Als wetenschappelijke instelling is het voor de Radboud Universiteit en het Radboudumc van groot belang goed geïnformeerd te zijn over de input, output en impact van het wetenschappelijk onderzoek dat binnen de instelling wordt verricht. Deze informatie over het onderzoek wordt systematisch verzameld in het onderzoeksinformatiesysteem (CRIS; Current Research Information System) van de Radboud Universiteit en het Radboudumc, en dient als basis voor de onderzoeksverantwoording van de instellingen.
Onderzocht is of het huidig CRIS (Metis/RIS) geschikt is als toekomstig CRIS van de Radboud Universiteit en het Radboudumc. De informatiebehoefte is veranderd onder andere vanuit strategische doelen van de Radboud Universiteit (RDM beleid, Open Science, Erkennen en waarderen). Geadviseerd is om het CRIS te vervangen.
Wat verandert er?
De implementatie van een nieuw CRIS betekent een directe verbetering voor onderzoekers en de universiteit:
- Meer zichtbaarheid en impact: Onderzoekers krijgen beter inzicht in hun eigen onderzoeksprestaties en kunnen deze gemakkelijker zichtbaar maken voor peers, subsidieverstrekkers en het brede publiek.
- Efficiëntere onderzoeksadministratie: Het nieuwe systeem vermindert de administratieve last door geautomatiseerde koppelingen met andere systemen, waardoor handmatige invoer en dubbele registratie worden geminimaliseerd.
- Betere data-kwaliteit en rapportages: Onderzoekers en beleidsmakers kunnen sneller en eenvoudiger kwalitatieve rapportages genereren, die helpen bij strategische keuzes en verantwoording.
- Eenvoudigere samenwerking en open science: Het systeem sluit beter aan bij nationale en internationale ontwikkelingen, waardoor samenwerking met andere instellingen en het delen van onderzoeksgegevens wordt vereenvoudigd.
Niet alleen wordt het systeem vernieuwd, maar ook de bijbehorende processen en de manier waarop onderzoeksdata worden beheerd en gebruikt, worden geoptimaliseerd.
Aanpak
Vanwege de omvang van het project en de beheersbaarheid van de verschillende projectresultaten wordt het project gesplitst in drie deelprojecten die als zelfstandige onderdelen worden uitgevoerd, maar wel toewerken naar één eindresultaat: vervanging CRIS.
- Deelproject 1 - Processen en organisatie
Vaststellen van nieuwe werkwijzen en ondersteuning voor onderzoekers. - Deelproject 2 - Aanschaf en implementatie nieuw CRIS
Selecteren en invoeren van het nieuwe CRIS. - Deelproject 3 – Overgang van aanvullende functionaliteiten
Integratie van bestaande tools zoals ‘RIS for students’ en de DMP-tool.
Planning
Fase 1 Voorbereiding (december 2024-april 2025)
- Informatieanalyse: uitwerking van bedrijfsbehoefte en vaststellen welke processen een nieuw CRIS dient te ondersteunen (deelproject 1).
- Marktverkenning: informatie verzamelen over de markt van research information systemen en de oplossingen die worden aangeboden (deelproject 2).
- Herinrichting niet-CRIS functionaliteit: onderzoek alternatieve oplossingen voor niet standaard CRIS-functionaliteit in Metis; ‘RIS for students’ en de ‘DMP-tool’ (deelproject 3).
Fase 2 Aanschaf nieuw CRIS (mei – december 2025)
- Governance: opstellen procesafspraken en beleid, voorstel ondersteuningsstructuur (deelproject 1).
- Europese aanbesteding: voorbereiding en uitvoer aanbesteding tbv aanschaf nieuw CRIS (deelproject 2).
- Herinrichting niet-CRIS functionaliteit: herinrichting ‘RIS for students’ en de ‘DMP-tool’ (deelproject 3).
Fase 3 Implementatie nieuw CRIS (2026)
- Governance: Inrichting ondersteuningsorganisatie (deelproject 1)
- Implementatie: Configuratie, koppelingen en migratie gegevens Metis naar het nieuwe CRIS (deelproject 2).
- Herinrichting niet-CRIS functionaliteit: herinrichting ‘RIS for students’ en de ‘DMP-tool’ (deelproject 3).
Fase 4 Livegang en uitfasering Metis (2027)
In gebruik name nieuw CRIS.
Fase 5 Nazorg (2027)
Advies verdere doorontwikkeling CRIS (op basis van ontwikkelingen binnen en buiten de Radboud Universiteit en lessons learned).
Tot de daadwerkelijke overgang blijft het huidige systeem volledig operationeel, en bij de livegang wordt in één keer overgestapt naar het nieuwe CRIS met minimale impact voor onderzoekers en gebruikers.