Voorafgaand aan de werving van topkader wordt een benoemingsadviescommissie (BAC) ingesteld. Over de werkwijze van de werving worden vooraf expliciet en transparant afspraken gemaakt met het College van Bestuur (CvB). Je kunt er ook voor kiezen om de werving uit te besteden, bijvoorbeeld door een executive wervings- en selectiebureau in te schakelen. HR kan hierbij adviseren.
- Werving en selectie geheel door de BAC
- Werving en selectie via (executive) wervings- en selectiebureau
In de procedure voor (her)benoeming Topkader (d.d. 22 september 2020) is opgenomen dat bij benoeming van decanen en directeuren in principe tegelijkertijd intern en extern wordt geworven(1).
De Benoemingsadviescommissie (BAC) zal hier in het kader van haar werkwijze expliciet en transparant afspraken over moeten maken met het CvB en binnen de BAC. HR (centraal of decentraal) kan hierbij adviseren.
Aandachtspunten
Aandachtspunten voor de afspraken in de situatie dat werving geheel door de BAC zelf plaatsvindt of als de werving door een (executive) wervings- en selectiebureau wordt ondersteund:
Werving en selectie geheel door de BAC
- Spreek af hoe en door wie de werving en (brief)selectie wordt georganiseerd. Wie kan vragen van geïnteresseerden beantwoorden, aan wie worden reacties gericht, etc. Secretaris BAC is aanspreekpunt voor organisatorische kwesties. Voor informatie: voorz. BAC, voor andere zaken: HR centraal of decentraal(2).
- Let op dat profieltekst niet alleen intern maar ook extern duidelijk en wervend is. Geef duidelijk aan wat de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden zijn: voorkom dat met eventuele externe kandidaten verderop in de procedure hierover verkeerde verwachtingen blijken te bestaan.
- Spreek af hoe de vacature bekend wordt gemaakt. Altijd intern via Radboudnet en een email van de Voorz. van de BAC aan de hoogleraren in de faculteit. Voorbeeld werving Decaan: “Zou u de commissie willen attenderen op mogelijke kandidaten (zowel intern als extern) voor deze functie of de commissie anderszins suggesties mee willen geven? Indien u zelf interesse in de functie heeft, kunt u dat uiteraard ook kenbaar maken.” Extern via de gebruikelijke kanalen voor externe werving zoals Academic Transfer, Linkedin en event. aanvullende kanalen: advertentie in krant, persoonlijk benaderen van mogelijke kandidaten uit netwerken leden BAC. In de profieltekst wordt vermeld dat een (ontwikkel)assessment (altijd) onderdeel uitmaakt van de procedure.
- Voorz. BAC is intern aanspreekpunt voor inhoudelijke kwesties. Secretaris BAC is intern aanspreekpunt voor organisatorische kwesties, Directeur HR voor arbeidsvoorwaardelijke kwesties. Secretaris BAC en Directeur HR stemmen altijd ook af met Voorz. BAC, opdat deze in elk geval steeds op de hoogte is van wat er speelt.
- Spreek af hoe de briefselectie gedaan wordt: alle brieven naar gehele BAC, voorselectie door afvaardiging (welke kandidaten voldoen niet aan formele criteria)? Voorselectie door voorz. BAC + afvaardiging BAC.
- Spreek af hoe en door wie sollicitanten worden afgewezen (na voorselectie of na 1e ronde). Interne kandidaten die aan de formele criteria voldoen worden uitgenodigd voor een selectiegesprek, afwijzing interne kandidaten in principe altijd mondeling daarna bevestiging per mail. Afwijzing interne kandidaten: voorz. BAC, afwijzing externe kandidaten: per individu afspreken.
- Indien de BAC beslist om een regulier (d.w.z. selectie)assessment uit te laten voeren, maakt dit onderdeel uit van de selectieprocedure en moet tijdig worden besloten op welk moment dit wordt uitgevoerd: als laatste stap in de voordracht van een voorkeurs kandidaat of kandidaten dan wel als onderdeel van de keuze tussen twee of meer kandidaten om tot een voorkeur te komen. Indien de BAC beslist om een ontwikkelassessment uit te laten voeren dan is de focus van het assessment niet selecterend. In dat geval vindt dit plaats na afronding van de gehele benoemingsprocedure. Hier is geen algemene stelregel voor te geven, voorz. BAC beslist naar bevind van zaken i.o.m. BAC.
- De (Voorz.) BAC beslist of het advies aan het CvB bestaat uit één voorkeurs kandidaat met onderbouwing of meerdere benoembare kandidaten met onderbouwing en voor zover mogelijk met een rangorde.
- De voorz. BAC communiceert tijdig of het opvragen van referenties onderdeel uitmaakt van de procedure (relevant voor externe kandidaten).
