Wat bewaar jij?
Stel jezelf altijd de vraag of als een document bewaard moet worden dat dan ook op meerdere plekken moet zijn. Waarom een kopie bewaren als het origineel al opgeslagen is in bijvoorbeeld Brightspace, bij examencommissie of secretariaat? Eén keer bewaren is genoeg.
Bewaartermijnen
Houd bij het archiveren van documenten rekening met de wettelijke bewaartermijnen. In Brightspace, Ans en Osiris wordt de bewaartermijn automatisch toegepast. Bij andere systemen moet je dit zelf in de gaten houden. Op de pagina Archivering van onderwijsgerelateerde documenten staat een overzicht van te archiveren documenten en de wettelijke bewaartermijn die daarbij hoort. Dit helpt je bij het digitaal opruimen van je gegevens. Een digitale schoonmaak verkleint ook de kans dat gevoelige informatie in de verkeerde handen valt.
Opruimen in Brightspace
Bij het klaarzetten van een cursus in Brightspace kan het gemakkelijk zijn om een cursus van een voorgaand jaar te kopiëren. Wist je dat je dan ook alle bestanden van die oude cursus gekopieerd? Ook de bestanden die je wellicht niet meer nodig hebt. Brightspace bewaart alle bestanden namelijk in de file manager, zelfs als ze niet in de content van je cursus gebruikt worden. Kopieer je jaar na jaar een cursus, dan kunnen er zo overbodige bestanden in je cursus ophopen. Het is goed om van tijd tot tijd eens na te gaan wat er in je cursus aan bestanden staat. Ga hiervoor in je cursus naar Administration > Course Builder en klik op Manage Files. Het opruimen kan beginnen!
Beter nog: als je een cursus kopieert, kies dan voor de optie Select Components. Zo kun je in het volgende scherm met Select individual items to copy precies selecteren welke onderdelen je wel en niet nodig hebt voor je nieuwe cursus.
