Zoek in de site...

Mailbox of contacten delen (Outlook)

Controleer voordat je mailbox of contactpersoon deelt dat er geen vertrouwelijke informatie opgenomen is. Deze is soms toch te zien in een ander mailprogramma of via de machtigingen van een ander.

Inhoud

Hele mailbox delen

Om niet voor iedere map de autorisaties afzonderlijk in te hoeven stellen, vraagt de eigenaar van de mailbox voor de ander ‘volledig beheer’ op zijn mailbox aan. Vul daarvoor het formulier 'Aanvraag volledig beheer op (functionele) mailbox' in (log hiervoor in met je u-nummer en RU-wachtwoord).

De gemachtigde ziet daarna de mailbox automatisch verschijnen bij zijn eigen mailbox op de werkplek. Bij het gebruik van webmail (webmail.ru.nl) moet de gemachtigde switchen tussen mailboxen door rechtsboven op zijn naam te klikken en in het invulveld de naam van de mailbox in te typen waarin hij wil gaan werken. Dit wordt veel door secretariaten gebruikt.

Eén of een paar mailmappen delen

Het is mogelijk om een mailmap te delen. Degene van wie de map is geeft een machtiging aan een collega. Deze collega moet eenmalig de map handmatig toevoegen.

Delen van de map:

  • Open Outlook en ga naar je e-mail.
  • Geef je collega rechten op je account.
    Het rechten geven doe je door rechtermuisknop op de mailbox zelf (in dit geval voorbeeld@ru.nl) te klikken en vervolgens ‘Mapmachtigingen’. Het is voldoende om hier alleen het vinkje ‘Map weergeven’ aan te zetten voor de betreffende collega.
  • Ga naar je mail en klik met de rechtermuisknop op de map die je wilt delen (bijvoorbeeld ‘Postvak in’), kies vervolgens ‘Eigenschappen’ en het tabblad ‘Machtigingen’.
  • Vervolgens moet je de collega de instructie ‘Mailbox van een andere gebruiker toevoegen’ uitvoeren.

03Postvak in

Mailbox van een andere gebruiker toevoegen

Nadat een college je rechten heeft gegeven om een mailbox te zien moet je deze zelf eenmalig toevoegen.
Ga hiervoor (in het Outlook-onderdeel Mail) naar het tabblad ‘Bestand’.
Vervolgens kies je achtereenvolgens: ‘Accountinstellingen’ - ‘Accountinstellingen’ - ‘Wijzigen’ - ‘Meer instellingen’ -  (tabblad) ’Geavanceerd’ - ‘Toevoegen’ - Zoek de naam van je collega op en voeg deze toe. Klik op ‘ok’ - ‘volgende’ - ‘voltooien’ - ‘sluiten’.
De naam van je collega met bijbehorende map verschijnt nu onder je mappen in de linker balk van je Outlook-mail.

Contactpersonen delen

Ga naar Contactpersonen. Op het lint kies je ‘Contactpersonen delen’ als de ander je contactpersonen alleen mag inzien. Als de ander meer mag (je wilt de persoon bijvoorbeeld schrijfrecht geven) klik dan onder ‘Mijn contactpersonen’ achtereenvolgens op ‘Contactpersonen’, ‘Eigenschappen’ en selecteer het tabblad ‘Machtigingen’.

02Contactpersonen

Agenda delen

Instellingen om je agenda te delen lees je hier.