Het leek twee jaar geleden ondenkbaar: betogers op de campus, staken tegen voorgenomen onderwijsbezuinigingen van de regering en gesprekken over sociale veiligheid. ‘De wereld verandert, daar zijn we als universiteit onderhevig aan’, legt Gerben uit. Veel tijd om daar bij stil te staan is er echter niet. ‘Het is aan ons als Radboud Services de taak om onderwijs en onderzoek blijvend te faciliteren en medewerkers, studenten en bezoekers van onze universiteit van dienst te zijn. Hartverwarmend om te zien hoe we, ondanks alle veranderingen en onzekerheden, er met elkaar de schouders onder zetten om onze dienstverlening gewoon voort te zetten en de campus veilig te houden. Daar heb ik bewondering voor.’
Wat het volgens Gerben extra uitdagend maakt, is dat de vragen aan medewerkers van Radboud Services veranderen. Als voorbeeld wijst hij op de vraag van november vorig jaar om in korte tijd voor de gehele universiteit een stakingsdag te faciliteren en de organisatie daarvan te ondersteunen. ‘Het is niet eenvoudig om ineens iets te doen dat je niet gewend bent om te doen’, beseft hij. ‘Laat staan als je daarbij ook nog met kostenbesparingen wordt geconfronteerd. Ik ben onder de indruk van de professionele wijze waarop we binnen Radboud Services dergelijke verzoeken oppakken en invullen.’
Aanpassen aan omstandigheden
Deze nieuwe, extra verzoeken komen bovenop de uitdagingen waar Radboud Services de komende tijd sowieso al mee te maken krijgt. Gerben noemt onder andere de instellingstoets kwaliteitszorg voor het onderwijs, de totstandbrenging van de nieuwe universiteitsstrategie en het project ‘Prevent - Care – Cure’ voor sociale veiligheid. ‘Stuk voor stuk belangrijke thema’s, waarbij we als Radboud Services onze inhoudelijke expertise inzetten om de processen maximaal te ondersteunen’, zo weet hij. ‘En dan zijn er niet te vergeten nog onze reguliere werkzaamheden die gewoon doorlopen. Ik zie binnen Radboud Services professionals die zich aanpassen aan de omstandigheden en zo onze meerwaarde tonen. Natuurlijk kan het altijd beter, maar over het algemeen vind ik dat we met elkaar goed in de wedstrijd zitten.’
Die wedstrijd draait grotendeels ook om de noodzakelijke kostenbesparingen. Deze moeten gebeuren door de processen binnen de verschillende kolommen van de bedrijfsvoering, en dus ook binnen faculteiten, meer in één lijn te brengen en dubbele werkzaamheden weg te nemen, oftewel: te harmoniseren. ‘De analysefase van begin dit jaar heeft uitgewezen dat we, als we alle kolommen bij elkaar optellen, een potentieel besparingsbedrag zien van minimaal 20 miljoen euro’, legt Gerben uit. ‘De volgende stap zijn de zogeheten ‘deep-dives’: een verdiepende analyse per kolom om te zien welke maatregelen tot die besparing leiden. Binnen de I-kolom en de HR-kolom heeft er onlangs al zo’n deep-dive plaatsgevonden. Voor die kolommen gaan we nu implementatieplannen schrijven om tot de voorgenomen maatregelen te komen. Het streven is om de besparingen voor alle kolommen in de komende vier jaar te realiseren. Dat willen we bereiken door structureel intensiever met de faculteiten samen te werken.’
Betrokken medewerkers
Tot dusver merkt Gerben dat medewerkers van Radboud Services actief willen meedenken om de dienstverlening slimmer en efficiënter in te richten. ‘Zij weten als geen ander waar je het werk kunt veranderen om tot een mogelijke kostenbesparing te komen’, legt hij uit. ‘We hebben betrokken professionals in dienst die hun vak verstaan, zien hoe andere organisaties in hun vakgebied opereren en welke maatregelen effectief kunnen zijn om met lagere kosten tot een betere service te komen. Die betrokkenheid moedigen we aan.’
Overigens is de huidige vraag, om de dienstverlening kostenefficiënter in te richten, niet volledig nieuw. Gerben: ‘We werken er al een aantal jaar naartoe om in 2027 met Radboud Services op een nul-begroting uit te komen. Dankzij enkele bijsturingen in het afgelopen jaar liggen we nu op koers. Daar ben ik blij mee: het is een belangrijke stap om ons te verhouden met de nieuwe financiële werkelijkheid.’
Van buiten naar binnen
En alsof er nog niet genoeg uitdagingen zijn, is er ook nog de zoektocht naar drie nieuwe directeuren. Zo is het de wens om voor de divisies HR, ILS en Marketing & Communicatie - waar nu nog interim-directeuren werken - vaste directeuren aan te stellen. Gerben: ‘In de zoektocht voor HR en ILS hebben we verschillende kandidaten gesproken, maar we zijn er helaas nog niet in geslaagd om de juiste personen te vinden. Daarom hebben we onze werving tegen het licht gehouden en starten we nu de zoektocht opnieuw, in samenwerking met de recruitmentafdeling van de divisie HR. Vervolgens beginnen we binnenkort ook met de werving van een nieuwe directeur Marketing & Communicatie. Ons streven is om de drie directeursposities uiterlijk 1 september te hebben ingevuld, al merken we dat de huidige krappe arbeidsmarkt de zoektocht bemoeilijkt.’
Op de vraag wat alle ontwikkelingen kunnen betekenen voor jou als medewerker, adviseert Gerben om van buiten naar binnen te denken. ‘Blijf de ontwikkelingen in je vakgebied in de gaten houden. Kijk waar je jezelf kunt ontwikkelen en bespreek die wens met je leidinggevende. Sta ervoor open dat er veranderingen aankomen en beoordeel wat je nodig hebt om je daartoe te verhouden. Zorg er dus voor dat je een actieve deelnemer wordt in ons veranderproces.’