Zoek in de site...

Veelgestelde vragen functionele mailbox

Naast de persoonlijke mailboxen bestaan er ook functionele mailboxen. De aanvrager van zo'n functionele mailbox wordt de 'eigenaar', deze eigenaar kan anderen toegang geven. Om de twee jaar krijgt de eigenaar de vraag of de mailbox nog in gebruik is.

--------------------------------------------------------------------------------------------

Hoe is de naam van een functionele mailbox opgebouwd?

Een functionele mailbox heeft een naam (deze verschijnt in het Exchange-adresboek van de universiteit) en een mailadres.

Naamgeving functionele mailbox van het type: gedeelde mailbox

De naam moet bestaan uit twee delen. Deel één zegt iets over waarvoor de mailbox gebruikt wordt, deel twee is de naam van een (sub)eenheid van de Radboud Universiteit. Afhankelijk van de gebruikte mailconventies bij die eenheid, staat deel twee in het mailadres voor of na het @-teken. Voorbeelden:

  • Secretariaat (deel 1) ILS (deel2), bijbehorend mailadres: secretariaat-ils@ru.nl
  • Beheersecretariaat (deel 1) UVB (deel 2), bijbehorend mailadres: beheerssecretariaat@uvb.ru.nl (of beheersecretariaat-uvb@ru.nl)

Voorwaarden waaraan de naam van een gedeelde mailbox moet voldoen

Beide delen van de naam:

  • Mogen niet met een spatie beginnen maar mogen wel een spatie bevatten
  • Mogen de volgende tekens bevatten: a-z, A-Z, 0-9, - (streepje) en &.
  • Adressen van dit type functionele mailbox mogen de volgende tekens bevatten: a-z, 0-9, - (streepje) en . (punt)

Verder:

  • Deel 1 mag uit maximaal 50 karakters bestaan, deel 2 uit maximaal 30. Samen mogen ze niet meer dan 64 karakters tellen.
  • De naam en het gekoppelde mailadres moet worden goedgekeurd door de Naming Authority van de universiteit of door de Functioneel beheerder van Exchange (dit wordt gecheckt als je een aanvraag voor een functionele postbus hebt ingediend)

Naamgeving functionele mailbox van het type:ruimte

De naam moet bestaan uit twee delen. Deel één is de locatie-aanduiding van de ruimte, in de regel: gebouw (vastgelegde standaard afkorting)-verdieping-kamernummer. Deel twee geeft aan wat voor soort ruimte het is. Voorbeelden (E staat voor Erasmusgebouw): Forum voor ILS gebouw.

  • E.15.09, vergaderkamer FdL
    Bijbehorend mailadres: e.15.09-vergaderkamer-fdl@hosting.ru.nl
  • E.20.11, spreekkamer DPO
    Bijbehorend mailadres: e.20.11spreekkamer-dpo@hosting.ru.nl

Na het @-teken staat: ‘hosting.ru.nl’, hiermee wordt voorkomen dat van buiten de universiteit naar deze mailadressen gemaild kan worden (bijv. spam).

Voorwaarden waaraan de naam van een ruimte-mailbox moet voldoen

Beide delen van de naam:

  • mogen niet met een spatie beginnen maar mogen wel een spatie bevatten
  • mogen de volgende tekens bevatten: a-z, A-Z, 0-9, - (streepje), & en . (punt)
  • Adressen van dit type functionele mailbox mogen de volgende tekens bevatten: a-z, 0-9, - (streepje) en . (punt)

Verder:

  • Deel 1 bevat een standaard vastgelegde locatieaanduiding zodat ze in het adresboek op een logische volgorde worden getoond. De naam wordt daar eventueel op aangepast.
  • Deel 2 bestaat uit maximaal 30 karakters. Samen mogen ze niet meer dan 64 karakters tellen.
  • De naam en het gekoppelde mailadres moet worden goedgekeurd door de Functioneel beheerder van Exchange.

Naamgeving functionele mailbox van het type: apparatuur

De naam moet bestaan uit twee delen. Deel één is de naam van het apparaat, deel twee de naam van de (sub)eenheid van wie de apparatuur is. Voorbeelden:

  • Uitleenlaptop2, ILS
    Bijbehorend mailadres: uitleenlaptop2-ils@hosting.ru.nl
  • Beamer, FdM
    Bijbehorend mailadres: beamer-fdm@hosting.ru.nl

Na het @-teken staat: ‘hosting.ru.nl’, hiermee wordt voorkomen dat van buiten de universiteit naar deze mailadressen gemaild kan worden (bijv. spam).

