Radboud Universiteit
Bekijk wat jij kan doen om veilig te werken en jouw informatie en die van de universiteit te beschermen tegen kwaadwillenden.
Als medewerker van de Radboud Universiteit krijg je elke dag veel en diverse soorten informatie onder ogen. Die informatie heb je nodig om je werk te kunnen doen. Bekijk wat jij kunt doen om verantwoord en bewust te werken, leer cybercrime herkennen en weet hoe je veilig gegevens opslaat en deelt.
Het beschermen van je gegevens begint met het gebruik van sterke/veilige wachtwoorden. Hiermee bescherm je informatie op je computer en smartphone maar ook je e-mail, sociale media en data in de cloud. Door gebruik te maken van tweestapsverificatie (MFA) voeg je nog een extra beveiliging toe. Sla informatie op de juiste plaats op en ben je ervan bewust met wie je de informatie al dan niet deelt.
Het beveiligen van diverse (online) applicaties en devices (pc, laptop, telefoon) begint met een veilig en sterk goed wachtwoord. Deze zijn persoonsgebonden en mogen niet met anderen worden gedeeld. Bekijk hoe je een veilig wachtwoord kiest:
Naar veilig wachtwoord instellen
Met multifactorauthenticatie (MFA), ook wel tweestapsverificatie (2FA) genoemd, voeg je een extra factor toe om in te kunnen loggen. Voor veel systemen van de Radboud Universiteit is MFA al ingesteld.
Ook voor al je andere (werk- en privé-) accounts is het verstandig om te kiezen voor MFA. De kans dat je gehackt wordt, neemt daarmee drastisch af omdat je naast je gebruikersnaam en wachtwoord dan nog een tweede stap moet voltooien om te laten zien dat jij het echt bent (bv. middels een code die je ontvangt via een sms of in een zogenoemde Authenticator-app). MFA maakt het hackers moeilijk en helpt voorkomen dat je accounts gehackt worden.
Ga bewust om met het versturen, delen of verspreiden van (vertrouwelijke) informatie. Sla informatie op een centrale, goed beveiligde plek op. Door anderen toegang te geven tot die centrale plek weet je wie er bij kan. Het voorkomt dat gegevens rondzwerven in jouw e-mail, de e-mail van andere mensen en op andere plekken. Je verkleint hiermee de kans op datalekken en zorgt dat je werk overdraagbaar is naar collega's tijdens vakantie of wanneer je langere tijd afwezig bent.
Bestanden kun je op meerdere locaties veilig opslaan en delen. Afhankelijk van hoe vertrouwelijk de informatie is en met wie je de bestanden wilt delen biedt de Radboud Universiteit verschillende opties voor opslaglocaties.
Bestanden veilig opslaan en delen
Onderzoeksdata opslaan en delen
Om bestanden gemakkelijk veilig op te slaan, te synchroniseren en te delen binnen de organisatie gebruik je OneDrive, Teams, werkgroepmappen of SURFdrive.
Word je gevraagd je identiteitsbewijs toe te sturen? Voorkom misbruik met de KopieID-app van de Rijksoverheid.
Meer over de KopieID-app
In de dagelijkse praktijk loopt e-mail vaak over onbeveiligde verbindingen. Dat maakt gewone (onbeveiligde, niet versleutelde) e-mail geen goed medium voor de uitwisseling van vertrouwelijke gegevens. Het risico bestaat dat de communicatie onderweg onderschept wordt door onbevoegden.
Ook het gebruik van online gratis tools voor het verzenden van grote bestanden zoals WeTransfer vormt een risico. Je hebt geen controle meer over de informatie en bij het versturen van bestanden naar de verkeerde persoon is er geen correctie of preventieve maatregel meer mogelijk om onbevoegde inzage te voorkomen.
Met SURFfilesender kun je veilig en versleuteld (grote) bestanden versturen. Je kunt hierbij denken aan e-mailverkeer over personeelscasussen met externe partijen, e-mailverkeer met stagebedrijven, andere universiteiten, documenten met handtekeningen, opleidingsdossiers, etc.
De Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG) bepaalt dat we zorgvuldig om moeten gaan met persoonsgegevens. Alle informatie die herleidbaar is naar een persoon, is een persoonsgegeven. Wil je nieuwe persoonsgegevens gaan gebruiken, of bestaande persoonsgegevens op een andere manier gaan gebruiken, dan moet je dit melden bij de Privacy Officer van je afdeling.
