Als leidinggevende ben je verantwoordelijk voor het up to date houden van het dossier van je medewerkers en zorg je dat de informatie op tijd wordt aangeleverd bij HR. Zij nemen het vervolgens op in het digitale personeelsdossier.
Het is zowel voor medewerkers als leidinggevenden belangrijk om jaargespreks- en beoordelingsgesprekverslagen goed te documenteren. Bij een verschil van inzicht helpt het om te kijken wat er precies is afgesproken, bijvoorbeeld over een wijziging in de arbeidsovereenkomst. In situaties waar er sprake is van disfunctioneren van de medewerker of een niet meer op te lossen arbeidsconflict, is het van belang en zelfs juridisch noodzakelijk dat er een voldoende onderbouwd dossier beschikbaar is.
Een goed dossier bevat onder andere:
- de arbeidsovereenkomst (en wijzigingen hiervan)
- gespreksverslagen over alles wat met de medewerker besproken en afgesproken is
- schriftelijke evaluaties van gemaakte afspraken (ter verbetering van het functioneren)
- verslagen van jaargesprekken en functioneringsgesprekken
- indien aan de orde: schriftelijke waarschuwingen
- indien aan de orde: informatie over financiën/vervallen werkzaamheden etc
- andere correspondentie, zoals emails, kunnen ook onderdeel zijn van dossiervorming. Waar mogelijk is het wel altijd beter om afspraken goed vast te leggen en op te slaan in het personeelsdossier.
Bewaren persoonsgegevens
De personeelsdossiers van de Radboud Universiteit zijn digitaal en bevatten alleen documenten die de betreffende medewerker ook kent. Als leidinggevende kan je (naast de medewerker zelf) het dossier inzien. Dit moet je eerst aanvragen bij de HR afdeling.
Je bewaart nooit langer dan nodig documenten van medewerkers en je moet altijd weten waarom je ze bewaart.