Interne verhuizing Maria Montessorigebouw

1. Waarom reduceren we eigenlijk in kantoorruimte? 

De reductie van m2 kantoorruimte is noodzakelijk om onze bezuinigingen te realiseren en een reorganisatie binnen het wetenschappelijk personeel te voorkomen. Aangezien de huidige bezettingsgraad van het Maria Montessorigebouw tijdens kantooruren (meting 2024-2025) gemiddeld 32,5% en op de piekuren niet hoger is dan 40,8%, is deze teruggave mogelijk en blijven er voldoende werkplekken beschikbaar voor alle medewerkers binnen FSW. De reductie van m2 levert circa 0,8 miljoen euro per jaar op.  

2. Wie heeft dit besluit genomen? 

Het besluit is genomen door het faculteitsbestuur, na bespreking met de opleidings- en onderzoeksdirecteuren. Het besluit in onderdeel van de bezuinigingsmaatregelen van FSW en zijn besproken met de FGV. In de projectgroep is ook de OC meegenomen als lid om zo goed mogelijk uit te leggen wat er gaat gebeuren en advies te vragen. 

3. Wat gebeurt er met mijn vaste werkplek? 

Werkplekken worden meer gedeeld met elkaar. Hierbij zal rekening gehouden worden met specifieke behoeften (bijvoorbeeld voor concentratiewerk, privacy of toegankelijkheid). Daarnaast worden er bureaus bijgeplaatst op de kantoren, waar dit mogelijk en noodzakelijk is. 

4. Wat gebeurt er met mijn ICT-voorzieningen? 

Alle werkplekken zijn al in gebruik en voorzien van de benodigde ICT voorzieningen. Neem je laptop mee naar huis zoals je gewend bent. En pak eventuele ICT Arbovoorzieningen in. Een niet standaard setup mag van verhuisstickers worden voorzien zodat de verhuisdienst deze kan overplaatsen. (Standaard ICT setup bestaat uit dockingstation, toetsenbord, muis en beeldschermen). Mocht je op je nieuwe werkplek ICT problemen ondervinden, kan je telefonisch contact opnemen met huisvesting. 

5. Hoe wordt bepaald in welk kantoor ik kom te zitten? 

Het faculteitsbestuur heeft bepaald welke delen van het gebouw beschikbaar worden gesteld aan welke onderzoeksinstituten met bijbehorende opleidingen en het faculteitsbureau. Binnen deze delen hebben de MD’s van de onderzoeksinstituten op basis van een overzicht van het aantal medewerkers en fte’s een ‘vlekken’ plan gemaakt per afdeling (onderwijs en onderzoek). Binnen deze vlekken maken de MD’s (DCC), afdelingsvoorzitters (BSI en RSCR) en facilitair manager (faculteitsbureau) met behulp van de managementassistenten een indeling naar medewerker. 

6. Wanneer hoor ik wat mijn werkplek is? 

Uiterlijk 1 september 2025 via de Managing Director of afdelingsvoorzitter.

7. Op welke wijze zijn de vlekken bepaald en is deze verdeling eerlijk tot stand gekomen? 

Voor de berekening en toewijzing van benodigde ruimte is gebruik gemaakt van het Radboud breed gebruikt ruimtebehoefte model van Radboud Duurzaam Werken. Dit model gaat uit van: 

• een toe te kennen standaard aantal m2 per fte op basis van vastgestelde “norm integrale werkplek”. Dit standaard aantal m2 bedraagt 9,5 per fte.
• een gemiddelde aanwezigheid van personeel van 70% van de aanstelling op campus
• een opslagfactor voor aanwezigheid van (extern) personeel met 0-urencontracten, zoals buitenpromovendi en bijzonder hoogleraren. Dit is per eenheid bepaald met behulp van de aanwezigheidscontracten, en
• een opslagpercentage voor “inpassingsverlies” van personeel.
• E.e.a. uiteindelijk resulterend in een aantal toe te kennen werkplekken per eenheid 

8. Wordt er rekening gehouden in de verdeling van werkplekken met medewerkers met speciale voorzieningen? 

Ja, deze zijn in beeld en worden meeverhuisd. 