De AVG schrijft voor dat voor persoonsgegevens die worden verwerkt, passende technische en organisatorische maatregelen worden genomen. Dit betekent dat elke medewerker rekening moet houden met het tijdig pseudonimiseren en anonimiseren van persoonsgegevens. Zie hiervoor de Radboud-richtlijnen:
De gebouwen op onze campus kennen een open karakter. Dat betekent dat je bijna overal kunt komen zonder extra toegangscontroles (uitzonderingen daargelaten). Door dit open karakter is het belangrijk dat we alert zijn op onze spullen, informatie, (on)bekenden die rondlopen en hoe we onze werkplekken achterlaten. Op alle afdelingen wordt met vertrouwelijke informatie gewerkt. Om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie verloren gaat of bij anderen terecht komt, is het belangrijk iedere dag bewust om te gaan met informatie.
Met werkplek bedoelen we de plek waar je op dat moment je werk doet. Dit kan dus op kantoor zijn, maar ook thuis of onderweg.
Het principe van ‘clean desk en clear screen’ is een maatregel die voorkomt dat onbevoegden eenvoudig toegang krijgen tot vertrouwelijke informatie op jouw werkplek wanneer je er even niet bent.
Clean desk betekent dus simpel gezegd dat je vertrouwelijke informatie opbergt gedurende je afwezigheid. Dit houdt in dat je vertrouwelijke fysieke informatie opbergt in kasten die op slot kunnen.
Clear screen betekent dat je altijd je scherm vergrendelt zodra je je werkplek verlaat, óók als dit voor een korte periode is.
Je kunt je Windows computerscherm eenvoudig vergrendelen door gebruik te maken van de toetsencombinatie Windows-toets + L.
Om je 'Apple-scherm' te vergrendelen gebruik je: CTRL + CMD + Q.
Vergaderruimten zijn vaak uitgerust met een flip-over of whiteboard. Veeg deze na overleg altijd schoon om het lekken van gevoelige of vertrouwelijke informatie te voorkomen.
Zodra je gaat printen creëer je mogelijk fysieke vertrouwelijke informatie. Het is dus belangrijk dat je rekening houdt met een aantal randvoorwaarden die betrekking hebben op veilig printen:
Werk je weleens vanuit huis, de trein of op een externe locatie? Zorg ook dan dat je veilig en verantwoord werkt. Er is geen onderscheid tussen thuis-, onderweg of op kantoor werken. Overal gelden dezelfde regels m.b.t. het veilig werken.
Apparaten van de universiteit zijn voorzien van diverse basisprogramma’s. Een overzicht van beschikbare software vind je in het software-overzicht. Als student en medewerker kun je ook gebruik maken van (voordelige of gratis) aanvullende software.
Lukt het niet om software te installeren? Neem dan contact op met de ICT Helpdesk.
Heb je vragen over hoe jouw werkzaamheden ondersteund (kunnen) worden door ICT? Neem dan contact op met het team van informatiemanagement.
Vanwege de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) komt het erg nauw hoe persoonsgegevens verwerkt mogen worden bij de inzet van ICT-middelen in onderwijs, onderzoek en ondersteuning. Privacywetgeving en informatiebeveiliging schrijven voor dat elke organisatie, vooraf aan het gebruik van software en digitaal materiaal, bekijkt wat de invloed hiervan is op privacy en informatiebeveiliging. Dit kan namelijk specifieke maatregelen tot gevolg hebben.
Voor ondersteuning hierbij kun je terecht bij de contactpersonen informatiebeveiliging of contactpersonen privacy.
Maak daarom gebruik van goedgekeurde software. De Radboud Universiteit biedt ondersteuning voor software met een campuslicentie. Ook zijn er afspraken gemaakt met de leveranciers over de wijze waarop zij persoonlijke data verwerken en welke veiligheidsmaatregelen zij daarvoor hebben getroffen. Deze afspraken zijn vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.
Goedgekeurde software kun je zelf installeren via het Software center. Als dit niet lukt of als je aanvullende software nodig hebt voor je werk kun je dit aanvragen via de ICT Helpdesk of via de informatiemanager van jouw divisie of faculteit.
Gratis programma’s die door externe partijen worden aangeboden verzamelen vaak allerlei persoonsgegevens. Daarom raden we het gebruik hiervan sterk af.
Denk bijvoorbeeld aan programma's als Google Translate, WeTransfer of Trello. Bij het gebruik van dit soort tools weet je niet waar de informatie opgeslagen wordt en door wie deze kan worden ingezien. Je hebt geen controle meer over de informatie. Bovendien loop je bij gratis online tools het risico dat je onbedoeld je auteursrecht afstaat.
