Er zijn diverse redenen om digitaal op te schonen: oude informatie kan niet in de verkeerde handen vallen, je verkleint je CO2-voetafdruk, je bespaart kosten, apparaten gaan langer mee en je vindt je digitale spullen sneller terug. Naast weggooien is het ook van belang om te weten welke informatie je wel moet bewaren.
Neem deel aan de fastclass en lees de tips om te zien wat je nog meer kunt doen.
Fastclass ‘een opgeruimde mailbox’
In 15 minuten krijg je van een privacy-expert praktische tips over hoe je jouw mailbox snel en efficiënt op kunt ruimen. Degene die het meeste weet op te ruimen kan een beloning van de paashaas verwachten …
Klik op de knop om op 16 maart deel te nemen aan de Nederlandse of Engelse online-meeting.
Teamslink: Een opgeruimde mailbox; 16 maart – 12:00-12:15 uur
Teamslink: A tidy mailbox:16 maart – 12:30-12:45 uur
Wat kun je verder doen? Tips
Je digitale voetafdruk verklein je ook door naast het opschonen van je mailbox;
- regelmatig ongebruikte bestanden, downloads en foto’s weg te gooien. Ook op je telefoon.
- selectief gebruik te maken van de ‘CC’, ‘BCC’ en ‘beantwoord allen’.
Hiermee voorkom je dat je mail met eventuele bijlages onnodig wordt rondgestuurd. - Teams gebruiken om samen te werken. In Teams kun je chatten en samenwerken in een document in plaats van op en neer te mailen. Wist je dat Teams ook versiebeheer heeft en het niet nodig is om verschillende versies op te slaan.
- officiële stukken op te slaan in het daarvoor bedoelde organisatie-archief zoals Corsa of Osiris. Meer hierover lees je bij Documentaire Informatie Voorzieningen (DIV). Heb je vragen over persoonsgegevens? Neem contact op met de privacy-contactpersoon van jouw faculteit of organisatieonderdeel.
Werkgroepmap, afdelingmap, Teams opschonen
Wil je een werkgroepmap, afdelingsmap of Teams opschonen? Meld je aan via het formulier in Topdesk en een functioneel beheerder neemt contact met je op om je verder te helpen.
Ga naar Topdesk (VPN aan): Formulier Digital Cleanup Day
--------
Instructie mailbox opschonen
Let op: sommige van deze tips werken alleen met Outlook in een webbrowser, terwijl andere alleen werken in de Outlook-desktoptoepassing.
1. Verwijder e-mails in bulk per map (browser)
Je kunt oude e-mails verwijderen via 'Instellingen' > 'Account' > 'Opslag' door mappen zoals 'Verwijderde items', 'Ongewenste e-mail' en (indien relevant) 'Concepten' leeg te maken.
2. Verwijder e-mails in bulk (browser)
- Verwijder bijvoorbeeld alle mails die ouder zijn dan drie maanden, zes maanden of één jaar;
- Sorteer op grootte, zodat je makkelijk de grootste mails kan vinden en verwijderen;
- Filter e-mails op afzender of onderwerp, bijvoorbeeld 'naam van een collega', 'noreply', 'koffie drinken', etc. Gebruik de toetsen CONTROL + A om alle e-mails te selecteren en ze vervolgens te verwijderen.
3. Bewaar alleen de meest recente e-mail van een conversatie (Outlook classic)
E-mailgesprekken bestaan vaak uit veel afzonderlijke e-mails. In Outlook kun je ervoor kiezen om alle berichten behalve het meest recente bericht in je gesprekken te verwijderen: ga naar 'Bestand' > 'Hulpprogramma's > Postvak opruimen'. Kies 'Verwijderen' onder 'Alle verschillende versies van items uit het postvak verwijderen'.