1. Vanaf wanneer kan ik inpakken? 

Begin juli zijn de verhuisdozen in de huiskamers geplaatst, zodat iedereen die vast wilt inpakken, dit kan doen. De deadline hiervoor is 18 september. 

2. Wat moet ik precies inpakken? 

Bekijk de verhuischecklist op deze webpagina voor meer informatie.

3. Krijg ik hulp bij het inpakken/verhuizen van mijn spullen? 

Iedere medewerker pakt zelf zijn spullen in. Verhuisdozen zijn te vinden in de huiskamers. Er worden ook stickers geleverd. Op deze sticker schrijf je je naam en toekomstig kamernummer (zodra deze bekend is). De verhuisdozen worden verhuisd om de overlast zoveel mogelijk te beperken.  

Er zijn extra papiercontainers aangevraagd. Deze worden in de huiskamers geplaatst. 

4. Kan ik meedenken over de inrichting of voorzieningen? 

In principe blijft al het huidige meubilair en inrichting staan. In de periode van oktober tot en met december 2025 zal er gekeken worden of er incidenteel nog aanpassingen nodig zijn in de inrichting van de werkplekken. 

Specifiek arbomeubilair wordt meeverhuisd. Daar kun je verhuisstickers op het meubilair plakken met daarop jouw naam en de ruimte waar het heen moet.    

5. Kunnen er extra meubels (bureaus / kasten) bijgeplaatst worden op de kamers? 

In enkele ruimtes wel, in de meeste kamers niet. Dit hangt samen met wettelijke vereisten rondom ventilatie en brandveiligheid. Als je vragen hebt of de mogelijkheden in specifieke kamers dan kan je contact opnemen met thuis [at] socsci.ru.nl (thuis[at]socsci[dot]ru[dot]nl).  

6. Waar kan ik specifieke wensen doorgeven over mijn werkplek? 

Verschillende collega’s zijn op dit moment bezig met het verdelen van de werkplekken over de afdelingen. Als je specifieke wensen of aandachtspunten ten aanzien van de kamerindeling onder de aandacht wilt brengen (zoals met wie je graag een kamer deelt) dan kan dit bij de volgende contactpersonen: 

• DCC en AI (managementassistent van de afdeling), Mieke van Holstein
• BSI
  • Eenheid AO Brigitte Claessens
  • Eenheid SCP Johan Karremans
  • Eenheid KLP Mike Rinck en Elisa Koehof
  • Eenheid ON Toon Cillessen en Marieke van Lier
  • Eenheid OLO Ard Lazonder
  • Eenheid OGG Jacqueline Vink, Lanneke van Dreumel en Christel Tielen
  • Eenheid CW Marieke Fransen
• Opleiding PWO Ron Scholte
• Opleiding Psychologie Rob Holland en Diana Holland - Berends
• RSCR
  • Afdeling CAOS Gerben Nootenboom
  • Afdeling Sociologie Gerbert Kraaijkamp
  • Afdeling Gender & Diversity Marieke ten Brink
• Faculteitsbureau Esther Huijs en Marjolein Rikken 

7. Wat als ik moeite heb met de verandering? 

Een verhuizing heeft impact. De overgang wordt zorgvuldig aangepakt. Merk je dat je meer moeite hebt met veranderingen, dan kan je je zorgen bespreken met je leidinggevende of delen met thuis [at] socsci.ru.nl. Vanuit HR worden er na de zomer diverse trainingen aangeboden waar je als medewerker aan kunt deelnemen. Lees meer over deze trainingen.  

1. Verandert er iets voor de studenten of proefpersonen (laboratoria)? 

Er wordt alleen kantoorruimte verminderd. Laboratoria en onderwijszalen worden in stand gehouden. 