Er zijn verschillende ICT-tools beschikbaar die docenten in het onderwijs kunnen inzetten, die veilig te gebruiken zijn en veelal zonder bijkomende kosten voor de faculteiten beschikbaar zijn.
Werk bij voorkeur met een door de Radboud Universiteit beheerde PC of laptop, op een medewerkersplek of studiewerkplek. Deze zijn namelijk voorzien van verschillende veiligheidsmaatregelen, zoals een firewall en anti-malware als versleuteling van je harde schijf. Gebruik je toch een eigen device neem dan zelf veiligheidsmaatregelen:
Er zijn allerlei manieren waarop cybercriminelen je in de val proberen te lokken. Iedereen heeft wel eens phishingmails ontvangen, maar er zijn nog veel meer andere manieren die criminelen inzetten om je gegevens te ontfutselen of geld afhandig te maken.
Een veelgebruikte vorm van cybercriminaliteit is phishing per e-mail. Maar er wordt ook gevist met behulp van SMS, WhatsApp of simpelweg door te bellen. Phishingmails zijn bijna niet van echte e-mails te onderscheiden zijn en met behulp van AI worden pogingen alsmaar geavanceerder. Men kan bijvoorbeeld ook de stem van iemand vrij eenvoudig nabootsen en misbruiken. Waar kun je op je werk onder andere mee te maken krijgen?
Bij phishing maakt men gebruik van een e-mail/SMS of appje om je in de val te lokken. De kwaliteit van de berichten worden alsmaar beter en zijn haast niet van echt te onderscheiden. Door op een link of een bijlage in het bericht te klikken zetten criminelen ongemerkt een programma op je apparaat om vanuit daar toegang te krijgen tot je gegevens of verder een organisatie binnen te dringen. Hiervoor bouwen ze bijvoorbeeld een nep-website.
Meer over herkennen en melden van phishing
Bij deze vorm van cybercrime wil men jou of de universiteit geld afhandig zien te maken en is er geen sprake van een bijlage of link met een virus. De cybercrimineel heeft meestal vooraf al informatie verzameld over de organisatie en medewerkers. Vervolgens doet de crimineel zich voor als een bekende (collega of partner) en vraagt de geadresseerde om informatie te delen of iets te betalen. Dit gebeurt onder andere via e-mail maar ook telefonisch.
Bij CEO-fraude is een vorm van spoofing waarbij de crimineel zich voordoet als je leidinggevende of de hoogste persoon van de organisatie (bijvoorbeeld een lid van het CvB). Een typisch voorbeeld van CEO-fraude is een verzoek aan een medewerker van de financiële administratie om, buiten de normale procedure om, een spoedbetalingen te doen of cadeaubonnen te kopen omdat de persoon dat zelf even niet kan.
Niet alleen een link kan je naar een verkeerde site lokken maar men maakt tegenwoordig ook gebruik van QR-codes om je door te verwijzen naar dubieuze websites (nepwebwinkels) of apps die je gegevens willen bemachtigen.
Het komt ook voor dat men over een legitieme QR-code een kwaadaardige QR-code plakt.
Op een nepwebsite is men uit op gevoelige informatie of wil men dat je een aankoop doet, die nooit wordt geleverd. Meestal kom je op zo’n site via een phishing-mail of valse QR-code, maar je kunt er ook toevallig opkomen.
Bij een datalek komen er (per ongeluk) persoonsgegevens vrij, of wordt data per ongeluk gewijzigd of vernietigd. Er is dus toegang tot persoonsgegevens verkregen zonder dat dit mag of dat dit de bedoeling is geweest. Ook als dat nog niet is gebeurd, maar de kans bestaat dat dat gaat gebeuren, is iets een datalek.
Een beveiligingsincident vindt plaats wanneer de beschikbaarheid, vertrouwelijkheid of integriteit van informatie wordt verstoord. Bij een beveiligingsincident kun je denken aan besmettingen met virussen en/of malware, diefstal/verlies van je laptop, ongeautoriseerde toegang tot vertrouwelijke gegevens en phishing e-mails.
Datalek of beveiligingsincident melden
Phishing kun je ook melden via 'bericht rapporteren' in Outlook, datalekken en beveiligingsincidenten via de ICT Helpdesk.
Heb je vragen of wil je meer informatie? Neem gerust contact op.