Regeling jaargesprekken

Op grond van het bepaalde in artikel 6.7 van de CAO Nederlandse Universiteiten stelt de werkgever in overeenstemming met het Lokaal Overleg nadere regels vast ten aanzien van het jaargesprek. Laatstelijk gewijzigd na instemming van de Ondernemingsraad tijdens de Afsluitende Gezamenlijke Vergadering op 20 oktober 2025 met ingangsdatum 10 november 2025.

Artikel 1 Begrippen

• Werknemer: de werknemer zoals bedoeld in de CAO.
• Leidinggevende: de functionaris aan wie de werknemer voor zijn werkzaamheden verantwoording verschuldigd is.
• Jaargesprek: een periodiek gesprek tussen de werknemer en de leidinggevende over de wijze waarop, mede gelet op het functioneren in het afgelopen tijdvak, de werknemer gedurende een af te spreken toekomstig tijdvak de functie zal vervullen, en over de voorwaarden waaronder zulks dient te geschieden (art. 6.7 CAO).
• Functie: het totaal van werkzaamheden dat door de werknemer verricht dient te worden overeenkomstig hetgeen is vastgelegd in de functieomschrijving.

Artikel 2 Doel en frequentie

1. Het jaargesprek is een wederkerig gesprek waarin uitwisseling plaatsvindt van gezichtspunten tussen leidinggevende en werknemer. Doel van het gesprek is het optimaliseren van het toekomstige functioneren van zowel de individuele werknemer als de afdeling c.q. het organisatie-onderdeel, en het optimaliseren van de ontwikkeling van de werknemer in relatie tot de doelstellingen van de organisatie.
2. Leidinggevende en werknemer voeren tenminste¹ eenmaal per jaar een jaargesprek. Beiden kunnen hiertoe het initiatief nemen. De leidinggevende is ervoor verantwoordelijk dat met elke werknemer jaarlijks een jaargesprek plaatsvindt.
3. College van bestuur, decanen en directeuren zijn verantwoordelijk voor regelmatige informatievoorziening aan en scholing van leidinggevenden en werknemers inzake het doel van jaargesprekken en de vaardigheden die nodig zijn om dit doel te bereiken.

Artikel 3 Deelnemers en informanten

1. Een jaargesprek vindt plaats tussen leidinggevende en werknemer.
2. a. De leidinggevende kan ten behoeve van het jaargesprek vooraf informatie inwinnen over het functioneren van de werknemer bij andere functionarissen
   b. Als zowel de werknemer als de leidinggevende hiermee instemmen kan het jaargesprek gevoerd worden met naast de hiërarchisch leidinggevende nog één andere leidinggevende.
3. Op verzoek van de werknemer of de leidinggevende kan de HR-adviseur bij het jaargesprek aanwezig zijn.

Artikel 4 Procedure

1. De leidinggevende maakt een afspraak met de werknemer voor het jaargesprek. De tijd tussen het maken van de afspraak en het daadwerkelijke gesprek dient zodanig te zijn dat er voldoende voorbereidingstijd bestaat.
2. Zowel de leidinggevende als de werknemer bereiden het jaargesprek voor. Hiervoor kan gebruik gemaakt worden van het digitale jaargesprekformulier.
3. Indien er tijdens of na afloop van het jaargesprek verschillen van inzicht over het verloop of de uitkomst van het jaargesprek ontstaan, kan de HR-adviseur optreden als bemiddelaar. Indien nodig kan daarna de leidinggevende van de leidinggevende bemiddelen.

