Stimuleren vakantie opname

Al jarenlang zijn de overschotten aan verlofuren aan het eind van elk kalenderjaar een terugkerend probleem. Gebleken is dat er (te) weinig wordt gestuurd op verlofopname en -registratie, met grote overschotten aan uren (verlofstuwmeren) en financiële reserveringen tot gevolg. Als leidinggevende heb je een actieve en sturende rol in het stimuleren en faciliteren van vakantie opname en registratie van medewerkers. De mogelijkheden die jij kunt gebruiken staan hier weergegeven.

Het gesprek aan gaan met medewerkers

Moedig je medewerkers aan regelmatig hun saldo vakantie-uren te controleren en opname van vakantie te registreren. Naast de vastgelegde afspraken die je kunt maken met je medewerker, kun je je team(s) ook op een laagdrempelige manier stimuleren om over hun verlofsaldo's na te denken. Maak bijvoorbeeld ‘vakantie/verlof’ een standaard onderdeel van een weekstart of een andere terugkerende vergadering. Op deze manier komen vakantiewensen standaard ter sprake binnen de teams.  

Om inzicht te krijgen welke medewerkers er nog een hoog saldo vakantie-uren hebben kun je in BASS een overzicht raadplegen (Supervisor in BASS). Door dit regelmatig te bekijken kun je grip houden op de opname en registratie van vakantie-uren en hier zo nodig tijdig actie op nemen. Bespreek met medewerkers op welke manier jullie er samen voor zorgen dat er aan het eind van het jaar geen hoog saldo aan vakantie-uren staat. 

Jaargesprek 

Tijdens het jaargesprek kan vakantieopname en registratie als onderwerp op de agenda worden opgenomen om (verlof)uitdagingen te identificeren en doelen te stellen voor komend jaar. Op deze manier worden (vakantie) wensen op tijd besproken en dit kan bijdragen aan een effectieve opname van vakantie. Ook zorg je er op die manier voor dat vakantiedagen van de medewerker niet komen te vervallen. 

(Schriftelijke) afspraken 

Afspraken over opname van vakantiedagen

Als een medewerker op 1 juli van het lopende kalenderjaar nog geen afspraken heeft gemaakt over het opnemen van vakantie-uren in het lopende kalenderjaar, kun je als leidinggevende een periode van vakantie vaststellen van maximaal viermaal de voor de medewerker geldende wekelijkse arbeidsduur. 

Binnen de Radboud Universiteit wordt de regel gehanteerd van 80 vakantie-uren die op voltijdse basis naar een volgend jaar mogen worden meegenomen zonder schriftelijke afspraak. Een medewerker die zonder schriftelijke afspraak aan het einde van het kalenderjaar op voltijdse basis meer dan 80 vakantie-uren over heeft en meeneemt naar het volgende jaar, verliest het recht op deelname aan de plusvariant van de flexibele werkduur. Jij als leidinggevende dient via de HR-adviseur te regelen dat voor het komende kalenderjaar (en zolang aan het eind van daaropvolgende kalenderjaren meer dan 80 uren aan vakantietegoed overblijven) de standaard werkduur van 38 uur van toepassing is met 232 vakantie-uren op fulltime basis. Dit in plaats van de plusvariant van de flexibele werkduur van 40 uur met 96 extra compensatie-uren.  

Mogelijkheid om meer dan 80 vakantie-uren meenemen naar het komende kalenderjaar 

Een medewerker kan zonder schriftelijke afspraak nog wel meer dan 80 vakantie-uren meenemen naar het volgende kalenderjaar. Maar jij als leidinggevende moet dan bepalen en regelen dat de medewerker volgens de standaard werkduur gaat werken. De medewerker heeft in dit geval geen recht meer op deelname aan de plusvariant van de flexibele werkduur. 

Geen schriftelijke afspraak over meenemen van meer dan 80 vakantie-uren naar een volgend kalenderjaar en er is niet geregeld dat de medewerker volgens de standaard werkduur gaat werken 

Een medewerker moet de wettelijke vakantie-uren van het lopende jaar voor 1 juli van het volgende jaar opnemen, anders vervallen die uren. Overigens geldt dit ook als de leidinggevende wel heeft geregeld dat de medewerker volgens de standaard werkduur is gaan werken. De wettelijke vakantie-uren zijn gelijk aan vier maal de wekelijkse arbeidsduur. Voor een medewerker die voltijds werkt zijn dat 152 uren. Voor de meegenomen resterende bovenwettelijke vakantie-uren geldt dat de medewerker binnen 6 maanden na de laatste dag van het kalenderjaar waarin de bovenwettelijke vakantie-uren zijn opgebouwd een schriftelijke afspraak met de leidinggevende maakt over opname binnen maximaal 5 jaar na afloop van het kalenderjaar waarin de bovenwettelijke vakantie-uren zijn opgebouwd. Let er als leidinggevende op dat je medewerker dat doet en neem hier anders actie in.  

