De bedrijfsvoering levert professionele diensten ter ondersteuning van onderwijs en onderzoek, maar staat door bezuinigingen op het hoger onderwijs voor een grote financiële besparingsopgave. Daarom is in september 2024 het programma Besparingen Bedrijfsvoering gestart, met als doel structureel minimaal €20 miljoen te besparen vanaf eind 2029. Dit gebeurt door de dienstverlening onder meer te vereenvoudigen, versoberen, digitaliseren, ontdubbelen en bepaalde processen en diensten uit te faseren.
Scope
Met de bedrijfsvoering wordt bedoeld: de professionele diensten die vanuit zowel faculteiten en instituten als Radboud Services het onderwijs en onderzoek van onze universiteit faciliteren. In dit besparingsprogramma bekijken we die diensten per kolom. Een kolom is het geheel van professionele dienstverlening in een bepaald vakgebied van alle organisatieonderdelen gezamenlijk. Bijvoorbeeld de dienstverlening Marketing&Communicatie en Human Resources. Bepaalde functies in professionele diensten die onderdeel uitmaken van het onderwijs en onderzoek, beschouwen we niet als onderdeel van de bedrijfsvoering en zijn niet ingedeeld in kolommen.
Acht kolommen
- Onderwijsondersteuning (Owo);
- Onderzoeksondersteuning (Ozo);
- Financiën & Control (FC);
- Huisvesting & Facilitair (HF);
- Human Resources (HR);
- ICT & Library services (I-kolom);
- Marketing & Communicatie (MC);
- Algemene zaken (AZ).
Vastgoed (het Campusplan) en de Faculteit der Medische Wetenschappen maken geen deel uit van dit programma.
Indelingsprincipes
Welke functie en welke werkzaamheden in welke kolom zijn ingedeeld, is bepaald aan de hand van de inrichtingsprincipes die voor elke kolom zijn geformuleerd. Als je niet weet, of twijfelt, in welke kolom je bent ingedeeld, kun je dit navragen bij je leidinggevende.
Als je als medewerker denkt in een verkeerde kolom te zijn ingedeeld, en daar gegronde argumentatie voor hebt, kun je dit bij je leidinggevende aangeven. Die zal in gesprek met een HR-adviseur de argumentatie bespreken. Als beiden het eens zijn, zullen zij dit voorleggen aan de directeur (bedrijfsvoering) van de eenheid waar je werkzaam bent. Na instemming van de directeur, kan de HR-adviseur het wijzigingsverzoek bij het besparingsprogramma indienen, waarna het verzoek zal worden beoordeeld.
Fasering van het traject
Fase 1: Analyse maken en advies uitbrengen
Deze fase bestaat uit drie onderdelen: een quickscan van de bedrijfsvoering in zijn geheel, deep-dives per kolom en het opstellen van implementatieplannen per kolom.
Quickscan
De quickscan is in het najaar van 2024 uitgevoerd en heeft per kolom inzicht in besparingspotentieel opgeleverd. Dit betreft verwachtingen over waar en hoe bespaard kan worden en dat is per kolom opgeschreven als hypothesen. Organisatieadviesbureau EY heeft hierbij hulp geboden door methodologische expertise en kennis van dit soort trajecten bij andere organisaties en uit de markt aan te reiken. Om tot hypothesen te komen, zijn gesprekken gevoerd met medewerkers in de universiteit en is per kolom een documentstudie gedaan.
Toetsen van besparingsmogelijkheden met behulp van een deep-dive
In de deep-dive toetsen we samen met medewerkers uit de kolom de hypothesen op effectiviteit, wenselijkheid en haalbaarheid. Per hypothese bepalen we wat de financiële effecten, personele effecten, effecten op de dienstverlening en effecten op de organisatie zijn. Daarin worden ook medewerkers uit het onderwijs en/of onderzoek betrokken wanneer een hypothese een effect heeft op de dienstverlening aan onderwijs en/of onderzoek. Ten slotte betrekken we de blik van een externe expert. Deze werpt een kritische blik op wat er is opgeleverd en kan perspectief bieden hoe andere organisaties met vergelijkbare kwesties zijn omgegaan. Daarnaast kan de expert ons wijzen op externe ontwikkelingen waar we ons voordeel mee kunnen doen. Per kolom bekijken we welke partij we het best als externe expert kunnen betrekken.
Uitwerken van besparingsinitiatieven in het implementatieplan
In het implementatieplan zijn de besparingsinitiatieven die de deep-dive heeft opgeleverd verder uitgewerkt tot uitvoerbare projecten. Dit plan maakt onderscheid tussen twee typen projecten:
- Projecten die tot de reguliere bedrijfsvoering behoren: deze kunnen zonder verdere afstemming vrij snel uitgevoerd worden onder mandaat van de lijnorganisatie;
- Projecten die vragen om verdere afstemming met onderwijs of onderzoek of een groot personeel effect kunnen betekenen.
Bij het opstellen van projectplannen voor het tweede type projecten vragen we het onderwijs en onderzoek mee te denken over de beste manier om ze te realiseren. Bij projecten met een groot personeel effect betrekken we het expertiseteam van HR en vragen we de Ondernemingsraad om advies.
Na het gereedkomen van een implementatieplan volgt besluitvorming door de relevante gremia en kan de uitvoering starten.
Fase 2: Maatregelen doorvoeren
Nadat er positief is besloten over de implementatieplannen, volgt het realiseren van de maatregelen. Er is niet één manier waarop de maatregelen worden gerealiseerd: er kunnen eenvoudige, snel te realiseren veranderingen in zitten, of maatregelen die vragen om intensieve afstemming en aanpassing in onderwijs en onderzoek, of maatregelen waarbij advies van de Ondernemingsraad nodig is voordat die gerealiseerd kunnen worden. Per maatregel kiezen we de passende en juiste manier om die te realiseren.
Het realiseren van besparingsmaatregelen loopt door tot in 2029 en ook in dat jaar kunnen nog projecten starten die tijdens de analysefase zijn geïdentificeerd. Bijvoorbeeld doordat er nog contracten met leveranciers doorlopen tot in 2028 en we pas daarna kunnen gaan besparen. De besparing is daarom ook niet van de ene op de andere dag gerealiseerd. Het bespaarde bedrag loopt in de komende jaren op totdat de totale doelstelling in 2029 is bereikt. Vanaf eind 2029 is er na implementatie van alle projecten € 20 miljoen bespaard in de bedrijfsvoering.