Voor vertrouwenspersoon Katja Laumans-Bakers voelt dit interview een beetje ongewoon. ‘Normaal gesproken functioneer ik veelal op de achtergrond en ben ik het luisterend oor, nu de pratende mond’, bekent ze. Toch vindt ze het belangrijk om ook op de voorgrond te treden door bijvoorbeeld presentaties te geven en nu een interview, om daarmee de toegevoegde waarde van een vertrouwenspersoon toe te lichten en mogelijke drempels weg te nemen. ‘Vaak denken medewerkers en studenten dat ze pas bij een vertrouwenspersoon terecht kunnen als een situatie escaleert. Dat is een misverstand: we kunnen juist in de fases daarvoor al ontzettend veel betekenen, om escalatie te voorkomen. Want als een situatie zo hoog oploopt en er formele procedures starten, raken er steeds meer personen bij betrokken en verlies je als student of medewerker de regie. Een gesprek met een vertrouwenspersoon kan daarom op voorhand helpen om de eigen regie te behouden.’
Belangrijkste pijler
Die eigen regie is de belangrijkste pijler waar het contact met een vertrouwenspersoon op rust. ‘Een vertrouwenspersoon is een onafhankelijke gesprekspartner die de universiteit goed kent en die losstaat van je probleem en van je studie- of werkomgeving’, legt Katja uit. ‘Als student of medewerker krijg je tijdens een gesprek met een vertrouwenspersoon alle ruimte om je verhaal te vertellen. De vertrouwenspersoon luistert om je te begrijpen, zonder oordeel. Zodra je jouw complete verhaal verteld hebt, bekijkt deze samen met jou welke mogelijke stappen je zelf zou kunnen zetten. Daarbij bespreken jullie alle opties afzonderlijk, met aandacht voor de voor- en nadelen in jouw situatie.’
Volgens Katja is het enorm waardevol om samen de mogelijkheden te verkennen. ‘Dat helpt je om een goede afweging te maken’, verduidelijkt ze. ‘Met die inzichten kun je een bewuste keuze maken en beslissen of je überhaupt een vervolgstap wil zetten. En zo ja, welke? Uiteindelijk kun je er ook voor kiezen om niets te doen. Althans, niets wat naar je omgeving toe zichtbaar is. Het alleen al praten over de situatie, hoe je daarmee omgaat en welk effect dat op jou en de ander heeft, kan eraan bijdragen dat je voortaan al anders op je studie- of werkplek zit.
Vertrouwelijk en informeel
Katja benadrukt daarbij dat al het contact met een vertrouwenspersoon strikt vertrouwelijk is. ‘Niets wat je vertelt, wordt vastgelegd. Zelfs dat je bij een vertrouwenspersoon geweest bent is vertrouwelijk. Heeft een leidinggevende jou als medewerker naar een vertrouwenspersoon doorverwezen? Dan kan die nergens achterhalen of je dat advies hebt opgevolgd. Zo’n gesprek is dan ook geen formele stap met consequenties: als vertrouwenspersonen zijn we er alleen voor jou. De gesprekken zijn juist informeel. En je bepaalt na afloop zelf of het bij één gesprek blijft of dat er een vervolggesprek komt.’
Ook die laatste keuze hoort bij eigen regie, legt Katja uit. ‘Het kan zijn dat je na het gesprek nieuwe bagage hebt, waardoor je inziet hoe het komt dat je telkens vastloopt in je contact met een medestudent, leidinggevende of collega. Aan de hand daarvan kun je ervoor kiezen om zelf het gesprek met de persoon in kwestie aan te gaan. De vertrouwenspersoon kan je helpen om dat gesprek voor te bereiden. En als je het prettiger vindt, kan de vertrouwenspersoon ook bij dat gesprek aanschuiven om jou te ondersteunen.’
Toch hoort Katja regelmatig dat medewerkers of studenten vooraf drempels zagen om de stap naar een vertrouwenspersoon te zetten. Dat komt door gedachten als ‘Is mijn probleem wel belangrijk genoeg?’, ‘Er verandert toch nooit iets’, maar ook door de onterechte overtuiging dat het benaderen van een vertrouwenspersoon meteen een grote, formele stap is. ‘Dat is jammer’, meent Katja. ‘Want als je last hebt van ongewenst gedrag of als je integriteitsschendingen op het werk vermoedt, is dat reden genoeg om te komen praten. Ongewenst gedrag kan klein starten met bijvoorbeeld een grapje over een collega, maar uiteindelijk door tijd en frequentie zelfs grensoverschrijdend worden, denk aan pesten/roddelen. Dus ook als je twijfelt: kom alsjeblieft. Als je niets doet, blijven zowel jij als mogelijk ook anderen gevangen in een sociaal onveilige sfeer.’
‘Natuurlijk kun je na een gesprek met een vertrouwenspersoon kiezen om formelere stappen te zetten, bijvoorbeeld mediation aanvragen of een formele klacht indienen’, vervolgt Katja. ‘Meestal is de situatie dan al hoog opgelopen. De vertrouwenspersoon kan dan naast je staan om je in deze formele procedures te ondersteunen. Maar er zijn genoeg voorbeelden van medewerkers en studenten die na het contact met een vertrouwenspersoon stappen gezet hebben om er onderling met de ander uit te komen. Niet iedereen is zich bewust van het eigen gedrag. Het kan dan ontzettend waardevol zijn om in een gesprek van jou te horen wat dat gedrag met jou doet. Daarmee maak je de ander bewust van de impact van het eigen gedrag en geef je de ander de mogelijkheid om het gedrag te veranderen. Ook zo’n gesprek kan een niet te onderschatte kracht hebben. Voor ons als vertrouwenspersonen is het fijn om nadien te vernemen dat studenten en medewerkers op die manier de situatie voor zichzelf verbeterd hebben. Dat bewijst dat het altijd kan helpen om op tijd een vertrouwenspersoon te benaderen. Want met een gesprek zet je dus al een beweging in gang.’
Heb je als student, medewerker of promovendus last van ongewenst gedrag of heb je zorgen over (wetenschappelijke) integriteit? Lees hoe je bij het Team Vertrouwenspersonen een gesprek kunt aanvragen.