Een inkooporder maken lijkt eenvoudig, maar er komt veel bij kijken voor de bestelaanvrager. Je stemt vooraf af wat er nodig is, waar het besteld kan worden en hoe het gefinancierd wordt. Vervolgens voer je de order volledig en correct in in BASS. Daarna volgen nog goedkeuringen van Inkoop, Financiën en de budgethouder. Pas dan kan Inkoop de bestelling plaatsen bij de leverancier.
Wat willen we verbeteren?
De gemiddelde doorlooptijd van reguliere inkooporders via BASS is momenteel 5 dagen. Ons doel:
- de doorlooptijd terugbrengen naar 4 dagen
- het aantal ‘uitzonderingen’ (orders die veel langer duren) verkleinen van 33% naar maximaal 20%
Een kortere en betrouwbaardere doorlooptijd betekent snellere levering, minder reminders en minder afstemming.
Eerste successen
De eerste stappen zijn gezet:
- alle managementassistenten kregen een workshop met tips & tricks voor het efficiënt en correct invoeren van inkooporders
- functioneel beheer van BASS past het systeem aan, zodat Financiën orders sneller kan controleren
- er is een analyse gedaan op de ‘uitzonderingen’ en een actieplan gemaakt hoe de doorlooptijd hiervan kan worden verkort
Hoe verder?
De komende periode:
- gaan we in gesprek met budgethouders over het belang van tijdig goedkeuren en onderzoeken we of we tot een gezamenlijke richtlijn kunnen komen
- bekijken we of de goedkeuringsflow gestroomlijnd kan worden
- delen we via de Weekly praktische tips voor collega’s die een verzoek hebben voor een bestelling, zodat deze zo goed mogelijk kan worden ingevoerd
- gaan we in gesprek met Inkoop om ook hun kant van het proces goed te begrijpen: wat doen zij, waar lopen zij tegenaan, en wat kunnen we daarin samen slimmer organiseren?
Heb je ideeën, zie je kansen, of wil je gewoon meer weten? Laat het vooral weten aan eline.spek [at] ru.nl (eline[dot]spek[at]ru[dot]nl) of nicola.rijzewijk [at] ru.nl (nicola[dot]rijzewijk[at]ru[dot]nl)