2. Wat gebeurt er met de onderwijsruimtes? 

Er wordt alleen kantoorruimte verminderd. Onderwijszalen worden in stand gehouden. 

1. Wanneer vindt de verhuizing plaats? 

De verhuizing staat gepland van 22 september tot en met 30 september. De exacte verhuisdata zijn nog niet bekend en zullen vóór 11 september bekend zijn. We proberen de verhuizing zo goed mogelijk in te plannen om de overlast zoveel mogelijk te beperken.   

2. Wordt er rekening gehouden in de verdeling van werkplekken met medewerkers met speciale voorzieningen? 

Ja, deze zijn in beeld en worden meeverhuisd. 

3. Waar kan ik terecht in de verhuisweek wanneer ik toch op de campus moet werken? 

Indien je voor onderwijs een werkplek in Maria Montessorigebouw moet werken, geef dit dan na 11 september door aan team Huisvesting (thuis [at] socsci.ru.nl (thuis[at]socsci[dot]ru[dot]nl)). Team Huisvesting zal een beperkt aantal plekken in de verhuisweek beschikbaar stellen hiervoor. 

4. Kunnen we niet wat later verhuizen dan 1 oktober? 

Nee. We hebben financieel de ruimte niet om later dan 1 oktober te verhuizen. We begrijpen dat de timing ongelukkig is, middenin het eerste blok van het nieuwe collegejaar. We proberen de overlast zoveel mogelijk te beperken door bijvoorbeeld tijdig verhuisdozen beschikbaar te stellen en een goede verhuisplanning te maken.   

1. Wat gebeurt er met mijn vaste werkplek? 

Werkplekken worden meer gedeeld met elkaar. Hierbij zal rekening gehouden worden met specifieke behoeften (bijvoorbeeld voor concentratiewerk, privacy of toegankelijkheid). Daarnaast worden er bureaus bijgeplaatst op de kantoren, waar dit mogelijk en noodzakelijk is. 

2. Moet ik straks op vaste dagen naar kantoor komen? 

De faculteit blijft hybride werken stimuleren. In overleg met je leidinggevende wordt bekeken wat past bij jouw functie en team. Voor sommige functies blijft fysieke aanwezigheid wel nodig. Op basis van het aantal werkplekken en fte’s is berekend dat er gemiddeld 70% van de aanstelling in het MM gewerkt kan worden. Gezien de huidige bezettingsgraad in het gebouw (op piekmomenten 40,8%) verwachten we dat ook na de verhuizing voor iedereen voldoende werkplekken zijn binnen het gebouw.    

3. Hebben we straks nog voldoende overlegruimtes? 

Als we kantoorruimtes teruggeven dan geven we ook de vissenkommen en overlegruimtes in de betreffende gangen terug. We zullen dan ook na 1 oktober moeten kijken of er voldoende overlegruimten zijn, daarnaast zullen we kijken of er alternatieven (financieel) mogelijk bij te plaatsen zijn.

Goed om ook in de gaten te houden: bij de vergaderzalen blijkt regelmatig dat deze leegstaat, terwijl de vergaderruimte volgens het systeem wel gereserveerd is. Het wordt nog belangrijker om de vergaderruimtes te annuleren op het moment dat bekend is dat een vergadering niet doorgaat. 

4. Kunnen we de overlegruimtes (vissenkommen) straks reserveren? 

Nee. Het is een bewuste keuze de vissenkommen niet op te nemen in het reserveringssysteem. Door deze ruimtes niet op te nemen in het reserveringssysteem zijn ze beschikbaar voor iedereen die op dat moment een ruimte nodig heeft. Dit zorgt ervoor dat er veel gebruik gemaakt wordt van deze ruimtes. Bij ruimtes die wel gereserveerd kunnen worden, zien we dat ze vaak leeg staan omdat reserveringen lang van tevoren gemaakt worden en vaak niet tijdig worden geannuleerd wanneer een afspraak wordt verzet.  

