De HR-kolom heeft als doelstelling in totaal €4,5 miljoen minder uit te geven in 2029 dan in 2024. Om de besparingsdoelstellingen te realiseren is een visie en plan uitgewerkt waarbij de HR-kolom via uniformering, digitalisering en bundeling efficiënter zal werken (en minder personeel nodig heeft). Dit zal de HR-functie transformeren van een operationele en tactische rol naar een strategische partner binnen de organisatie in de periode van 2025 tot 2030.
1. Dienstverleningsmodel
Het HR-dienstverleningsmodel verwijst naar het type diensten dat de HR-afdeling aanbiedt, hoe deze diensten intern zijn georganiseerd, hoe HR teams met elkaar samenwerken en met de faculteiten, en hoe besluitvorming plaatsvindt. Dit model bepaalt de efficiëntie en effectiviteit van HR-activiteiten en hoe goed HR kan inspelen op de behoeften van de organisatie en haar medewerkers.
In de huidige situatie zijn er verschillende uitdagingen. Ten eerste is er, in vergelijking met andere publieke organisaties, een relatief groot HR-team. Daarnaast zijn er veel handmatige processen door een beperkte mate van automatisering, en is de technologische infrastructuur verouderd. Deze factoren belemmeren strategisch opereren, verminderen de efficiëntie van werkzaamheden en maken het lastig om leidinggevenden en medewerkers efficiënt te ondersteunen.
Van 2025 tot 2029 is het doel om te werken aan een HR-organisatie die beter aansluit bij de behoeften van medewerkers en leidinggevenden. Dit zal gefaseerd gebeuren: eerst wordt een solide basis gelegd voor efficiënte HR-diensten (fase 1), waarna de HR-functie verder wordt verbeterd (fase 2).
2. Processen
Uniformeren en digitaliseren HR-processen
Als eerste stap heeft BASS een vernieuwde, gebruiksvriendelijke lay-out gekregen die aansluit bij de huisstijl van onze universiteit. In de komende periode zullen steeds meer HR-processen worden vereenvoudigd, geüniformeerd en gedigitaliseerd. Daarbij worden bewuste afwegingen gemaakt welke processen gedigitaliseerd worden in BASS, dan wel in het nieuwe HR-systeem (lange termijn).
Hierdoor kunnen medewerkers en leidinggevenden op termijn steeds meer HR-zaken digitaal aanvragen of regelen. Denk hierbij aan het proces van de jaargesprekken of de aanvraag voor aanvullend verlof. Als er iets voor jou verandert, dan word je hierover geïnformeerd via de leidinggevenden nieuwsbrief (voor leidinggevenden) of het weekbericht (voor medewerkers).
Door de processen stapsgewijs te vereenvoudigen, uniformeren en digitaliseren, werken we toe naar een sterke basis voor de toekomst en verbeteren we de efficiëntie van onze HR-diensten.
3. Systeem
De initiatieven die op korte termijn worden geïmplementeerd, zoals de vernieuwing van de lay-out in BASS, zijn gericht op het verbeteren van de gebruiksvriendelijkheid van het huidige systeem. Op de lange termijn zal het huidige BASS-systeem worden vervangen door een nieuw, gebruiksvriendelijker systeem dat medewerkers in staat stelt om veel zelf te regelen.
Via het weekbericht en je leidinggevende blijf je op de hoogte van de status van bovenstaande processen. Leidinggevenden ontvangen in de nieuwsbrief voor leidinggevenden regelmatig updates die voor hen relevant zijn.
Planning
Actuele status
De besparingsinitiatieven binnen de HR-kolom worden gefaseerd doorgevoerd. De Ondernemingsraad wordt in iedere fase betrokken en om advies gevraagd. Na deze terugkoppeling worden medewerkers van de HR-kolom eerst geïnformeerd over dit besluit en de mogelijke impact die deze veranderingen voor hen hebben. Daarna volgt communicatie richting de rest van de organisatie.
