Ineens werd laboratoriumcoördinator Samuel Bosma van de onderzoeksgroep Synthetische Scheikunde afgelopen zomer aan zijn jas getrokken. ‘Een van onze technici wees me op een veilingsite, waar verschillende laboratoriummaterialen werden aangeboden die voor ons interessant waren’, blikt hij terug. De materialen bleken van Lead Pharma Medicine te zijn, een farmaceutisch bedrijf uit Oss dat faillissement had aangevraagd. ‘Dat bedrijf richtte zich op kleine molecuultherapieën voor patiënten met kanker of auto-immuunziekten en gebruikte vergelijkbare laboratoriumtechnieken als wij voor het synthetiseren van kleine moleculen’, legt Samuel uit. ‘Vandaar onze directe interesse.’
Tot die materialen behoorden onder andere een FACS-apparaat voor het sorteren van cellen, een H-Cube machine (hydrogeneringsreactor), veel glaswerk en verschillende gereedschappen. ‘Die konden we goed gebruiken, maar nieuw zijn ze onbetaalbaar’, zegt Samuel. ‘Onze technicus had gezien dat de biedingen laag waren, waardoor we de materialen niet konden negeren. Vervolgens vroeg ik onze hoogleraar wat een redelijk budget was om te spenderen. Op basis daarvan hebben we een prioriteitenlijst gemaakt en zijn we gaan bieden.’
Sprong in het diepe
Met die aanpak weken Samuel en zijn collega’s af van de gebruikelijke inkoopprocedure binnen de universiteit. ‘Normaal start het inkoopproces via de afdeling Inkoop. Maar nu gingen we eerst bieden en vroegen we daarna aan Inkoop om in het systeem een leverancier aan te maken, dat was nodig om de factuur te kunnen betalen. Dat was dus anders dan gebruikelijk, een sprong in het diepe.’
De collega’s van Inkoop reageerden echter meewerkend. ‘Ze wilden ons meteen helpen, al moesten ze eerst uitzoeken hoe betalen via een veiling werkte. Dat verschil zit vooral in betaaltermijnen. De materialen van het failliete Lead Pharma Medicine stonden op het online veilingplatform Troostwijk, gespecialiseerd in het verkopen van bedrijfsmiddelen, machines, inventarissen en goederen afkomstig uit faillissementen, bedrijfsbeëindigingen of overtollige bedrijfsvoorraden. Hoofd Inkoop Pim Zeldenrijk heeft uiteindelijk voor ons als uitzondering betaalafspraken met Troostwijk gemaakt.’
Dubbele winst
Naast de financiële afwikkeling kregen Samuel en zijn collega’s nog met een andere uitdaging te maken. ‘Normaal worden ingekochte materialen bij ons bezorgd, maar nu moesten we naar het failliete bedrijf toe om ze zelf los te koppelen en op te halen. Dat was veel werk, maar leerzaam. De grote apparaten zijn met de verhuisdienst van Troostwijk gebracht, de kleinere hebben we zelf met auto's vervoerd.’
Ondanks het vele werk heeft de aanschaf via de veiling volgens Samuel veel opgeleverd. ‘We hebben voor €20.000 aan materialen overgenomen dat naar schatting nieuw minstens €200.000 zou kosten. Dat past bij het beleid van onze universiteit: kosten besparen én duurzaam handelen door materialen een tweede leven te geven. Dubbele winst dus.’
De afdeling Inkoop benadrukt dat dit voorbeeld specifiek is voor deze situatie en dat het niet wil zeggen dat andere afdelingen eigenhandig tweedehands producten aan kunnen schaffen. Bij het afwijken van de standaard inkoopprocedure blijft goede afstemming met zowel de afdeling Inkoop als de afdeling Crediteuren belangrijk, zodat de aanvraag correct wordt goedgekeurd en de factuur tijdig kan worden betaald. Samuel zegt terugkijkend veel van de aanschaf te hebben geleerd. ‘Toen de materialen begin oktober in ons laboratorium binnenkwamen, waanden onze onderzoekers zich in een snoepwinkel. Het was mooi om hun enthousiasme te zien. In mijn functie als laboratoriumcoördinator ben ik een spin in het web en loop ik regelmatig in onze grote organisatie tegen muren aan, omdat op basis van beleid en regels niet alles lijkt te kunnen. Maar dit traject laat zien dat als je een goed idee hebt, dat ‘out of the box’ is, het loont om het te proberen. Want soms is er meer mogelijk dan je vooraf denkt.’