5. Komen er meer lopers beschikbaar om de ruimtes die we hebben flexibeler te kunnen gebruiken? 

Er wordt momenteel gekeken hoe we de kantoren flexibeler beschikbaar kunnen maken. Zo hebben we een offerte opgevraagd om de sloten te vervangen door paslezers, per kantoor of per gang en wordt er gekeken of we meer lopers beschikbaar kunnen stellen. Daarnaast is het ook van belang dat iedere medewerker die een loper leent, deze zo snel mogelijk na openen en sluiten weer terughangt in de sleutelkast zodat een collega deze ook weer kan gebruiken. Verdere uitwerking van paslezers en lopers volgt zo spoedig mogelijk.  

1. Wat gebeurt er met de ruimtes die we vrij maken? 

De ruimtes die we vrijmaken, worden opnieuw verhuurd door de divisie Campus & Facilities van de Radboud Universiteit aan andere onderdelen van de universiteit. Vanuit de faculteit zijn we in gesprek met Campus & Facilities over potentiële huurders. In overleg met de faculteit worden de ruimtes opnieuw verhuurd. Hierbij sturen we op samenwerking en toegevoegde waarde. We proberen de vrijgekomen ruimte in het Maria Montessorigebouw op te vullen met onderdelen van de universiteit die interessante samenwerkingspartners zijn of kunnen worden voor FSW.    

2. Wordt de huurprijs per m2 niet gewoon verhoogd als we kantoorruimte vrij maken? 

Nee. Hier hebben we harde afspraken over gemaakt op universitair niveau. Het teruggeven van m2 en tijdelijke leegstand wordt niet doorberekend in de huurprijs.  

3. Wat schiet de universiteit als geheel ermee op dat wij m2 terug geven? 

Ook andere faculteiten geven kantoorruimte terug. Hierdoor zijn we als universiteit in staat gebouwen af te stoten, gebouwen (deels) extern te verhuren om extra inkomsten te genereren en externe huur van gebouwen te voorkomen bij grootschalige renovatietrajecten die noodzakelijk zijn in verband met wet- en regelgeving. De divisie Campus & Facilities is druk bezig om concrete plannen uit te werken op basis van de teruggegeven m2.    

4. Zijn de ruimtes dan ook direct per 1 oktober opnieuw verhuurd? 

Nee. Dit is momenteel nog niet duidelijk. Er worden gesprekken gevoerd met teams, afdelingen en onderdelen van de universiteit die wij graag in het gebouw zouden verwelkomen. De regie op dit proces ligt bij Campus & Facilities. Campus & Facilities overlegt pakt dit op in nauwe afstemming met het faculteitsbestuur van FSW. Welke onderdelen daadwerkelijk naar het Maria Montessorigebouw verhuizen en of deze verhuizing direct per 1 oktober kan plaatsvinden is nog onduidelijk. Het kan zijn dat de ruimtes die we achterlaten niet direct per 1 oktober weer gevuld zijn. Dit betekent dat de ruimtes tijdelijk leeg staan. Dit voelt heel dubbel, maar kan straks wel de realiteit zijn waar we mee te maken krijgen. Als faculteit hebben we gevraagd of we later kunnen verhuizen met verlaging van de huurkosten per 1 oktober. Dit was helaas niet mogelijk.  

5. Levert het faculteitsbestuur zelf ook ruimte in? 

Ja. Een groot deel van het faculteitsbestuur deelde al een kamer en blijft dit vanaf 1 oktober ook doen.    

1. Wat als ik moeite heb met de verandering? 

Een verhuizing heeft impact. De overgang wordt zorgvuldig aangepakt. Merk je dat je meer moeite hebt met veranderingen, dan kan je je zorgen bespreken met je leidinggevende of delen met thuis [at] socsci.ru.nl. Vanuit HR worden er na de zomer diverse trainingen aangeboden waar je als medewerker aan kunt deelnemen. Lees meer over deze trainingen.