Artikel 5 Inhoud

1. Onderwerpen die in een jaargesprek in ieder geval besproken dienen te worden, zijn:
   (a) de evaluatie van afspraken gemaakt tijdens het vorige jaargesprek; 
   (b) afspraken over de in het komend jaar te bereiken resultaten en 
   (c) afspraken over de ontwikkeling van de werknemer. Hieronder wordt verstaan de inzetbaarheid, waaronder kennis en vaardigheden, gespiegeld aan toekomstige behoeften, de voorziene loopbaan- en persoonlijke ontwikkeling en daarbij noodzakelijke scholing, alsmede de termijnen waarbinnen deze gerealiseerd zal worden.
   (d) het welbevinden van de werknemer (waaronder fysieke en mentale gezondheidsaspecten); hiertoe behoort ook het onderwerp 'reële taakopdracht: wat zijn de opgedragen taken en passen deze binnen de contractvorm van de werknemer. Indien dit niet het geval is, worden door de leidinggevende na overleg met de werknemer keuzes gemaakt om zodoende (structureel) overwerk en overbelasting te voorkomen;
   (e) het motivatieaspect.
2. Het evalueren van de afspraken uit het vorige jaargesprek, zoals bedoeld in lid 1, houdt in dat de werknemer verantwoording aflegt over de mate waarin deze de voor dit jaar met hem overeengekomen afspraken heeft gerealiseerd. De leidinggevende legt verantwoording af over de mate waarin hij voor de medewerker de mogelijkheden en middelen heeft gerealiseerd om deze resultaten te behalen.
3. Het maken van afspraken over de in het komend jaar te bereiken resultaten, zoals bedoeld in lid 1, houdt in dat werknemer en leidinggevende overeenstemming bereiken over de resultaten die de werknemer het komende jaar zal behalen en over de mogelijkheden en middelen die de leidinggevende de medewerker daarvoor zal bieden.
4. Het maken van afspraken over de ontwikkeling van de werknemer, zoals bedoeld in lid 1, houdt in dat werknemer en leidinggevende hun ideeën uitwisselen over de gewenste ontwikkeling en loopbaan van de werknemer op een termijn van 3 jaar, gerelateerd aan de eisen die de (veranderende) organisatie aan de werknemer stelt c.q. op termijn zal stellen. Werknemer en leidinggevende maken vervolgens afspraken over de wederzijdse inspanningen die zij het komend jaar zullen leveren om deze gewenste ontwikkeling van de werknemer mogelijk te maken. 

Artikel 6 Verslaglegging

1. De leidinggevende is verantwoordelijk voor de vastlegging  van een verslag van het jaargesprek in het digitale jaargesprekformulier, waarin alle gemaakte afspraken ten aanzien van de onderdelen zoals beschreven in artikel 5 worden vastgelegd. In onderling overleg kunnen ook andere belangrijke bevindingen in het verslag worden opgenomen.
2. Het verslag dient binnen drie weken na het jaargesprek opgesteld te zijn.
3. Het verslag is vastgesteld wanneer leidinggevende en werknemer het voor akkoord of gezien getekend hebben. Indien een van beiden niet akkoord gaat, moet er getekend worden voor gezien.
4. Na akkoord of voor gezien getekend, wordt het verslag onder de gebruikelijke condities van vertrouwelijkheid en zorgvuldigheid automatisch opgeslagen in het personeelsdossier van de werknemer en in BASS-HR. Verslagen van jaargesprekken zijn eenvoudig toegankelijk in BASS-HR voor zowel de medewerker als de leidinggevende.  
5. Decanen en directeuren hebben inzicht in het aantal gehouden jaargesprekken en leggen hierover jaarlijks aan het college van bestuur verantwoording af.

Toelichting bij de Regeling Jaargesprekken

Artikel 2 Doel en frequentie

Het jaargesprek heeft, samen met reguliere werkbesprekingen/werkoverleg die regelmatig op een afdeling dienen te worden gehouden, tot doel de functievervulling van de werknemer en van de afdeling als geheel te optimaliseren. Jaargesprekken hebben 3 belangrijke kenmerken:

1. De wederkerigheid houdt in dat leidinggevende en werknemer in het jaargesprek beiden hun mening geven over het functioneren van de werknemer tijdens het afgelopen jaar, en dat zij tot gezamenlijke afspraken komen over het functioneren van de werknemer in het komend jaar. Verder houdt wederzijdsheid in dat werknemer en leidinggevende beiden hun mening geven over hoe de leidinggevende het afgelopen jaar aan de medewerker leiding, randvoorwaarden en ondersteuning heeft geboden en welke afspraken in dezen voor het komend jaar van belang zijn.
2. Resultaatgerichtheid impliceert dat werknemer en leidinggevende in het jaargesprek overeenstemming bereiken over de resultaten die de werknemer - bij goed functioneren - aan het eind van het komend jaar gerealiseerd moet hebben, en over de resultaten die de leidinggevende dan gerealiseerd moet hebben wil er sprake zijn van goed leiderschap. Om voldoende houvast te geven, dienen resultaten zo geformuleerd te zijn dat duidelijk is wie met welke reden wat doet en voor welk tijdstip een en ander gerealiseerd moet zijn. Verder is het van belang dat zowel de werknemer als de leidinggevenden de afspraak belangrijk en haalbaar vinden (m.a.w. de afspraken dienen te voldoen aan de zogenaamde SMART-principes, d.w.z. ze dienen specifiek, meetbaar, acceptabel, reëel en tijdsgebonden te zijn). De door de werknemer en de afdeling te behalen resultaten dienen bezien te worden in relatie tot de doelstellingen van de afdeling en van de faculteit of dienst/bedrijf (zoals onder meer vastgelegd in beleids- en bedrijfsplannen).
3. Ontwikkelingsgerichtheid houdt in dat de werknemer en de leidinggevende zich in het jaargesprek ook afvragen welke ontwikkeling de werknemer wil en kan doormaken en welke ontwikkeling de afdeling en faculteit of dienst/bedrijf van de werknemer vraagt (bijv. vanwege andere eisen van onderwijs- en onderzoekinstituten, van studenten of externe opdrachtgevers, of wegens nieuwe onderwijs- en onderzoekproducten, organisatieveranderingen, bezuinigingen e.d.). Daarbij komt tevens aan de orde welke inspanningen werknemer en leidinggevende overeenkomen om de gewenste ontwikkeling van de werknemer daadwerkelijk mogelijk te maken. Daarbij valt te denken aan: taakverbreding, taakroulatie, scholing, individuele coaching, detachering, sabbaticals, trainingen loopbaanoriëntatie e.d.

