Procedure bij het overlijden van een medewerker

Stappenplan

1. Acties leidinggevende

   • Informeer direct, zo mogelijk persoonlijk, de directe collega’s. Denk ook aan collega’s die niet aanwezig zijn (vakantie, ziekte, etc.).
   • Informeer de directeur van de divisie.
   • Wijs een contactpersoon aan die de regie neemt of neem zelf deze rol.
   • Ga met de directe collega’s na wie moeten worden geïnformeerd (denk aan contacten zowel binnen als buiten de universiteit). Spreek af wie dat doet/doen.
   • Informeer de directe collega’s zo snel mogelijk over plaats, datum en tijd van de uitvaartplechtigheid (als de directe collega’s welkom zijn).
   • Stel met de directe collega’s het in memoriam op, dat wordt geplaatst op Radboudnet, Radboud nieuwsoverzicht en in de Radboud nieuwsbrief (eventueel in samenwerking met de divisie Communicatie).
   • Stel met de directe collega’s de tekst op voor de rouwadvertentie.
   • Neem in het bericht voor Radboudnet ook de plaats, datum en tijd van de uitvaartplechtigheid op (uitsluitend als alle collega’s welkom zijn).
   • Regel, indien van toepassing, dat er een toespraak wordt gegeven door degene die door de nabestaanden is aangewezen.
   • Verzorg een bijeenkomst waar de collega’s in de gelegenheid worden gesteld om bij elkaar komen.

2. Acties contactpersoon (= leidinggevende of een collega namens de leidinggevende)

   • Informeer de HR-adviseur of diens vervanger en geef je naam, telefoonnummer en e-mailadres door. De HR-adviseur informeert de HR-medewerker of diens vervanger om de HR-zaken af te wikkelen. De HR-adviseur licht ook de Salarisadministratie in, zodat de financiën afgehandeld kunnen worden.
   • Neem telefonisch contact op met de nabestaanden en breng, indien gewenst, een bezoek aan de nabestaanden. Bespreek hierbij met de nabestaanden:
     • Is er hulp nodig van bijvoorbeeld de bedrijfsmaatschappelijk werker of de bedrijfsarts?
     • Stellen de nabestaanden een advertentie op prijs? Zo ja, in welke krant(en)? Radboud Services volgt de wens van de familie. De advertentie komt in de krant onder die van familie/vrienden etc.
     • Stellen de nabestaanden bloemen op prijs?
     • Stellen de nabestaanden een toespraak op prijs tijdens de uitvaartplechtigheid door iemand van het werk? Zo ja, wie?
     • Zijn de datum en plaats van de uitvaartplechtigheid al bekend? Zo nee, verzoek dit telefonisch of per mail door te geven (vergeet niet een telefoonnummer en e-mailadres aan de nabestaanden door te geven).
     • Stellen de nabestaanden het op prijs dat op de dag van de uitvaart de vlaggen halfstok hangen (gebeurt niet als de uitvaartplechtigheid op zaterdag is).
     • Informeer de nabestaanden dat de HR-adviseur enige dagen na de uitvaart contact zal opnemen in verband met de afwikkeling van de formele aangelegenheden (pensioenaanvraag, overlijdensuitkering, etc.).
   • Geef door aan de divisiedirecteur:
     • Of bloemen gewenst worden door de nabestaanden.
     • Of er een advertentie kan worden geplaatst.
     • Of de vlaggen halfstok kunnen worden gehangen op de dag van de uitvaartplechtigheid.

3. Acties divisiedirecteur

   • Informeer de Algemeen directeur en de andere directieleden van Radboud Services.
   • Informeer het College van Bestuur en de Adviseur strategische relaties. De Adviseur strategische relaties is relatiebeheerder vanuit het College van Bestuur en draagt zorg voor onder meer de condoleancebrief vanuit het College van Bestuur naar de familie.
   • Zorg voor het bloemstuk (indien de nabestaanden hiertegen geen bezwaar hebben). Te besteden bedrag € 75,00 + kosten lint.
   • Zorg voor condoleancebrief van de directie van Radboud Services (stem af over hoeveelheid brieven en bloemen vanuit organisatie. Doe dit, waar passend, samen).
   • Houd contact met de leidinggevende contactpersoon en HR-adviseur en help waar nodig.
   • Zorg voor plaatsing van de rouwadvertentie met ondertekening door directie Radboud Services. Contactpersoon is het Bestuurssecretariaat, tel +31 24 361 55 00.
   • Zorg ervoor dat op de dag van de uitvaart de vlaggen halfstok hangen (als de familie dat op prijs stelt). Contactpersoon is het Bestuurssecretariaat, tel +31 24 361 55 00.

4. Acties leidinggevende en/of contactpersoon (enige tijd na uitvaart)

   • Zorg ervoor dat de nabestaanden de tekst van het in memoriam ontvangen.
   • Vraag twee collega’s om gezamenlijk de werkplek leeg te maken en de persoonlijke bezittingen te verzamelen.
   • Breng de persoonlijke bezittingen naar de nabestaanden, of zorg ervoor dat dit gebeurt.
   • Zorg ervoor dat de diverse geautomatiseerde bestanden worden aangepast, zoals BASS/HRM, Bass Finlog, RBS, systeem van waaruit verzending plaatsvindt van algemene en andere e-mails, etc. Dit kan geregeld worden met de desbetreffende HR-medewerker, de Salarisadministratie en Functioneel beheer.
   • Zorg dat het e-mail account wordt opgeheven.
   • Denk aan de jaarlijkse herdenking van de overledenen in de Studentenkerk, contactpersoon is het Bestuurssecretariaat, tel +31 24 361 55 00.