De nood was begin dit jaar hoog. ‘Ons team Juridische Zaken had te maken met een capaciteitstekort ‘, blikt Dorine terug. ‘Er bleef een grote hoeveelheid aan taken liggen, zoals verzoeken op grond van de Wet Open Overheid. De afhandeling daarvan kan enorm tijdrovend zijn. Daarvoor zocht ik een specialist.’
Eerst werd intern gekeken naar mogelijke kandidaten, maar zonder resultaat. ‘Omdat we de dringende capaciteitsvraag niet intern konden oplossen, moesten we elders tijdelijke aanvullende ondersteuning vinden.’
Voorheen regelde Dorine dergelijke inhuurtrajecten zelf. ‘Dan ging ik bellen met externe bureaus om offertes op te vragen. Bovendien was zo’n inhuurtraject altijd vrij complex. Vroeg me als leidinggevende dan steevast af of ik de procedure wel volledig juist deed, volgens de richtlijnen.’ Daarom deed ze een beroep op de sinds 1 februari actieve inhuurdesk. ‘Ik dacht: die bestaat niet voor niets. Dan moet je er ook gewoon gebruik van maken. Bovendien verlopen sinds 1 februari aanvragen voor extern personeel vanaf schaal 10 altijd via deze route.’
Toch lagen haar verwachtingen in het begin niet al te hoog. ‘Ik dacht vooraf: het proces zal wel een tijdje duren, maar dat bleek niet het geval.’
Snelle procedure en passende kandidaten
Via haar HR-adviseur kwam Dorine in contact met de inhuurdesk. ‘Na het eerste mailcontact volgde een kennismakingsgesprek. Daarna stelde ik een opdrachtomschrijving op, die we tijdens een intakegesprek bespraken. Daarbij was ook iemand van Randstad Enterprise Talent Solutions aanwezig.’
Dat gesprek leverde direct praktische voordelen op. ‘Ze hielpen om de opdrachtomschrijving scherper en aantrekkelijker te maken. Ook legden ze uit hoe het vervolgtraject eruitzag. Dat vond ik prettig, want ze namen me veel werk uit handen.’
De ondersteuning van de inhuurdesk ging verder dan alleen de vacaturetekst. ‘Denk aan offertes opvragen, contact leggen met detacheringsbureaus en zzp'ers en een check doen op marktconforme tarieven. Het bedrag dat daaruit kwam, lag zelfs lager dan ik vooraf verwachtte.’
Vooral de snelheid verraste haar. ‘Een week nadat de vacature was uitgezet, ontving ik zes cv’s van geschikte kandidaten. Dat vond ik echt opvallend. Ik hoefde dus niet zelf allerlei bureaus af te bellen of alle cv’s uitgebreid door te nemen.’ Uiteindelijk maakten medewerkers van Juridische Zaken zelf de selectie en voerden zij de gesprekken. ‘Ik heb als leidinggevende vooral het proces in gang gezet. Het team bepaalde uiteindelijk met wie ze wilden praten en welke kandidaat het beste bij ons paste.’
Minder lastig dan gedacht
Naast snelheid en geschikte kandidaten waardeerde Dorine vooral de ondersteuning rondom wet- en regelgeving. ‘Vroeger werkten we vaak met zzp’ers, maar de wetgeving is veranderd. De inhuurdesk keek welke juridisch houdbare constructie mogelijk was. Ze namen dus ook de juridische rompslomp van mij over.’
Het onboarden van de nieuwe medewerker deed Juridische Zaken zelf. ‘Dat is logisch, want net als andere teams hebben ook wij binnen de universiteit onze eigen inhoudelijke processen. Maar alles daaromheen werd echt uit handen genomen.’
Inmiddels heeft Dorine al drie keer van de inhuurdesk gebruikgemaakt. ‘Ze zijn in het contact enorm vriendelijk en heel klantgericht. Na de eerste prettige ervaring hebben we nog twee keer ondersteuning gevraagd. Ook toen waren de ervaringen positief. Het leek vooraf telkens moeilijk om geschikte kandidaten te vinden, maar uiteindelijk hadden we steeds een aantal goede cv’s.’
Volgens haar zit de grootste winst vooral in de tijdsbesparing. ‘De samenwerking heeft me veel tijdwinst opgeleverd. Maar ook minder rompslomp, minder ruis en minder overal achteraan hoeven bellen. Daardoor kon ik me blijven richten op andere belangrijke zaken.’
Dorine kan aan collega-leidinggevenden de dienstverlening van de inhuurdesk dan ook van harte aanbevelen. ‘Het scheelt veel uitzoekwerk en gedoe én levert goede kandidaten op. Daar is niet alleen je team of afdeling bij gebaat, maar uiteindelijk de hele universiteit. De komst van de inhuurdesk is dus een goede zet geweest.’
Meer weten over de inhuurdesk of contact opnemen? Lees verder…