Tijdens de ‘startbijeenkomst deep-dive’ (11 december 2025) zijn verschillende vragen gesteld. Deze vragen en antwoorden zijn interessant voor de hele AZ-kolom, daarom delen we deze informatie met iedereen. Deze pagina wordt regelmatig geüpdatet. Wil je vragen toevoegen? Bespreek deze vragen met je leidinggevende.
Wie is de externe expert?
Angelika Peperkamp is de externe expert. Zij heeft jarenlang bij de Radboud Universiteit gewerkt en brengt ruime ervaring mee in kolomdoorlichtingen, visitaties en kwaliteitszorg in het hoger onderwijs.
Aansturing na bundeling, hoe ziet dat eruit voor MOA-team? Wat betekent dat in de rol van directeur BV en huidige teamsupervisor?
Dit wordt in de deep-dive onderzocht en verder uitgewerkt. Daarbij wordt gekeken welke structuur passend is en hoe dit kan worden vormgegeven binnen eenheden. Het betekent niet automatisch fysieke bundeling.
Hoe weet je in welk onderdeel/categorie van de kolom je valt als je niet zeker bent?
Je kunt de indeling navragen aan je leidinggevende of aan een van de leden van het projectteam AZ (Dorine Gebbink, Wouter Brok, Jasper Uiterwaal, Suzanne Boelens, Rob Vaessen). Zij helpen je graag verder.
Hoe wordt gekeken naar het bewaken van de kwaliteit die we leveren t.b.v. onderwijs & onderzoek?
Dit aspect wordt meegenomen in de deep-dive. De noodzakelijke ondersteuning en wensen/behoeften van onze klanten worden daarin als uitgangspunt genomen.
Ik werk nu al regelmatig 's avonds en op mijn vrije dagen, hoe kan ik daarop besparen?
Werkdruk kan worden besproken met je leidinggevende.
Hoe gaat de samenwerking met andere kolommen? Ook vanwege het voorbeeld inkooporderproces, misschien wordt dit al ‘opgelost’ in de F&C-kolom en doen we alsnog dubbel werk?
Samenwerking met andere kolommen wordt afgestemd in het Besparingsprogramma om dubbel werk te voorkomen en kolomoverstijgende gevolgen in kaart te brengen.
Welke werkgroepen komen er?
Er komen drie werkgroepen: MOA’s, DIV, en Secretarissen. Deze drie groepen vormen de basis van de hypotheses voor de gehele kolom. Ze onderzoeken wenselijkheid, effecten en gevolgen voor kwaliteit van dienstverlening en voor de interne klanten.
Ik zou graag een aantal concrete voorbeelden en uitwerkingen willen van hoe het werk van MOA’s gebundeld is, bijvoorbeeld bij FSW en andere faculteiten die genoemd zijn.
Concrete voorbeelden gaan in de deep-dive aan de orde komen en deze worden in deze fase verder uitgewerkt.
Ik zou ook graag de bedragen zien in onze kolom, i.p.v. alleen de fte’s. En dan ook graag van de functies door nu niet zijn meegenomen in de deep-dive.
De bedragen zijn inzichtelijk en worden aan de werkgroepen meegegeven.
Jullie zeiden dat iedereen is ingedeeld in een kolom. Hoe is die indeling tot stand gekomen?
Er is een scope bedrijfsvoering met kolomindeling geformuleerd die door het CvB is goedgekeurd. De directeuren bedrijfsvoering en directeuren van de divisies hebben deze lijsten voor de eigen eenheid vastgesteld.
Hoe zijn de collega’s gekozen die de hypotheses hebben bedacht?
De collega’s zijn gekozen op basis van hun kennis en ervaring in het betreffende werkgebied. We hebben via gesprekken gekomen tot representatief en deskundig team met representanten vanuit het RU Assistant Netwerk, DIV en de secretarissen.
Hoeveel fte verwachten jullie dat weggaat d.m.v. natuurlijk verloop om een reorganisatie te voorkomen?
Natuurlijk verloop is ongeveer 5% per jaar.
Stel dat je je werk in 3 dagen kan doen en je werkt 4 dagen?
Als het werk in 3 dagen kan worden uitgevoerd en er 4 dagen wordt gewerkt, kan de extra tijd efficiënter worden ingezet voor andere taken en werkzaamheden. Dit levert uiteindelijk een besparing in FTE op, we verwachten dat we deze besparing via natuurlijk verloop kunnen realiseren.
Jullie hebben het nu over werkzaamheden. Maar uiteindelijk gaat het over vermindering van fte’s. Waar zit hier de besparing van 1,1 miljoen?
De besparing van 1,1 miljoen komt vooral voort uit efficiënter werken en slimmer inzetten van FTE’s, zodat hetzelfde werk met minder personele inzet kan worden uitgevoerd. We verwachten dat we met een andere slimmere manier van werken per eind 2029 minder fte nodig hebben. Dat kunnen we opvangen met natuurlijk verloop, hiermee kunnen we deze besparingsopgave realiseren. ‘Slimmer werken’ betekent efficiënter organiseren van werk, processen, tools en samenwerking beter benutten. Het betekent niet automatisch dat het FTE van individuele MOA’s wordt verlaagd, maar dat hetzelfde resultaat met minder inspanning kan worden bereikt en de totale omvang via natuurlijk verloop kan afnemen.
