Vanaf 1 juni 2026 is het niet langer verplicht om DGI Travel in te zetten voor het boeken van accommodaties, treinreizen, bootreizen en taxiritten bij een buitenlandse dienstreis, maar het mag nog wel. Het boeken van vliegreizen is wel verplicht om via DGI Travel te doen.
Randvoorwaarden
- Een goedgekeurde reisaanvraag blijft nodig. Er wordt aan gewerkt om dit proces is te versnellen;
- Het boeken van accommodaties, treinreizen, bootreizen en taxiritten moet rechtstreeks bij de aanbieder gebeuren. Als een tussenpersoon toch nodig blijkt te zijn, dan mag alleen DGI Travel ingezet worden.Als een tussenpersoon/reisagent* toch nodig blijkt te zijn, dan mag alleen DGI Travel ingezet worden.
Online boekingsplatforms waarop rechtstreeks bij de aanbieder wordt geboekt, zoals Booking.com, Airbnb, hotelwebsites, websites van treinmaatschappijen, worden in dit kader niet aangemerkt als reisagent. Deze mag je dus gebruiken als je zelf boekt; - Op het zelf boeken van accommodaties, treinreizen, bootreizen en taxiritten blijft de huidige dienstreisregeling van toepassing. En ook de interne regels voor goedkeuring, betaling, declaratie en duurzaamheid zijn onveranderd;
- Een voorschot op de reiskosten is niet mogelijk. Declaraties worden binnen één week betaald, mits deze zijn goedgekeurd door de leidinggevende en budgethouder;
- Kosten die vooraf zijn betaald, kun je direct na betaling declareren. Overige kosten die je tijdens de dienstreis maakt, kunnen na afloop van de reis worden gedeclareerd.
* Onder een tussenpersoon als reisagent wordt verstaan: een professionele intermediair of reisbemiddelaar die namens of ten behoeve van de reiziger boekingen verzorgt voor vervoer, verblijf of overige reisgerelateerde diensten. Hieronder vallen reisbureaus, travel management companies (TMC’s) en vergelijkbare commerciële tussenpersonen.
Zorgplicht bij vliegreizen
De universiteit heeft een zorgplicht naar haar medewerkers. Omdat vliegreizen vaker te maken hebben met overstappen, tijdsdruk, wijzigingen en verstoringen is ervoor gekozen om de vliegreizen wel bij DGI Travel te houden. Er kunnen namelijk ook situaties zijn waarin snelle ondersteuning nodig is. Neem bijvoorbeeld annuleringen, vertraagde aansluitingen, medische of veiligheidsincidenten of repatriëring. Centrale boeking via DGI Travel helpt dan om de ondersteuning goed te organiseren.
Evaluatie
DGI Travel werkt aan het verbeteren van service, prijsmatchen en accommodaties. Op de webpagina over de buitenlandse dienstreizen vind je later deze week toelichting op een aantal verbeteracties. Na september vindt een evaluatie plaats of aan de gewenste dienstverlening wordt voldaan zoals contractueel is afgesproken. Dit zal in samenwerking gaan met een klankbordgroep die samengesteld wordt uit frequent reizende en boekende collega’s vanuit diverse faculteiten, eenheden en divisies en een afvaardiging van de UGV.
Contact
Heb je vragen over de aangepaste voorwaarden, neem dan contact op met: contractmanagement [at] inkoop.ru.nl (contractmanagement[at]inkoop[dot]ru[dot]nl).