent) (artikel 7:450 BW)

Een medewerker moet toestemming geven voor (i) het aangaan van de geneeskundige behandelingsovereenkomst en (ii) de specifieke verrichtingen ter uitvoering van de behandelingsovereen-komst. Dat betekent dat de campuspsycholoog de medewerker moet vragen of hij/zij wil starten met het voorgestelde begeleidingstraject en of hij/zij akkoord gaat met het voorgestelde begeleidingsplan (voor zover er een begeleidingsplan wordt opgesteld). Toestemming kan mondeling of schriftelijk worden gegeven, maar mag ook impliciet of stilzwijgend plaatsvinden. In dit geval ligt het voor de hand om te volstaan met een impliciete toestemming voor de start van het begeleidingstraject. De medewerker wendt zich namelijk zelf tot de campuspsycholoog en als hij na de ontvangst van informatie van de campuspsycholoog tijdens het intakegesprek verder wil gaan met de begeleiding, impliceert dit dat de medewerker akkoord is met het traject. Van belang is daarbij dus wel dat de campuspsycholoog de medewerker informeert over het begeleidingstraject (zie hiervoor).

Het toestemmingsvereiste wordt in de folder als volgt tot uitdrukking gebracht:
“Voordat de campuspsycholoog met jouw begeleiding start, bespreekt de campuspsycholoog met je wat de begeleiding inhoudt, wat het doel is van de begeleiding, op welke wijze de campuspsychologen te werk gaan en hoe het traject gaat verlopen. […] Vervolgens kun je zelf beslissen of je dit traject wilt gaan starten.”

1.3    Dossierplicht (artikel 7:454 BW)

De campuspsychologen zijn verplicht om voor iedere medewerker een dossier aan te leggen en bij te houden. Daarin moet de campuspsycholoog alle informatie opnemen die voor een goede hulpverlening noodzakelijk is. Daarbij kan worden gedacht aan: correspondentie, gespreksverslagen en ingevulde vragenlijsten. Niet-persoonlijke werkaantekeningen van de campuspsycholoog vallen niet onder de dossierplicht. Hiermee worden voor andere personen niet-toegankelijke aantekeningen bedoeld die geschreven zijn voor persoonlijk gebruik. De dossiers dienen gedurende twintig jaar te worden bewaard, te rekenen vanaf het tijdstip waarop de laatste wijziging in het dossier heeft plaatsgevonden. Uiteraard moet een dossier mogelijk eerder dan na twintig jaar worden vernietigd als de betreffende medewerker dit verzoekt (zie daarover 1.4). De dossiers kunnen, zonder verzoek van de medewerker, na twintig jaar worden vernietigd, tenzij goed hulpverlenerschap met zich zou brengen dat een dossier langer bewaard zou moeten blijven.

De dossierplicht wordt in de folder als volgt tot uitdrukking gebracht:
“Van de gesprekken houdt de campuspsycholoog een dossier bij. Hierin neemt de campus-psycholoog de informatie op die relevant is voor de begeleiding aan jou.”

1.4    Wijziging/vernietiging medisch dossier (artikel 7:455 BW)

De medewerker heeft het recht om schriftelijk of elektronisch te verzoeken om de vernietiging van zijn medisch dossier. Het Centraal Tuchtcollege voor de Gezondheidszorg heeft over dit recht gezegd dat een patiënt (in dit geval: de medewerker) ook specifiek kan verzoeken om verwijdering van bepaalde woorden, een zinsnede, alinea’s of onderdelen (1).  Oftewel, volgens de huidige rechtspraak kan een medewerker ook specifiek verzoeken om een bepaald onderwerp/onderdeel uit het dossier te verwijderen. Aan een verzoek om vernietiging dient de campuspsycholoog ‘onver-wijld’ gevolg te geven; dat wil zeggen in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het ver-zoek. Het maakt in dit geval niet uit dat de bewaartermijn van twintig jaar nog niet is verstreken. De wet bepaalt dat aan een vernietigingsverzoek niet hoeft te worden voldaan wanneer (i) het bewaren van de gegevens in het belang is voor een ander dan de medewerker (bijvoorbeeld als de me-dewerker een tuchtklacht heeft ingediend tegen de campuspsycholoog) of (ii) bepaalde wetgeving zich tegen vernietiging verzet. Of een van deze uitzonderingen zich voordoet, hangt af van de om-standigheden van de situatie.

