Wat bewaar jij als docent of onderwijsmedewerker? Houd bij het archiveren van documenten rekening met de wettelijke bewaartermijnen. In Brightspace, Ans en Osiris wordt de bewaartermijn automatisch toegepast. Bij andere systemen moet je dit zelf in de gaten houden.
Archivering van onderwijsgerelateerde documenten
Overzicht van te archiveren documenten
In de onderstaande tabel vind je een overzicht van verschillende documenten en de wettelijke bewaartermijn die daarbij hoort. Voor documenten met persoonsgebonden informatie geldt dat deze vernietigd moeten worden zodra de informatie geen doel meer dient.
Documenten | Opslaglocatie | Bewaartermijn |
| Vergaderstukken van de eigen opleiding | ||
| Agenda en bijlagen, verslag, besluiten-/actielijst | Aangewezen applicatie (verschilt per faculteit/opleiding) | Minimaal 5 jaar |
| Onderwijs- en Examenregeling (OER) | ||
| Onderwijs- en Examenregeling Bachelor en Masteropleidingen per studiejaar | Corsa (DMS facultair archief) | Blijvende bewaring in facultair archief |
| Accreditatie | ||
| Aanvraag, Informatiedossier, besluit NVAO | Aangewezen applicatie (verschilt per faculteit/opleiding) | 7 jaar na inwerkingtreding (NVAO besluit wordt blijvend bewaard in het centrale Universiteitsarchief) |
| Kritische reflectie/zelfevaluatie | Corsa (DMS facultair archief) | Blijvende bewaring in facultair archief |
| Tentamens | ||
| Papieren tentamens | Facultair archief of opleidingssecretariaat (verschilt per faculteit/opleiding) | 2 jaar na vaststellen beoordeling |
| Digitale tentamens | Cirrus, Ans | 2 jaar na vaststellen beoordeling |
| (Groeps)opdracht, werkstuk, essay etc. | Brightspace | 2 jaar na vaststellen beoordeling |
| (Online) mondeling tentamen zonder aanwezigheid van een tweede beoordelaar | Aangewezen applicatie (verschilt per faculteit/opleiding) | 2 jaar na vaststellen beoordeling |
| Presentatie | Gebruikte (powerpoint)presentatie: Brightspace Beoordelingsformulier: facultair archief of opleidingssecretariaat (verschilt per faculteit/opleiding) | 2 jaar na vaststellen beoordeling |
| Stages (verslag, rapport, werkplan, overeenkomst, beoordeling) | Osiris / Aangewezen applicatie (verschilt per faculteit/opleiding) | Indien afstudeertraject: 7 jaar na afronding Indien losstaand vak/tentamen: 2 jaar na afronding m.u.v. stageovereenkomst (7 jaar) |
| Eindwerken (bachelor, master) | ||
| Scriptie, thesis | Aangewezen applicatie (verschilt per faculteit/opleiding) | 7 jaar na vaststellen beoordeling |
| beoordelingsformulier | Aangewezen applicatie (verschilt per faculteit/opleiding) | 7 jaar na vaststellen beoordeling |
Contactinformatie
Heb je een vraag of heb je hulp nodig bij het bewaren van documenten? Neem contact op met het opleidingssecretariaat, de facultaire archiefmedewerker of de centrale afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV)/Archief.