Wordt er gekeken naar wat er al in faculteiten is bespaard? Er zijn faculteiten waar al 2 jaar een bezuinigingsprogramma gaande is.
Het peilmoment is 31-12-2024. Alle besparingen na deze datum tellen mee voor het Besparingsprogramma.
Recentelijk meegeholpen met andere efficiëntie werkgroepen. Wordt die informatie ook meegenomen om dubbel werk weer te voorkomen?
Ja, ervaringen, informatie en input van eerdere kolomdoorlichtingen worden meegenomen.
Kost het dus minimaal een nieuwe leidinggevende?
Niet per se. Dit hangt af van de uitkomsten van de deep-dive en hoe de aansturing na bundeling wordt ingericht.
Hoe lang hebben we nodig voor de werkgroepen?
De werkgroepen start in maart.
Wat is de tijdslijn voor de deep-dive?
De deep-dive vindt plaats in maart en april.
Hoe ziet het proces van de deep-dive eruit?
Eerst wordt onderzocht of de gestelde hypotheses een realistisch beeld geven. Daarbij wordt bekeken of de noodzakelijke besparingen wenselijk en haalbaar zijn en wat de gevolgen zijn voor medewerkers en ‘klanten’. Na deze fase wordt een implementatieplan opgesteld.
Hoe kunnen we door bundeling efficiëntie bereiken?
We kunnen efficiëntie bereiken doordat we meer onderling uitwisselen, van elkaar leren, opvang bij ziekte en vakantie, elkaar versterken en betere samenwerking.
Hoe gaan we om met verschillen in ervaring tussen medewerkers?
Door ervaringen diepgaand te bespreken tijdens de deep-dive, waarbij alle perspectieven worden meegenomen.
Hoe verhoudt de Basisdienstverlening zich tot het UFO-profiel?
Het UFO-profiel is het uitgangspunt, maar de daadwerkelijke dienstverlening is gedetailleerder. UFO is een abstracte schets van de werkzaamheden, niet de volledige weergave.
Hoe wordt omgegaan met werkgroepen binnen het programma?
Werkgroepen krijgen duidelijke opdrachten en worden ondersteund met formats en templates via het programma en de projectmanager.
Hoe verloopt de communicatie gedurende het traject?
Elke fase wordt afgesloten met een bijeenkomst en er worden tussentijdse updates gedeeld met alle betrokkenen. Ook zijn er afstemmings- en feedbackmomenten.
Heeft de bezuiniging binnen faculteiten invloed op dit proces?
Nee. De bezuinigingen binnen faculteiten staan los van de besparingen binnen de kolommen.
Wanneer is een besparing echt in de kolom gerealiseerd?
Een besparing telt mee als deze werkelijk binnen de kolom wordt gerealiseerd en de kolom de kosten eind 2029 ten opzichte van eind 2024 afgenomen zijn.
Kunnen er ook besparingen worden gerealiseerd buiten personeelskosten?
Mogelijk in beperkte mate, maar het grootste deel van de besparingen zal uit personele kosten moeten komen.
Hoe verhoudt de besparingsopdracht AZ zich tot de opgave van andere kolommen?
Iedere kolom heeft een dezelfde opdracht, maar met een ander gekoppeld bedrag.
Wat is de klankbordgroep, en hoe ziet dat eruit?
De klankbordgroep fungeert als sparringpartner. Zij denkt mee over ingebrachte ideeën en geeft daarop reacties in de vorm van meningen, adviezen en aandachtspunten.
Wordt er ook naar de onderlinge relaties tussen de (deel)kolommen gekeken? Het grotere geheel kan invloed hebben op de haalbaarheid en wenselijkheid en juist zaken mogelijk maken.
Dit komt terug in de volgende stap in de deep-dive fase, bij de werkgroepen. De hypotheses worden uitgewerkt tot bespaarinitiatieven en daarin worden de bespaarinitiatieven meegenomen van andere kolommen meegenomen.
De groep MOA’s is heel divers. Als je alles bij elkaar zet, werkt dat niet. Het maakt het werk ook niet meer leuk.
We onderzoeken wat goed werkt en wat verbeterd kan worden. Er is aandacht voor de eigenheid van groepen, instituten en afdelingen. Er zijn zowel sterke als minder geslaagde voorbeelden van bundeling. Waar bundeling wel werkt, is in het delen van expertise en het leren van elkaar. Daarom is het belangrijk scherp te bepalen wat behouden moet blijven, wat verder versterkt kan worden en waar samenwerking zinvol en wenselijk is.
Wordt er ook gekeken waar we als universiteit en kolom nog wat extra kunnen inverdienen in plaats van alleen maar besparen?
Ja, RU-breed wordt hiernaar gekeken, niet zozeer binnen de kolommen.
Is investering ook nodig in systemen en kan dat ook? Zeker in ICT kan er meer geïnvesteerd worden.
Ja. We kijken welke investeringen eventueel nodig zijn en nemen dat mee in de business cases.
Wanneer vindt de implementatie zelf plaats?
Dat is afhankelijk van wat er geïmplementeerd moet worden. Hopelijk kan dat snel na de zomer opgepakt worden.