Het recht op wijziging/vernietiging wordt in de folder als volgt tot uitdrukking gebracht:
“Er geldt een wettelijke verplichting om je dossier twintig jaar te bewaren. Als je wilt dat jouw dossier wordt verwijderd, dan kan dat, behoudens uitzonderingen. Je kunt bij je campuspsycholoog schriftelijk of elektronisch (per e-mail) om verwijdering verzoeken. De campuspsycholoog zal je verzoek zo spoedig mogelijk in behandeling nemen en daarop reageren.”

(1) CTG Den Haag 19 maart 2021, ECLI:NL:TGZCTG:2021:61.

1.5    Inzage/afschrift medisch dossier (artikel 7:456 BW)

De medewerker heeft recht op inzage in en een afschrift van zijn medisch dossier. Dit is een fundamenteel recht; zo’n verzoek kan de campuspsycholoog – uitzonderingen daargelaten – niet weigeren. Wanneer de medewerker om een afschrift vraagt, moet deze kosteloos worden verstrekt. Bij inzageverzoeken is het altijd van belang om alert te zijn van wie dit verzoek afkomstig is. Anderen dan de medewerker hebben meestal geen recht op deze informatie (zie daarvoor § 1.6). Inzage of afschrift kan aan de medewerker alleen worden geweigerd als dat noodzakelijk is voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een ander. Het belang van die ander moet dan zwaarder wegen dan het recht op inzage/afschrift. Deze uitzondering doet zich, net als de uitzondering onder (i) op het recht op vernietiging niet snel voor en of deze zich voordoet, hangt af van de omstandigheden van de specifieke situatie.

Het recht op inzage/afschrift wordt in de folder als volgt tot uitdrukking gebracht:
“Je hebt als uitgangspunt het recht om je eigen dossier dat de campuspsycholoog voor je heeft aangemaakt in te zien of daarvan een kopie te krijgen. Dit verzoek kun je bij je campuspsycholoog indienen. De campuspsycholoog zal jiouw verzoek vervolgens zo spoedig mogelijk in behandeling nemen en je van een reactie voorzien.”

1.6    Beroepsgeheim (artikel 7:457 BW)

De campuspsycholoog heeft een medisch beroepsgeheim. Dat houdt in dat aan anderen dan de medewerker geen inlichtingen over de medewerker dan wel inzage in of afschrift van de gegevens uit het dossier worden verstrekt, tenzij de medewerker daarvoor toestemming heeft gegeven. Het medisch beroepsgeheim strekt zich niet alleen uit over ‘harde’ medische gegevens maar ook over informatie die de campuspsycholoog te weten komt door het feit dat een medewerker zich tot hem of haar wendt (denk daarbij bijvoorbeeld aan informatie die de medewerker vertelt over collega’s en leidinggevenden). Ook gegevens die een derde verstrekt over de medewerker in het kader van het begeleidingstraject vallen onder het beroepsgeheim. Daarnaast bestaan enkele uitzonderings-gronden op basis waarvan het medisch beroepsgeheim mag worden doorbroken. Zonder toe-stemming mag toch informatie worden gedeeld als sprake is van (a) een wettelijke plicht, (b) een conflict van plichten of (c) een zwaarwegend belang (2)

(2) Voor meer informatie over deze uitzonderingsgronden zie: KNMG, ‘Omgaan met medische gegevens’, KNMG april 2021, p. 18-23 .

Het medisch beroepsgeheim wordt in de folder als volgt tot uitdrukking gebracht:
“Je campuspsycholoog heeft een medisch beroepsgeheim. Dat wil zeggen dat aan anderen geen inlichtingen over jou of een afschrift van de gegevens uit het dossier wordt verstrekt. Dat mag alleen als een specifieke uitzondering van toepassing is (bijvoorbeeld omdat je daarvoor toestemming geeft).”

2.    Verplichtingen op grond van de Wkkgz

De Wkkgz (en het bijbehorende Uitvoeringsbesluit Wkkgz) is van toepassing op ‘zorgaanbieders’. De RU is in dit geval de zorgaanbieder.  Dat betekent dat de hieronder beschreven verplichtingen rusten op de RU. Dit neemt niet weg dat klachten en geschillen wel kunnen gaan over het handelen of nalaten van (een van) de campuspsychologen, waardoor de campuspsychologen wel door de RU kunnen worden betrokken bij de reactie op de klacht of een geschil bij de Geschillencommissie. Voor een uitgebreide toelichting op de rechten en verplichtingen die voortvloeien uit de Wkkgz verwijzen wij naar onze adviezen van 4 maart 2022 en 4 mei 2022.

