Als een medewerker ziek wordt, ben je als leidinggevende verantwoordelijk voor de begeleiding van de medewerker in deze periode.
In gROW vind je een kennisclip die uitleg geeft over ziekteverzuimbegeleiding binnen de Radboud Universiteit.
Kort ziek
Een medewerker meldt zich persoonlijk ziek. Als leidinggevende mag je niet vragen naar de medische situatie en ook niet vastleggen, maar er zijn heel veel vragen die je wel kunt stellen (zie overzicht onderaan). Mogelijk kan iemand nog wel enkele werkzaamheden verrichten, waardoor het geen volledige ziekmelding hoeft te betreffen. Als leidinggevende spreek je met de zieke medewerker af wanneer je weer contact met elkaar opneemt over de stand van zaken. Het advies is om dat binnen 5 werkdagen te doen. Bij korte ziekte is het niet nodig om een afspraak te maken voor de medewerker bij de bedrijfsarts, maar maak je afspraken met je medewerker over wanneer de medewerker naar verwachting het werk hervat.
Langer ziek
Bij inschatting van een langere ziekte is het belangrijk dat je als leidinggevende een afspraak maakt voor je medewerker bij de bedrijfsarts. De bedrijfsarts is medisch specialist en een onafhankelijk adviseur van de medewerker en de Radboud Universiteit op het gebied van werk en gezondheid. Als een medewerker werkzaamheden niet meer kan uitvoeren vanwege ziekte, adviseert de bedrijfsarts over de mate van arbeidsongeschiktheid (wat betreft beperkingen in tijdsduur en in taken), over wanneer het weer verantwoord is om de werkzaamheden te hervatten en of daarbij aanpassingen nodig zijn. Bij ziekteverlof adviseert de bedrijfsarts medewerker en werkgever, volgens de regels en de procesgang van de Wet Verbetering Poortwachter. Het UWV heeft hiervoor een handige tool ontwikkeld waarbij je dit kunt koppelen aan je outlook agenda, zie Stappenplan bij ziekte werknemer | UWV. Zo houd je beter zicht op dit proces. Ter ondersteuning is ook een verzuimplaat ontwikkeld, dat in één overzicht aangeeft welke acties op welk moment van jou, de medewerker en de bedrijfsarts worden verwacht.
Re-integratie is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van zowel leidinggevende als medewerker. Om die reden koppelt de bedrijfsarts de adviezen daarover terug aan jou als leidinggevende, aan je medewerker en ook aan de HR adviseur, zodat jullie samen afspraken kunnen maken over wat mogelijk is. Je kan als leidinggevende contact opnemen met de bedrijfsarts om diens advies over de re-integratie, belastbaarheid en evt. aanpassingen in het werk verder te bespreken.
Afspraak maken bij de bedrijfsarts
Een medewerker kan ook zelf preventief een afspraak maken bij de bedrijfsarts. Je krijgt dan als leidinggevende geen terugkoppeling van dit gesprek. Als leidinggevende kun je ook preventief een afspraak maken bij de bedrijfsarts voor je medewerker. Deze preventieve afspraak maak je in overleg met je medewerker. In dat geval krijg je wel een terugkoppeling.
Meer informatie Wet verbetering poortwachter
Vragen stellen tijdens ziekte
Als een medewerker ziek is, is het belangrijk om te weten welke vragen je mag stellen aan een medewerker en welke niet. Belangrijk: als leidinggevende mag je niet vragen naar de aard van de oorzaak. De medewerker mag het wel vertellen, maar je mag dit als leidinggevende niet vastleggen.
De juiste vragen
- Wil je me vertellen wat er aan de hand is?
- Hoe gaat het?
- Heb je een idee hoe lang je afwezig bent?
- Zijn er aanpassingen nodig om weer aan het werk te kunnen?
- Zijn er mogelijkheden om thuis wat werk te verrichten?
- Zijn er zaken en/of werkzaamheden die overgedragen moeten worden?
- Wat spreken we verder af?
- Waar kan ik je tussentijds bereiken?
Wat je niet mag vragen
Je mag niet vragen naar de aard of oorzaak van de ziekte, zoals:
- Wat heb je precies?
- Heb je griep, rugpijn of iets ernstigs?
- Ben je zwanger?
- Welke medicijnen gebruik je?
Deze vragen vallen onder medische gegevens, en alleen een bedrijfsarts mag daar informatie over verzamelen.
Verlof opnemen tijdens ziekte
Medewerkers die langdurig ziek zijn, maar zich desondanks fit genoeg voelen om op vakantie te gaan, kunnen – indien zij daartoe in staat zijn – verlof opnemen. In dat geval dienen zij op de gebruikelijke manier verlof aan te vragen en nemen ze vakantiedagen op. Twijfel je erover of je medewerker hiertoe in staat is? Het kan lastig zijn om het gesprek hierover aan te gaan met je medewerker. De bedrijfsarts kan hierover advies geven.
Als een medewerker met verlof is, heeft die op dat moment geen re-integratie verplichting. Het vakantieverlof mag de re-integratie niet belemmeren.
Standaardformulieren wet verbetering poortwachter
Er is een aantal standaardformulieren die je als leidinggevende samen met de medewerker moet invullen voor de wet verbetering poortwachter. Dit standaardformulier dient ondertekend te worden door zowel jou als leidinggevende, als ook door de medewerker.