‘Er kunnen allerlei redenen zijn voor medewerkers om contact op te nemen met ons op te nemen’, vertelt ombudsfunctionaris Aukje Verstegen. ‘Problemen met de begeleider van je promotieonderzoek, een geschil met een collega of onenigheid over bepaald beleid binnen je afdeling. Of juist een leidinggevende die problemen heeft met een ondergeschikte. Samen kijken we dan hoe ik je kan helpen: ik kan adviseren of bemiddelen. In het uiterste geval kan ik ook besluiten om een onafhankelijk onderzoek te starten wanneer er structurele problemen zijn.’ Het moet gaan om een onbehoorlijke gedraging van een medewerker of organisatieonderdeel. Dit kan bijvoorbeeld ook voortvloeien uit beleid.
Dit kan de ombudsfunctionaris betekenen voor medewerkers
Van een incident tot een lang lopend conflict. Als medewerker kun je terecht bij de ombudsfunctionaris met een vraag, melding of klacht over gedrag van welke aard dan ook. ‘Wacht niet te lang en maak altijd melding als je er zelf niet uitkomt.’
Verschil met vertrouwenspersonen
Er zijn aan de universiteit ook vertrouwenspersonen voor medewerkers. ‘Hoewel we grotendeels met dezelfde thematiek bezig zijn, is er een belangrijk verschil. De vertrouwenspersonen zijn partijdig: ze staan altijd aan de zijde van degene die de melding maakt’, legt Verstegen uit. ‘Zij kijken vanuit hen mee naar de beste manier om een probleem aan te pakken. Als ombudsfunctionaris ben ik juist onpartijdig. Dat betekent dat ik een neutrale, bemiddelende rol kan spelen tussen de melder en de organisatie. In overleg kan ik je ook doorverwijzen naar de vertrouwenspersoon wanneer dat beter bij je situatie past.’
Wanneer Verstegen praat over een veilige campus voor iedereen bedoelt ze niet alleen de melder die bij haar aanklopt, maar ook degene tot wie de klacht gericht is. ‘De impact van een klachtenprocedure kan grote consequenties hebben. Ik wil dan ook vooral inzetten op het de-escaleren voordat alle toeters en bellen erbij komen. Maar dat kan ik niet alleen en dat is een verantwoordelijkheid van iedereen.’
Alle meldingen zijn vertrouwelijk
Verstegen drukt medewerkers op het hart om niet te lang te wachten als er iets speelt. ‘Ik zie vaak dat conflicten lang voortduren, soms wel jaren, voordat er écht iets aan wordt gedaan. Probeer het gelijk te bespreken als je ergens mee zit. Het mooiste is als het met collega’s of de leidinggevende kan worden opgelost. Zo niet, kun je altijd bij ons of bij de vertrouwenspersonen terecht.’
Hoewel Verstegen liefst ziet dat ze er niet aan te pas hoeft te komen om te bemiddelen, benadrukt ze hoe belangrijk het is om het te melden wanneer er iets speelt en je er zelf niet uitkomt. ‘Zelfs al denk je dat het geen zin heeft om melding te maken, is dat heel belangrijk. Het geeft ons een beeld van wat er gaande is op de campus en wanneer we een patroon herkennen op bepaalde afdelingen, kunnen we hiermee aan de slag.’
Tot slot wil Verstegen meegeven dat iedere melding vertrouwelijk wordt behandeld. ‘Wij mogen informatie pas delen met anderen wanneer de melder daar toestemming voor geeft. Het is dus mogelijk om anoniem melding te maken.’
Lees meer over de ombudsfunctionaris
De ombudsfunctionaris is te bereiken via: ombudsfunctionaris [at] ru.nl (ombudsfunctionaris[at]ru[dot]nl)