De laatste activiteiten en evaluaties zijn uitgevoerd en met de medezeggenschap is afgestemd om het project DORS af te ronden en af te sluiten. ‘Dit project heeft ons veel gebracht’, legt Gerben uit. ‘Grootste winst is dat wij bij de invulling van onze dienstverlening richting studenten, medewerkers en bezoekers van onze universiteit meer onderling binnen Radboud Services samenwerken. Met dat doel hebben we destijds ook onze organisatieverandering in gang gezet.’
Hoe zat het ook alweer?
Die organisatieverandering is het gevolg van het project Doorontwikkeling Radboud Services, dat in 2019 van start is gegaan. Doel daarvan was om de aansluiting van ondersteunende diensten op onderwijs en onderzoek te verbeteren. Voorheen waren die diensten onderverdeeld in zeventien eenheden. Dat zorgde er echter voor dat binnen de universiteit niet altijd duidelijk was waar je met een specifieke vraag terecht kon. Vandaar dat besloten werd om die verschillende eenheden samen te voegen en onder te brengen binnen zes divisies en een bedrijfsbureau, te samen ‘Radboud Services’ geheten. In stap 1 van dit project werden de nieuwe organisatiestructuur op hoofdlijnen en het bestuursmodel ontwikkeld, en werden er divisiedirecteuren aangesteld. In stap 2 zijn sinds 2020, onder toezicht van die directeuren, de processen en structuren ingericht.
‘Het was een programmatische route’, blikt Gerben terug. ‘Het project verliep niet supersnel, maar wel gedegen, gestructureerd en doordacht. Daar plukken we nu de vruchten van, we zijn geen platte organisatie meer. Dit zorgt ervoor dat medewerkers, managers en directeuren meer afgestemd met elkaar samenwerken, ze weten elkaar beter te vinden.’
Hoe nu verder?
In een vorig interview vertelde Gerben al dat na de afronding van het project DORS de volgende stap naar buiten zal worden gericht. ‘Als Radboud Services gaan we vanaf het nieuwe jaar de verdere samenwerking opzoeken met faculteiten. Dat is belangrijk: de diensten van onze divisies maken onderdeel uit van de bedrijfsvoering van de gehele Radboud Universiteit. De bedrijfsvoering is per kolom georganiseerd: onderwijs- en onderzoeksondersteuning, marketing & communicatie, finance & control, ICT & library services, huisvesting en facilitaire zaken en Human Resources. In elke bedrijfsvoeringkolom zitten ook onderdelen van de verschillende faculteiten. Doel is om de processen binnen de bedrijfsvoeringkolom, en dus ook binnen faculteiten, meer in één lijn te brengen, meer te harmoniseren. En daarmee dus huidige variaties binnen die processen te verminderen, zodat we medewerkers, studenten en bezoekers van onze universiteit nog beter van dienst kunnen zijn. Op die manier kunnen we onze efficiëntie en klantgerichtheid vergroten en mogelijk kosten besparen.’
Hoe die volgende stap er concreet uit gaat zien, is nu volgens Gerben nog niet duidelijk. ‘Op dit moment zitten we volop in de analysefase’, legt hij uit. ‘Dat doen we met alle bedrijfsvoeringdirecteuren binnen onze universiteit. We hopen begin komend jaar de uitkomsten van die analyses te hebben, zodat we weten welke concrete stappen we waar kunnen zetten. Daarnaast voeren we momenteel een eigen analyse binnen Radboud Services uit, waarin we – dus los van het project DORS - kijken naar wat we nog beter en efficiënter kunnen doen. Niet alleen om kosten te besparen, maar ook om tot beleidsrijke keuzes te komen. Afhankelijk van de uitkomsten kunnen we mogelijk ook alvast intern een volgende stap zetten. Zodra er over dit alles meer bekend is, zal daar vanuit het managementteam van Radboud Services berichtgeving over volgen.’
Gerben benadrukt dat er aan medewerkers, met het oog op de aangekondigde kostenbesparingen, andere oplossingen worden gevraagd dan gewend. ‘Wees er, met je team, bewust van dat er op financieel gebied andere keuzes gemaakt moeten worden. Bespreek dat met elkaar, kijk naar alternatieve invulling van dienstverlening en mogelijkheden om werkwijzen te wijzigen of te vereenvoudigen. Communiceer er open met elkaar over: niet alleen over de inhoud, maar ook over de gevoelens die deze keuzes oproepen, zowel positief als negatief. Loop er dus niet alleen mee rond.’
Terugkijkend heeft het project DORS volgens Gerben al uitgewezen dat er binnen Radboud Services op een positieve wijze met veranderingen kan worden omgegaan. ‘Ik vond het echt knap dat tijdens de doorvoering van alle veranderingen onze dienstverlening gewoon doorging. Daar ben ik iedereen enorm dankbaar voor en dat geeft ook vertrouwen dat wij de komende veranderingen met elkaar kunnen doormaken.’