Aan de slag met Connected for Impact in je team

Hoe zorg je er als leidinggevende voor dat onze strategische ambities voor medewerkers niet vervagen in uitgebreide Excel-sheets, maar juist energie geven om tot verbeteringen te komen? Yvette Akkermans, hoofd Consultancy & Projects binnen de divisie Campus & Facilities, ziet het als haar plicht om ‘Connected for Impact’ tastbaar te maken voor medewerkers. ‘Kijk bij welke aspecten van de strategie de lichtjes in de ogen gaan branden.’

Voor Yvette is strategie geen document dat in een la verdwijnt, maar een manier van werken. Vanuit haar rol als hoofd Consultancy & Projects geeft zij leiding aan 22 medewerkers. Haar afdelingen ondersteunen met name de vastgoedorganisatie van de Radboud Universiteit. Onder haar verantwoordelijkheid vallen onder andere projectleiders die vastgoed en onderhoudsprojecten begeleiden en ook technische adviseurs voor installaties zoals het warmte-koudeopslag systeem.

‘Onze universiteit staat voor een uitdaging’, legt Yvette uit. ‘We moeten ons werk effectiever en efficiënter doen om de organisatiecontinuïteit te waarborgen. Dat sluit aan bij de ambitie uit de strategie om een wendbare en weerbare organisatie te zijn. Vanuit mijn Hotelschoolachtergrond, met een Lean-gedachtengoed waaronder waardegedreven werken, kijk ik steeds: waar ligt de behoefte van onze doelgroep en hoe voegen wij daar waarde aan toe?’

Die manier van denken heeft zich binnen Campus & Facilities vertaald in de introductie van waardeketens. ‘Doen we het werk omdat we het altijd zo gedaan hebben, of omdat het waarde toevoegt? We willen beter begrijpen wat studenten en medewerkers nodig hebben en onze dienstverlening daarop inrichten. Daarbij zoeken we actief de verbinding met gebruikers van de campus. Via overleggen met bijvoorbeeld de Werkgroep Toegankelijkheid, de Werkgroep Biodiversiteit, huisvesting en accountmanagement horen we welke behoeften er leven. Zo stemmen we ons werk beter af op de praktijk.’

Kracht van communities

Waar Yvette trots op is, is de open verbetercultuur binnen haar afdelingen. ‘We hebben een FLOW-team opgericht: medewerkers die verbeterwensen oppakken en samen met collega's zoeken naar oplossingen. Daarnaast hebben we sinds kort de Community Procesmanagement, waarin we kennis delen en van elkaar leren om continue te verbeteren. Ik geloof sterk in communities. Zo blijven we dichter bij de praktijk en kunnen we ons werk beter doen.’

De ruimte om dergelijke initiatieven te nemen, ervaart ze ook zelf. ‘Ik ben blij dat ik binnen Campus & Facilities van onze directeur en mijn collega managementteamleden de ruimte krijg om ideeën in de praktijk te brengen. Dat maakt het mogelijk om daadwerkelijk veranderingen door te voeren.’

Breder denken

De strategie ‘Connected for Impact’ ziet zij dagelijks terug in haar werk. ‘Als Campus & Facilities zijn we katrekker bij de ambitie om een Verbindende Gemeenschap te zijn, bij de andere ambities ondersteunen we actief of volgen we. Zo werken we bijvoorbeeld met studentenhuisvester SSH& samen aan de komst van nieuwe studentenwoningen op de campus.’
‘Maar we kunnen ook bijdragen door te kijken wat een student in de toekomst nodig heeft om impact te maken’, vervolgt Yvette. ‘Bijvoorbeeld door gezond te blijven. Daar kunnen we met Radboud Sports & Cultuur een rol in spelen. Dus steeds kijken wat Campus & Facilities bij de strategieambities kan betekenen. Neem de afdeling (Food & Beverage en de ontwikkeling van het Broodje Nimma, waarbij vanuit duurzaamheid is gekeken hoe een plantaardig broodje kan worden ontwikkeld met lokale leveranciers. Het is dus belangrijk om breder te denken dan het hokje van je functieprofiel en elkaar daarin uit te dagen.’

Voor Yvette zit de grootste meerwaarde in het betrekken van medewerkers bij veranderingen. ‘Als collega's teruggeven dat hun vizier verruimd is en dat ze ervaren dat ze mogen aangeven dat het anders kan, dan denk ik: hier doen we het voor. Ik houd ervan dat mensen de ruimte krijgen om te doen wat hen drijft. Dat zorgt ervoor dat ze net dat stapje extra zetten.’

Zelf levert Yvette als leidinggevende vooral een bijdrage aan de ambitie om een wendbare en weerbare organisatie te zijn. ‘Voor mij begint dat bij de mens. Medewerkers moeten ervaren dat dingen hen niet alleen overkomen, maar dat zij zelf ook een rol kunnen pakken. Veerkracht is daarbij ontzettend belangrijk. De strategie geeft betekenis aan ons werk en helpt om focus aan te brengen. Iedere schakel in onze organisatie is belangrijk.’

Tegelijkertijd waarschuwt ze om de strategie niet te ingewikkeld te maken. ‘Misschien is het “hoe?” van de strategie soms wat consultantachtig tot stand gekomen. Probeer daar doorheen te kijken en focus op de bedoeling. De strategie biedt juist ruimte om zelf invulling te geven aan wat wél kan.’

Integrale behoefte

Voor de komende jaren ziet Yvette volop kansen om meer impact te maken, vooral door samenwerking binnen de bedrijfsvoering te versterken. ‘Studenten en medewerkers denken niet in kolommen of afdelingen. Zij willen gewoon geholpen worden. Daarom hoop ik dat we de organisatie schotten bij de kolommen vaker kunnen weghalen en onze bedrijfsvoering integraal kunnen organiseren, vanuit de behoefte van de gebruiker. Zo bereiken we samen meer impact.’

Volgens haar ligt er een belangrijke opdracht voor leidinggevenden. ‘Wij moeten ervoor zorgen dat de strategie voor medewerkers geen ver-van-hun-bedshow blijft met ellenlange Excel-sheets. Kijk welke onderdelen echt aansluiten bij het werk van je team. Waar gaan bij hen de lichtjes in de ogen van branden? Pak juist die onderwerpen op en ontdek samen waar je al bijdraagt en waar je nog meer impact kunt maken.’

Haar belangrijkste advies aan collega-leidinggevenden? ‘Maak de strategie niet iets bijzonders dat je naast je werk legt, maar maak de strategie onderdeel van onze manier van werken; dan wordt deze vanzelf omarmd. En onthoud: niets is zeker, alleen de verandering.’