Jaargesprekken en beoordelingen dienen helder onderscheiden te worden. In een jaargesprek is de evaluatie van het functioneren van een werknemer een tweezijdig proces (zie hierboven). In een beoordeling(sgesprek) geeft de leidinggevende eenzijdig een oordeel over het functioneren van de werknemer. 

Een jaargesprek is verder toekomstgericht terwijl een beoordeling wordt opgemaakt over een verstreken periode. 

Een derde verschil is dat jaargesprekken jaarlijks gehouden dienen te worden, terwijl voor beoordelingen geen vaste frequentie is vastgelegd. Volgens de Beoordelingsregeling (2004) is een beoordeling "in elk geval noodzakelijk bij een voorgenomen beslissing met betrekking tot een dienstverband voor onbepaalde tijd, indeling in een hogere salarisschaal, toekenning van meerdere extra salarisverhogingen dan wel het onthouden van een periodieke salarisverhoging en ontslag verband houdend met functioneren". Verder kan volgens deze regeling een beoordeling worden opgemaakt wanneer de werkgever dit wenselijk acht of wanneer de werknemer daarom verzoekt. 

Een vierde verschil betreft de rechtsbescherming (de voorzienings- en beroepsprocedure) tegen besluiten van de werkgever. De Beoordelingsregeling voorziet in een bezwaarprocedure, waarbij de werknemer bij de beoordelingsautoriteit bezwaar kan aantekenen tegen de beoordeling door de beoordelaar. Verder kan de werknemer wanneer een beoordeling leidt tot een (eenzijdig) besluit van de leidinggevende en/of de leiding van de eenheid (decaan/directeur) conform de Geschillenregeling Werknemers schriftelijk een verzoek tot behandeling van een geschil indienen bij het college van bestuur. Wederzijdse afspraken gemaakt in een jaargesprek zijn geen (eenzijdige) besluiten en komen niet in aanmerking voor toepassing van de Geschillenregeling. Wanneer jaargesprekken evenwel leiden tot (eenzijdige) besluiten van de leidinggevende of leiding staat voor de werknemer de Geschillenregeling wel open.
 

Artikel 3 Deelnemers en informanten

Lid 1

De leidinggevende is verantwoordelijk voor het voeren van jaargesprekken. Dit laat onverlet dat de leidinggevende in bepaalde situaties - bijvoorbeeld bij grote afdelingen - het voeren van jaargesprekken (met een deel van de werknemers) kan opdragen aan een andere functionaris (bijv. een hoogleraar draagt het voeren van jaargesprekken met enkele werknemers op aan een UHD of UD). 

Leden van het college van bestuur voeren jaargesprekken met decanen en directeuren. De decaan voert jaargesprekken met vice-decanen, hoogleraren, onderwijs- en onderzoekdirecteuren, de beheerder/bedrijfsvoerder en met andere functionarissen van wie de decaan direct-leidinggevende is. De decaan kan het voeren van jaargesprekken met hoogleraren ook opdragen aan vice-decanen of aan voorzitters van afdelingen. Hierover worden per faculteit afspraken vastgelegd. Ook medewerkers met een tijdelijk dienstverband hebben jaarlijks het jaargesprek met hun leidinggevende. 

Werknemers die volgens de CAO recht hebben op loopbaanadvies (artikel 6.5 CAO) kunnen dit tijdens het jaargesprek aan de orde stellen. 