- Directeur HR komt, na besluitvorming door het CvB over benoeming, met de kandidaat tot afspraken over arbeidsvoorwaarden. Hierover vindt afstemming plaats met de Rector. Arbeidsovereenkomst wordt opgesteld door HR van de faculteit of Radboud Services.
(1) M.u.v. situaties waar de Richtlijnen Herplaatsing van toepassing zijn of vacatures ontstaan i.h.k.v. een reorganisatie.
(2) Schuingedrukte tekst is bedoeld als een advies aan de BAC.
Werving en selectie via (executive) wervings- en selectiebureau
- Wie beslist welk bureau wordt ingeschakeld? Voorz. BAC en Dir HR doen voorstel aan CvB na overleg met BAC.
- Het bureau organiseert werving en selectie. Bureau beantwoordt vragen van geïnteresseerden. Alle reacties – ook van evt. interne kandidaten – gaan naar bureau. Bureau geeft duidelijk aan wat de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden zijn.
Voorz. BAC is intern aanspreekpunt voor inhoudelijke kwesties. Secretaris BAC is intern aanspreekpunt voor organisatorische kwesties, Directeur HR voor arbeidsvoorwaardelijke kwesties. Secretaris BAC en Directeur HR stemmen altijd ook af met Voorz. BAC, opdat deze i.e.g. steeds op de hoogte is van wat er speelt. - Het bureau stelt profieltekst op: wie praten hier over mee (alleen leden BAC of ook lid/leden CvB, anderen uit faculteit/divisie). Leden BAC + andere relevante stakeholders.
- Spreek af hoe vacature bekend wordt gemaakt. Altijd intern via Radboudnet en een email voor de Vz van de BAC aan de hoogleraren in de faculteit. Voorbeeld werving Decaan: “Zou u de commissie willen attenderen op mogelijke kandidaten (zowel intern als extern) voor deze functie of de commissie anderszins suggesties mee willen geven? Indien u zelf interesse in de functie heeft, kunt u dat uiteraard ook kenbaar maken.” I.o.m. bureau wordt besloten of ook extern kanalen zoals Academic Transfer, Linkedin, advertentie in krant worden ingezet.
- Gebruikelijk is dat een bureau i.o.m. de BAC mogelijk interessante kandidaten inventariseert. Het bureau voert (selectie)gesprekken met mogelijke kandidaten die door de BAC zijn aangedragen dan wel die uit hun eigen netwerk komen en met kandidaten die ‘regulier’ solliciteren. Interne kandidaten die aan de formele criteria voldoen worden altijd uitgenodigd voor een (selectie)gesprek met het bureau. I.o.m. (een vertegenwoordiging van) de BAC wordt besloten welke kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek met de BAC. Afwijzing van interne kandidaten in principe altijd mondeling daarna bevestiging per mail. Per kandidaat afspreken wie afwijst: voorz. BAC of bureau t.a.v. interne kandidaten; externe kandidaten door bureau.
- De BAC kan toestaan dat een medewerker van het bureau aanwezig is bij gesprekken tussen kandidaten en de BAC; de medewerker neemt niet actief deel aan het gesprek met de kandidaten, maar kan wel een informatieve bijdrage leveren tijdens de nabespreking.
- Het bureau communiceert aan het begin van de procedure naar kandidaten dat een (ontwikkel) assessment (altijd) onderdeel uitmaakt van de procedure. Indien de BAC beslist om een regulier (d.w.z. selectie) assessment uit te laten voeren dan maakt dit onderdeel uit van de selectieprocedure en moet tijdig besloten worden op welk moment dit wordt uitgevoerd: als laatste stap in de voordracht van een voorkeurs kandidaat of kandidaten dan wel als onderdeel van de keuze tussen twee of meer kandidaten om tot een voorkeur te komen. Indien de BAC beslist om een ontwikkelassessment uit te laten voeren dan is de focus van het assessment niet selecterend. In dat geval vindt dit plaats na afronding van de benoemingsprocedure. Hier is geen algemene stelregel voor, voorz. BAC beslist naar bevind van zaken i.o.m. bureau en BAC.
- De (Voorz.) BAC beslist of het advies aan het CvB bestaat uit één voorkeurs kandidaat met onderbouwing of meerdere benoembare kandidaten met onderbouwing en voor zover mogelijk met een rangorde.
- Het bureau communiceert tijdig of het opvragen van referenties onderdeel uitmaakt van de procedure (relevant voor externe kandidaten).
- Vervolgprocedure na advies BAC wordt gecoördineerd door secretaris BAC.
- Directeur HR komt, na besluitvorming door het CvB over benoeming, met de kandidaat tot afspraken over arbeidsvoorwaarden. Hierover vindt afstemming plaats met de Rector.
Arbeidsovereenkomst wordt opgesteld door HR van de faculteit of Radboud Services.