Voorwaarden waaraan de naam van een apparatuur-mailbox moet voldoen

Beide delen van de naam:

  • mogen niet met een spatie beginnen maar mogen wel een spatie bevatten
  • mogen de volgende tekens bevatten: a-z, A-Z, 0-9, - (streepje) & en . (punt)
  • Adressen van dit type functionele mailbox mogen de volgende tekens bevatten: a-z, 0-9, - (streepje) en . (punt)

Verder:

  • Deel 1 mag uit maximaal 50 karakters bestaan, deel 2 uit maximaal 30. Samen mogen ze niet meer dan 64 karakters tellen.
  • De naam en het gekoppelde mailadres moet worden goedgekeurd door de Functioneel beheerder van Exchange.

Wie kan een functionele mailbox aanvragen?

Iedere werknemer van de Radboud Universiteit die in bezit is van een u-nummer kan een functionele mailbox aanvragen. Heb je geen u-nummer dan zul je iemand met een u-nummer moeten vinden die als geregistreerde eigenaar wil functioneren.

Hoe vraag ik een functionele mailbox aan?

Medewerkers met een u-nummer kunnen in de Accountportal een functionele mailbox (met functioneel mailadres) aanvragen (klik op 'Functioneel Account').

Als je een functionele mailbox aanvraagt, moet je het gewenste mailadres en de naam van het account opgeven. Die naam (dus niet het mailadres) verschijnt in het adresboek.

Hoe weet ik wie de eigenaar is van een functionele mailbox?

Dat kun je navragen via de ICT Helpdesk, icthelpdesk@ru.nl

Hoe kan ik inloggen op een functionele mailbox?

Om in te loggen op een functionele mailbox heb je volledige toegangsrechten nodig.

  • Als je op een RU-werkplek bent ingelogd zal de mailbox automatisch zichtbaar worden in de mappenlijst bij je persoonlijke mailbox.
  • Via de webmail (mail.ru.nl) log je in op je persoonlijke mailbox. Daarna kun je de functionele mailbox op twee manieren benaderen.
    • Je kun hem, net zoals in Outlook op de werkplek, toevoegen aan de mappenlijst. Klik rechts op je eigen naam links in de mappenlijst (Afbeelding 1).
    • Je kunt eventueel ook de functionele mailbox openen in een nieuw tabblad. Klik daarvoor rechts op jouw eigen naam rechts boven in beeld  en kies voor het openen van een andere mailbox (Afbeelding 2).

Afbeelding 1     Afbeelding 2

Hoe kan ik de functionele mailbox met anderen delen?

Nb. Dit is alleen mogelijk voor mensen die ook een RU-mailaccount hebben.
De eigenaar kan voor anderen ‘volledige toegang’ tot de mailbox aan te vragen. Daarvoor is een formulier beschikbaar in het selfservice portal van Topdesk. Gemachtigden kunnen, zoals hierboven al aangegeven, de mailbox in de webmail (mail.ru.nl) en Outlook koppelen. In principe wordt daarbij ook de machtiging gezet dat jij uit naam van de mailbox e-mail kunt verzenden. Let wel: ‘volledige toegang’ betekent dat de gemachtigden allen volledige rechten op de mailbox hebben. De eigenaar blijft de enige die wijzigingsverzoeken bij onze helpdesk kan doen.

Hoe wijzig ik instellingen (regels en berichten) op een functionele mailbox na migratie naar M365?

Als je beheerrechten hebt voor een functionele mailbox nadat je persoonlijke mailbox  over isnaar M365 en je wilt wijzigingen doorvoeren ga dan naar https://mail.ru.nl/owa/naamvanfunctionelemailbox@ru.nl. Je kunt vervolgens met je persoonlijke e-mailadres en wachtwoord inloggen.

Wat is verder de rol van een geregistreerd eigenaar?

De geregistreerde eigenaar is de enige persoon die wijzigingsverzoeken kan doen m.b.t. toegangsrechten, naamgeving etc. Als de geregistreerde eigenaar vertrekt bij de aan het adres verbonden afdeling of van de RU dan wordt van hem\haar verwacht tijdig een nieuwe eigenaar te registreren. Vertrekt een eigenaar zonder dit te doen dan zal de toenmalige leidinggevende worden gevraagd een nieuwe eigenaar aan te melden.

Selfservice

In de Accountportal kun je zelf:

  • een functionele mailbox aanvragen
  • de functionele mailbox overdragen aan een andere eigenaar
  • het gebruik van het f-account verlengen (moet iedere twee jaar)