Waarom deze aanscherping?
Al enige jaren werkt de Radboud Universiteit met digitale bevestiging van afspraken middels een schriftelijke inkoopopdracht, om aan wet- en regelgeving te voldoen. Ook zorgt deze werkwijze voor een efficiënte afhandeling van bestellingen. Helaas blijkt dat vanuit onze universiteit er toch nog bestellingen worden gedaan bij leveranciers/aanbieders zonder vastlegging van een schriftelijke inkoopopdracht vooraf. De leverancier stuurt dan rechtstreeks facturen naar de afdeling crediteuren. Ondanks dat dit niet conform onze universitaire afspraken is, werden deze facturen tot op heden toch verwerkt en na de juiste accordering betaald. Vanaf 1 februari is dat niet meer toegestaan en worden alleen nog facturen met een inkoopopdracht in behandeling genomen. Is er dus geen inkoopopdracht, dan wordt de factuur retour gestuurd naar de leverancier en moet er alsnog een inkoopopdracht worden gemaakt alvorens de factuur kan worden betaald.
Het schriftelijk vastleggen van de afspraken in Oracle heeft een aantal voordelen:
- De afspraak wordt gecheckt door de afdeling Inkoop op rechtmatigheid, zoals: verplichting tot aanbesteding, voorwaarden, prijs e.d;
- De afdeling Financiën checkt of het budget toereikend is;
- Door deze vastlegging op het juiste budgetnummer (project/verbijzondering) wordt de verplichting vastgelegd en daardoor het financieel inzicht vergroot;
- Facturen kunnen efficiënter worden afgewikkeld en dus sneller (conform overeengekomen termijn) worden betaald.
Hoe werkt het inkoopproces met inkoopopdracht?
De budgethouder vraagt de leverancier(s) om een offerte(n) of legt de afspraken schriftelijk vast, bijvoorbeeld in een mail.
- De budgethouder vraagt een collega met de bestelbevoegdheid (dit zijn in ieder geval alle managementassistenten) om de bestelaanvraag vast te leggen in BASS/Oracle.
- De afdeling Inkoop beoordeelt vervolgens de bestelaanvraag op rechtmatigheid, prijs, voorwaarden e.d.
- De bestelaanvraag wordt digitaal gecheckt door de afdeling financiën van de betreffende faculteit of eenheid.
- De bestelaanvraag wordt digitaal goedgekeurd door de budgethouder.
- Na alle goedkeuringen krijgt de leverancier een mail met de algemene voorwaarden van de Radboud Universiteit en een inkoopopdrachtnummer.
- Na levering van het product of de dienst stuurt de leverancier een factuur met vermelding van het inkoopopdrachtnummer naar het e-mailadres: facturen [at] cif.ru.nl. Dit mag ook een deelfactuur zijn, het is niet nodig om per factuur een bestelaanvraag in te dienen, dit kan voor de gehele opdracht ineens mits het één leverancier betreft.
- Zodra de dienst of het product is geleverd, legt de bestelaanvrager dit vast in BASS/Oracle.
- Indien de factuur overeen komt met de bestelaanvraag èn de ontvangstmelding/prestatieverklaring is gedaan, wordt de factuur direct door de afdeling de crediteuren betaalbaar gesteld.