Het recht van een medewerker op grond van de Wkkgz om te klagen over het handelen/nalaten van de campuspsycholoog wordt in de folder als volgt tot uitdrukking gebracht:
“De intentie van de campuspsycholoog is altijd met een respectvolle houding kwalitatief goede begeleiding te bieden. Toch kan het voorkomen dat je niet tevreden bent over de werkwijze of begeleiding. Je campuspsycholoog nodigt je van harte uit dit met de campuspsycholoog te bespreken. Je campuspsycholoog zal haar uiterste best doen om jouw klacht te verhelpen. Mocht dat toch niet tot een bevredigende oplossing leiden of mocht je jouw klacht liever meteen met een ander willen bespreken, dan kun je terecht bij de onafhankelijke klachtenfunctionaris. Bij de klachtenfunctionaris kun je terecht voor advies bij de indiening en formulering van de klacht en voor advies over de vervolgstappen. Voor meer informatie over onze klachten- en geschillenprocedure en de contactgegevens van de klachtenfunctionaris kijk op de website.”

3.    Verplichtingen op grond van de Wet BIG en de Beroepscode

De campuspsychologen moeten bij hun werkzaamheden de zorg van een goed hulpverlener in acht nemen en handelen in overeenstemming met de op hen rustende verantwoordelijkheid, die voort-vloeit uit de professionele standaard en kwaliteitsstandaarden. Deze zorgplicht houdt in dat zij die zorg moeten betrachten die een redelijk bekwaam en redelijk handelend hulpverlener in dezelfde omstandigheden zou hebben betracht. Voor de invulling van de professionele standaard moet onder meer worden gekeken naar de wet en protocollen en richtlijnen vanuit de beroepsgroep, in dit geval in ieder geval de Beroepscode voor psychologen (‘Beroepscode’). Voor de invulling van de professionele standaard en de toepassing van de Beroepscode is de (tucht)rechtspraak van belang. De Wet BIG omvat onder meer het wettelijk tuchtrecht dat geldt voor de GZ-psycholoog. Voor zo-wel de GZ-psycholoog als de basispsycholoog geldt verder het verenigingstuchtrecht van het NIP. Zie hierover ons advies van 4 mei 2022.

4.    Verplichtingen op grond van de Avg

De Avg schept een algemeen kader voor de verwerking van persoonsgegevens. De Avg kent ook verschillende rechten van de betrokkene van wie persoonsgegevens, waaronder gezondheidsgege-vens, worden verwerkt. Een voorbeeld is het recht op inzage van artikel 15 Avg. Dit is een ander recht dan het recht op inzage van de Wgbo (zie hiervoor). 

In dit geval is de RU ook werkgever van de medewerker die een traject volgt bij de campuspsycho-loog. Om die reden moet extra zorgvuldigheid worden betracht met de gegevens van de medewer-kers over het traject. Als werkgever mag RU in principe geen zorggegevens van medewerkers ver-werken. Het is dus niet de bedoeling dat die gegevens bijvoorbeeld bij HR terechtkomen. De RU heeft een functionaris gegevensbescherming die normaliter verzoeken op grond van de Avg in be-handeling neemt. Voor wat betreft verzoeken in relatie tot de verwerking van persoonsgegevens van medewerkers door (een van) de campuspsychologen geldt dat deze door de betreffende cam-puspsycholoog zelf worden behandeld. Als de FG een dergelijk verzoek binnenkrijgt, zendt hij deze door aan de campuspsycholoog door wie de medewerker die het Avg-verzoek doet werd begeleid. Indien de campuspsycholoog met een verzoek niet uit de voeten kan, kan de campuspsycholoog (juridisch) advies inwinnen, bijvoorbeeld bij de FG. Daarbij is van belang dat zo min mogelijk patientgegevens worden gedeeld bij het inwinnen van het (juridisch) advies.

5.    Bijlage

Folder voor medewerkers

Aan deze website wordt nog gewerkt. Meer informatie: 'een nieuwe website'.