Als je topkader benoemt, hou er dan rekening mee dat sabbatical, onkostenvergoeding en declaraties voor sommige functies afwijken van de reguliere procedures.
Sabbatical decanen
Met decanen kan bij benoeming door het CvB worden afgesproken dat voor de periode na afloop van het decanaat op kosten van het CvB een sabbatical leave wordt opgebouwd, met als doelstelling terugkeer in de wetenschap.
Met ingang van 1 september 2020 wordt per decanaatsjaar 1,5 maand sabbatical leave opgebouwd, met een maximum van 9 maanden in totaal bij verlenging van het decanaat. Uitgangspunt is dat zittende decanen het eerder toegezegde sabbatical kunnen opnemen.
Aanvullend geldt het volgende:
- Het recht kan niet worden opgenomen als een decaan aansluitend aan het decanaat met pensioen gaat.
- De sabbaticalrechten worden niet “persoonlijk” uitbetaald.
- De sabbaticalrechten mogen in principe ook niet worden aangewend voor inhuur of aanstelling van medewerkers.
- De sabbaticalrechten zijn bedoeld ter voorbereiding op terugkeer in de wetenschap.
- De sabbaticalrechten moeten binnen 2 jaar na afloop decanaat worden opgenomen.
Vaste onkostenvergoeding (representatievergoeding) topkader
Aan de volgende categorieën medewerkers wordt een vaste onkostenvergoeding (representatievergoeding) verstrekt:
- Decanen; € 100,- netto per maand.
- Directeur Radboud Services: € 100,- netto per maand.
- Directeuren bedrijfsvoering: € 75,- netto per maand.
- Divisiedirecteuren Radboud Services: € 75,- netto per maand (indien schaal 15 of hoger).
- Wetenschappelijke directeuren ow/oz instituten, ressorterend onder cvb (RDA en DCCN): € 75,- netto per maand.
Op verzoek van het cvb is in lijn met de genoemde instructie voor cvb-leden een korte interne instructie geschreven voor toepassing van de representatievergoeding in relatie tot de posten welke nog apart kunnen worden gedeclareerd door de hierboven genoemde categorieën medewerkers.
De volgende uitgaven dienen uit de maandelijkse onkostenvergoeding te worden betaald en komen derhalve niet voor separate vergoeding of declaratie in aanmerking:
- Kosten voor ontvangst van collega’s, medewerkers en zakenrelaties thuis;
- Kosten voor niet-zakelijke lunches tijdens binnen- en buitenlandse dienstreizen, die niet zijn inbegrepen in de reis- en verblijfkosten van de Radboud-regeling voor dienstreizen(1)
- Individuele (relatie)geschenken
- Viering van eigen feestelijke gebeurtenissen met collega’s en medewerkers
- Aanschaf op eigen naam van vakliteratuur en abonnementen
- Kleine onkosten voor werkzaamheden die vanuit huis worden verricht, zoals voor kantoorartikelen, het maken van kopieën en het verzenden van post
- Persoonlijke verzorging en kleding
- Aanpassing en inrichting van de eigen woning
Declaraties
Ingevolge de Code goed bestuur worden faculteitsbesturen en decanen aangesproken op hun verantwoordelijkheid voor goed bestuur. Alle bestuurders van de universiteit (incl. de algemeen directeuren van RDA en DCCN , de directeur en de divisiedirecteuren RS) dienen te sturen op een doelmatige en rechtmatige besteding van middelen. Zij laten dit ook in hun eigen gedrag zien.
Voor het declareren van onkosten is de declaratie instructie werknemers leidend. In zijn algemeenheid geldt dat de leidinggevende de declaraties op zakelijkheid en op de in- en externe declaratievereisten beoordeelt. De budgethouder controleert of de declaratie terecht op zijn/haar budget drukt. Declaraties van decanen worden door de collegevoorzitter getekend als leidinggevende.
Een declaratie wordt tenminste beoordeeld op de volgende punten:
- Rechtmatigheid van de gedane uitgaven
- Doelmatigheid van de gedane uitgaven
- Aanwezigheid van alle bescheiden
- Naleving van de declaratie instructie werknemers in combinatie met de vaste onkostenvergoeding
De naleving van deze regelingen wordt jaarlijks onderworpen aan controle door de concerncontroller. De desbetreffende rapportage van de concerncontroller wordt
ter kennisneming aan het college van bestuur toegezonden ten behoeve van rapportage in het universitaire jaarverslag. Facturen en declaraties worden gepubliceerd op de Radboud Universiteit website.
(1) Een dienstreis wordt gedefinieerd als een reis die wordt gemaakt in het kader van het uitoefenen van de functie. Hiertoe behoren ook:
- deelname aan evenementen van sociale en maatschappelijke aard die ondersteunend zijn aan de uitoefening van de functie;
- het volgen van cursussen en opleidingen in het kader van de uitoefening van de functie;
- het bezoeken van congressen en seminars in het kader van de uitoefening van de functie.
De uitgaven voor binnenlandse reis- en verblijfkosten worden vergoed op basis van de werkelijke kosten onder overlegging van deugdelijke bescheiden en onder toepassing van een toets op rechtmatigheid en doelmatigheid. De Regeling dienstreizen van de Radboud Universiteit en de Tarieflijst logies en overige kosten Reisbesluit Buitenland van de sector Rijk zijn van toepassing.