Lid 2

Hoogleraren kunnen bijvoorbeeld bij onderwijs- en onderzoekdirecteuren informatie inwinnen over het huidige functioneren van een lid van het WP en over het in de toekomst gewenste functioneren. Deze informatie dient ook bij de werknemer bekend te zijn dan wel tijdig voor het jaargesprek aan de werknemer bekend te worden gemaakt. Indien de decaan bepaalt dat deze informatie bij de onderwijs- en onderzoekdirecteuren standaard dient te worden ingewonnen, dan dienen in de faculteit hierover nadere afspraken te worden vastgelegd.

Een werknemer kan verschillende taken hebben die niet in één functieprofiel zijn terug te vinden maar wel in elkaars verlengde liggen en om die reden vanuit meerdere kanten leiding ontvangen of worden aangestuurd. Een wetenschappelijk werknemer zal in beginsel zowel onderwijs geven als onderzoek doen en kan op beide terreinen te maken hebben met andere leidinggevende(n), hiërarchisch dan wel functioneel. In dergelijke gevallen kan het wenselijk zijn dat een jaargesprek door de werknemer wordt gevoerd met zowel zijn hiërarchisch leidinggevende als met één ander van wie hij ook aansturing krijgt.
 

Artikel 5 Inhoud

De inhoud van het jaargesprek wordt afgeleid van de functieomschrijving van de werknemer. Voor WP-werknemers betreft dat veelal: onderwijs, onderzoek, maatschappelijke dienstverlening (societal impact) en leidinggevende taken (zie hierna). Voor OBP-werknemers zullen deze taken en dus de gespreksonderwerpen meer variëren.

Zowel bij WP- als bij OBP-werknemers wordt in ieder geval aandacht besteed aan de genoemde onderwerpen in artikel 6.7 CAO, denk onder andere aan het welbevinden van de werknemer, werkbelasting (reële taakopdracht), inzetbaarheid, kennis en vaardigheden, voorziene loopbaan- en persoonlijke ontwikkeling en de benodigde scholing, en het motivatieaspect. Verder onderwerpen die aan de orde kunnen komen: samenwerking met collega's, stijl van leidinggeven, communicatie binnen de afdeling, beschikbare faciliteiten, ziekteverzuim, nevenwerkzaamheden e.d. 

Bij medewerkers met onderwijstaken kunnen bijvoorbeeld aan de orde komen: uitvoering cursussen, tutor- en scriptiebegeleiding, cursusontwikkeling, kwaliteit van de leermiddelen en van de toetsing, studentevaluaties, didactische en ICT-vaardigheden, taakverdeling binnen de afdeling, samenwerking met andere docenten, uitkomsten van visitaties, toekomstige ontwikkelingen etc.

Bij medewerkers met onderzoektaken kunnen bijvoorbeeld aan de orde komen: publicaties, ontwikkelen en acquisitie van onderzoeksprojecten, begeleiding junioronderzoekers, taakverdeling binnen de afdeling c.q. groep, congresbezoek, uitkomsten van visitaties, toekomstige ontwikkelingen etc.

Bij medewerkers met taken inzake maatschappelijke dienstverlening (societal impact) kunnen aan de orde komen: contractonderwijs en - onderzoek, participatie in netwerken e.d.

Bij medewerkers met leidinggevende taken kunnen onder meer aan de orde komen: visie op toekomstige ontwikkelingen van de afdeling in relatie tot de omgeving, (bege)leiding en coaching van individuele medewerkers en van de afdeling c.q. het team als geheel, inbreng in netwerken en bestuurlijke gremia binnen en buiten de instelling.
 

Artikel 6 Verslaglegging

Het verslag kan zowel door de leidinggevende als door de werknemer worden opgesteld. Tevens is het mogelijk dat het verslag reeds tijdens het gesprek wordt opgesteld. In alle gevallen dienen de afspraken inzake artikel 5 in het personeelsdossier te worden opgenomen.  

Nadat zowel de medewerker als de leidinggevende het verslag ter akkoord of voor gezien hebben getekend, wordt het verslag onder de gebruikelijke condities van vertrouwelijkheid en zorgvuldigheid automatisch opgeslagen in het personeelsdossier van de werknemer en in BASS-HR. 

Verslagen van jaargesprekken worden tot uiterlijk twee jaar na beëindiging van het dienstverband van de werknemer in diens personeelsdossier bewaard en daarna vernietigd. Hierbij is rekening gehouden met het Regeling Bescherming Persoonsgegevens zoals vastgesteld door het college van bestuur op 12 november 2019.
 

¹Met “tenminste eenmaal per jaar” wordt bedoeld dat er in beginsel jaarlijks een jaargesprek plaatsvindt en er naar redelijkheid meerdere gesprekken gevoerd kunnen worden.