Mogelijkheid in tweede jaar als er geen schriftelijke afspraak is en de medewerker is ook niet naar de standaard werkduur 

Als de medewerker in het nieuwe kalenderjaar niet binnen 6 maanden een verzoek heeft gedaan voor opname van de meegenomen bovenwettelijke vakantie-uren van het vorige jaar en hier ook geen schriftelijke afspraken over heeft gemaakt voor latere opname kun jij als leidinggevende – na overleg met de medewerker – in het tweede jaar alsnog tijdstippen vaststellen waarop de meegenomen bovenwettelijke vakantie-uren uit het eerste jaar opgenomen worden binnen 12 maanden na het kalenderjaar van opbouw. De medewerker kan dus verplicht worden om zijn bovenwettelijke vakantiedagen uit het eerste jaar volgens de aanwijzingen van zijn leidinggevende in het tweede jaar op te nemen. Hiermee wordt het tegoed van het eerste jaar naar nul gereduceerd. Dit is alleen anders als de medewerker tijdig met zijn leidinggevende afspraken maakt over latere opname (binnen maximaal 5 jaar na afloop van het kalenderjaar waarin de vakantie-uren zijn opgebouwd).  

Geen afspraken over opnemen van vakantie-uren, medewerker neemt geen vakantie en leidinggevende heeft geen actie ondernomen 

De wettelijke vakantie-uren van het eerste jaar vervallen per 1 juli van het tweede jaar. De bovenwettelijke vakantie-uren vervallen aan het einde van het zesde jaar.  

Uitbetalen vakantie-uren

Regels t.a.v. het uitbetalen van vakantie-uren bij (tijdelijke) contracten 

Jij als leidinggevende ziet er op toe dat de medewerker zijn vakantie-uren in de contractperiode opneemt. De medewerker dient hierin ook zijn eigen verantwoordelijkheid te nemen. Deze medewerker weet ruim van tevoren dat zijn de arbeidsovereenkomst eindigt en dient er dan ook alles aan te doen om zijn de vakantie-uren tijdig op te nemen. In de Vakantie- en verlofregeling is dan ook bepaald dat de medewerker voor het einde van het dienstverband zijn de vakantie-uren (zoveel mogelijk) opneemt. De leidinggevende dient de medewerker daartoe in de gelegenheid te stellen. Heeft de medewerker bij het einde van het dienstverband nog een restant aan vakantie-uren, dan worden deze uren uitbetaald.  

Mogelijkheden Keuzemodel om vakantie-uren te verkopen 

Het Keuzemodel arbeidsvoorwaarden biedt de mogelijkheid om fiscaal vriendelijk vakantie-uren in te zetten. De medewerker kan per jaar maximaal 76 vakantie-uren inzetten voor bijvoorbeeld een fiets voor woon-werkverkeer of een aanvulling op de reiskostenvergoeding. Hiervan kan een medewerker maximaal 38 vakantie-uren per jaar verkopen voor extra bruto inkomen.

Regeling Keuzemodel

Vakantie-uren voorgaande jaren en Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden  

Het is mogelijk om vakantie-uren van voorgaande jaren in te zetten in het keuzemodel. Onder vakantie-uren worden verstaan, de bovenwettelijke vakantie-uren die voor het betreffende kalenderjaar worden toegekend, de bovenwettelijke vakantie-uren van voorgaande jaren die nog niet zijn opgenomen en compensatie-uren van het betreffende kalenderjaar. Deze mogen allemaal worden ingezet in het Keuzemodel, tot het maximaal aantal in te zetten uren.  

Ziekte

Vakantieopbouw tijdens ziekte 

De medewerker, die ziek is (ook gedeeltelijk), blijft gedurende ziekte de normale vakantie-uren opbouwen. Daar staat tegenover dat als de zieke medewerker op vakantie gaat of vakantie opneemt, de vakantie-uren worden afgeboekt volgens de normale arbeidsduur per dag. De leidinggevende ziet er op toe dat ook de zieke medewerker vakantie opneemt.  

Verval vakantie-uren als een zieke medewerker zonder vakantie 

De wettelijk uren vervallen ook voor een zieke medewerker per 1 juli van het tweede jaar. Dit is alleen anders als de medewerker om (bijzondere) medische redenen geen vakantie kan opnemen. Dan geldt ook voor de wettelijke vakantie-uren de verjaringstermijn van 5 jaar.  

Regeling meerjaren spaarmodel 

Opnemen gespaarde vakantie-uren uit de regeling meerjaren spaarmodel 

Uitgangspunt is dat opgespaarde vakantie-uren uiterlijk opgenomen worden binnen een jaar na afloop van de spaarperiode. Medewerker en leidinggevende kunnen echter iets anders overeenkomen. Niet opgenomen vakantie-uren vervallen na verloop van vijf jaren na de laatste dag van het kalenderjaar waarin de aanspraak in het spaarmodel is ingebracht. Bij beëindiging van het dienstverband dienen de opgespaarde vakantie-uren direct voorafgaand hieraan te worden opgenomen. Indien dit in zeer bijzondere situaties niet mogelijk is, vindt uitbetaling plaats.