Voor medewerkers ICT- en bibliotheekdiensten is het een grote verandering: de komende maanden stappen ze binnen de Informatiekolom (I-kolom) over naar agile werken. Wat is dat precies? En wat merken studenten en overige Radboud-medewerkers hiervan? Mauritz Kleyn, agile-coach binnen de Radboud Universiteit, legt het uit. ‘Hiermee maken we de dienstverlening voorspelbaarder.’
Agile werken: ‘De nieuwe hartslag binnen de I-kolom’
Wat hebben agile werken en een jan-van-gent met elkaar gemeen? ‘Meer dan je denkt’, stelt Mauritz, die tijdens presentaties vaak een foto van deze grote zeevogel toont. ‘Een jan-van-gent is van nature wendbaar. Hij zweeft door de lucht, duikt naar het water om een vis te vangen en past zich continu aan zijn omgeving aan. Die wendbaarheid is ook essentieel voor organisaties. De wereld om ons heen verandert snel. Als universiteit moeten we daarop inspelen, zonder met alle winden mee te waaien.’
Agile werken biedt een structuur om met die veranderingen om te gaan en toch richting en regie te houden, legt Mauritz uit. ‘Grote initiatieven worden opgedeeld in kleinere stappen, die sneller leiden tot een concreet resultaat. Door aan de hand van dit resultaat eerder feedback op te halen, kun je sneller bijsturen en beter aansluiten op behoeften van eindgebruikers: onze studenten en medewerkers. Zo blijven we relevant en versnellen we de cyclus van leren en verbeteren.’
Van lopende band naar agile werken
Mauritz vertelt dat agile werken is ontstaan als gevolg van het lopendebandwerk in de Toyota-fabriek. ‘De ene medewerker was verantwoordelijk voor de deurklinken, de andere voor de spiegels. Bij Toyota wilde men dat medewerkers meer verantwoordelijkheid kregen over het eindproduct. Zo ontstond een manier van werken die gericht is op continu verbeteren en samenwerken: Agile. Veel (IT-)organisaties namen die werkwijze over en als Radboud Universiteit kunnen we van die ervaringen leren.’
De overstap naar agile werken volgt uit een analyse van de huidige knelpunten binnen de I-kolom. Daaruit bleek dat (digitale) producten regelmatig te laat werden opgeleverd, opdrachtgevers soms onvoldoende werden meegenomen en resultaten niet altijd aansloten op verwachtingen. ‘Het is belangrijk om voortdurend in contact te blijven met eindgebruikers. Agile werken biedt daarvoor een structuur die ons daarmee kan helpen.'
Meer uniformiteit
Het doel is niet sneller werken om het sneller werken. ‘Waarde toevoegen aan de dienstverlening staat centraal’, benadrukt Mauritz. ‘Door grote (verander)opgaven op te delen in kleinere stappen kun je voortdurend toetsen of je nog met de juiste taken bezig bent.’
Voor medewerkers en studenten wordt de verandering vooral merkbaar in de dienstverlening. ‘We creëren binnen de I-kolom een meer transparante en eenduidige manier van werken. Een agile werkwijze kent een heel duidelijk ritme. Dat zorgt voor een nieuwe hartslag in onze werkwijze en een gemeenschappelijke taal. Hiermee maken we de dienstverlening voorspelbaarder en sluiten onze producten beter aan op wensen van gebruikers.’ Ook verwacht Mauritz dat medewerkers en studenten vaker door de I-kolom worden uitgenodigd om tijdens kwartaalbijeenkomsten mee te denken. ‘Hun inbreng helpt ons de juiste prioriteiten te stellen.’
Volgens Mauritz reikt agile verder dan de IT-afdelingen. Ook binnen de Universiteitsbibliotheek (UB) is deze werkwijze toepasbaar. ‘Neem de UB-helpdesk voor Modern Collections: zij zorgen dat collecties actueel zijn en nieuwe boeken worden aangeschaft. Een agile-coachingstraject leverde daar meer inzicht op in elkaars werk. Door zichtbaar te maken waar collega’s mee bezig zijn, ontstaat meer onderling begrip. Dat maakt werkzaamheden leuker, beter planbaar en het vermindert werkdruk en risico’s.’
Dezelfde taal
De overgang naar agile werken verloopt binnen de I-kolom gefaseerd. ‘In totaal maken 27 teams, verdeeld over vier domeinen, tot en met het tweede kwartaal van 2027 beurtelings de overstap’, licht Mauritz toe. ‘Met drie coaches begeleiden we de teams in drie golven. Sommige teams hebben al ervaring met agile werken, andere nog niet. Daarom krijgt elk team begeleiding op maat.’ Tussendoor blijft de reguliere dienstverlening gewoon doorgaan. ‘Wie hulp nodig heeft bij bijvoorbeeld inloggen of een storing, kan nog steeds bij onze ICT- en UB-collega’s terecht.’
De grootste uitdaging zit volgens Mauritz niet in de techniek, maar in de mensen. ‘We hopen dat iedereen enthousiast wordt over deze manier van werken en dezelfde taal leert spreken. Daarom investeren we in coaching, presentaties en gesprekken. Agile gaat niet alleen over processen, maar vooral over samenwerken.’
In zijn rol als agile-coach is Mauritz enorm gemotiveerd. ‘Ik krijg energie van samen iets moois maken. Agile helpt om werkzaamheden te prioriteren en daadwerkelijk af te ronden. Het stimuleert samenwerking en de focus op waarde voor de eindgebruiker.’
Wanneer is de transitie naar agile werken geslaagd? Mauritz: ‘Als teams beter samenwerken, van elkaar weten waar ze mee bezig zijn en het werkplezier daarmee ook wordt vergroot. Maar uiteindelijk is de echte graadmeter voor succes: als universiteitsmedewerkers, studenten, docenten en onderzoekers zich door de I-kolom begrepen voelen en hun vraag leidt tot een oplossing die aansluit op hun behoeften. Pas dan hebben we écht waarde geleverd.’
Contactinformatie
- Organisatieonderdeel
- Information & Library Services
- Gaat over persoon
- D.H.M. Kleyn (Mauritz)