Liveblog: Een nieuw duurzaam werk(plek)concept voor ILS

4 november 2025

Opruimen en inpakken voor de verhuizing naar EOS

De voorbereidingen voor de verhuizing naar EOS zijn inmiddels in volle gang. De verhuisinstructies zijn verstuurd, verhuisdozen liggen klaar in de hal van het Forum, en labels zijn verkrijgbaar bij het kantoor van Ellie. We vragen iedereen die naar EOS verhuist om uiterlijk vrijdag 14 november alles ingepakt te hebben.

Vanaf 17 november verhuizen de dozen naar hun nieuwe plek in EOS. Rond die tijd volgt ook meer informatie over de verhuisinstructies voor de indikking van de UB.

Brievenbus in de UB & terugkoppeling input

Sinds vandaag staat er bovendien een brievenbus voor vragen en opmerkingen in de UB. Deze vind je in het trappenhuis op de begane grond, bij de medewerkersingang aan de zijkant van het gebouw. Laat vooral een briefje achter, het projectteam leest en verzamelt alle reacties.

Volgende week geeft het projectteam een uitgebreidere terugkoppeling op de suggesties en vragen die tot nu toe via de brievenbus in het Forum zijn binnengekomen. Dat gebeurt tijdens de online Divisiepraat of via de update in het liveblog van volgende week woensdag.

Terugblik inloopsessie Forum

Vandaag vond ook de inloopsessie plaats in het Forum voor medewerkers die naar EOS verhuizen. Veel collega’s kwamen langs met vragen en opmerkingen, en vooral om de plattegronden van de nieuwe indeling te bekijken. De sfeer was positief: de meeste mensen zijn enthousiast over de verhuizing en benieuwd hoe het zal zijn als we straks echt in EOS werken.

Er kwamen ook enkele aandachtspunten naar voren. Zo werd gevraagd waar je spullen, zoals een laptop, veilig kunt opbergen als je je kantoor even verlaat. Het projectteam onderzoekt momenteel een passende oplossing hiervoor. Ook waren er vragen over het reserveren van vergaderruimtes; hierover vind je meer informatie in de liveblog-update van vorige week, 29 oktober.

De plattegronden en roadmap-posters die gebruikt werden bij de inloopsessie hangen inmiddels op de whiteboards in de hal van het Forum. Loop gerust even langs om een kijkje te nemen!

Heb je nog vragen of opmerkingen, laat dan een briefje achter in de brievenbus of mail naar rdw-ils [at] ru.nl (rdw-ils[at]ru[dot]nl).

29 oktober 2025

Start verhuizing & het reserveren van vergaderruimtes

De verhuizing van de collega’s uit het Forum naar EOS komt gestaag dichterbij. De verhuisdozen en – bakken zijn inmiddels al afgeleverd; nog deze week ontvangen de collega’s die gaan verhuizen een verhuisinstructie per mail met informatie waarmee ze zich op de verhuizing kunnen voorbereiden.

Naast de fysieke verhuizing komt er bij voor de collega’s die naar EOS verhuizen nog een aspect bij: het reserveren van vergaderruimtes. We zijn tot nu toe gewend deze in Outlook te reseveren. De vergaderruimtes in EOS moeten echter in FACE (Planon) gereserveerd worden. Je plant je vergadering in in Outlook; daarnaast boek je een geschikte ruimte in FACE (er is geen automatische koppeling tussen Outlook en Planon). Je leest hier hoe je dit kunt doen: Vergaderruimte reserveren | Radboud Universiteit. Voor FACE is ook een handige app voor op je telefoon waarmee je een ruimte kunt boeken. Zie hiervoor: Ruimte reserveren met de Planon-app | Radboud Universiteit.
Voor de duidelijkheid: de vergaderruimtes in het Forum en de UB zijn vooralsnog gewoon in Outlook te reserveren.

22 oktober 2025

Stap voor stap komen de verhuisbewegingen steeds dichterbij: verhuisinstructies en verdeling van werkplekken

De verhuisactiviteiten krijgen steeds meer vorm. De collega’s die als eerste verhuizen, ontvangen deze week de instructies om zich alvast op de verhuizing voor te bereiden. Ook de verdeling van de kamers in EOS over de afdelingen die daarheen verhuizen (Innovation & Projects, Management Support, een deel van Policy & Strategy en het Digital Competence Centre) is inmiddels rond. Voor de UB zetten we daarin deze week ook de volgende stap.

Ondertussen zijn sommige collega’s al begonnen met het opruimen en leeghalen van kasten. Een goed idee, want in de nieuwe situatie worden de meeste werkkamers door meer mensen gedeeld. Het is dus niet mogelijk om alles mee te verhuizen of te bewaren. Tegelijk begrijpen we dat dit niet voor alle werkprocessen haalbaar is; deze hebben we in beeld en daarvoor worden specifieke oplossingen geregeld.

Speciale aandacht gaven we deze week aan de huisvesting van team Lokaal van de afdeling User Support. Vanwege hun specifieke werkzaamheden (vooral het voorbereiden en uitleveren van hardware) moeten zij in de buurt blijven van het magazijn en de inmiddels welbekende bakstraat. Daarvoor hebben we een passende oplossing gevonden: twee overlegruimtes worden ingericht zodat het team daar goed uit de voeten kan. Een oplossing waar alle betrokkenen tevreden mee zijn. Weer een puzzelstukje dat op zijn plek valt! 

15 oktober 2025

Wat betekent de verhuizing voor jouw team? – Terugblik op Divisiepraat 9 oktober

Tijdens Divisiepraat van 9 oktober is er meer verteld over de komende verhuisbewegingen binnen ILS. Verschillende teams krijgen binnenkort een nieuwe werkplek, of blijven juist waar ze nu zitten maar met een andere indeling. In dit bericht lees je wat dit concreet betekent voor jouw afdeling, wanneer de verhuizing plaatsvindt en wat er de komende tijd van jou verwacht wordt.

8 oktober 2025

Ruimteverdeling in EOS & de indikking van Forum en de UB

We hebben met de deelprojectgroep voor de inrichting van ILS in EOS inmiddels gekeken naar de ruimteverdeling. Daarmee hebben we nu echt voor het eerst goed naar de plattegronden en kamernummers kunnen kijken en wordt het – eindelijk - wat concreter.

Ook de andere deelprojectgroepen komen nu op stoom. Het deelprojectteam voor de indikking van het Forum is al gestart. Met dien verstande dat daar natuurlijk een interactie is met het inhuizingsproject van Mercator Launch. Daar bestaan enkele cruciale afhankelijkheden, vanwege de aanwezigheid van de computerzaal. 

Donderdag is de kick-off van het deelprojectteam voor de indikking van de UB. Dan gaat het voor de collega’s in de UB ook duidelijker worden waar ze aan toe zijn en welke ruimtes er vrij komen als gevolg van de indikking naar de nieuwe werkpleknormering. Helaas zijn we eerder toch opnieuw overvallen door collega’s van elders op de campus die alvast het voortouw namen op een mogelijke huisvesting in de UB. Het is niet de bedoeling dat men op deze manier zelf op verkenningstocht gaat, zeker niet in ruimtes die normaliter niet voor iedereen toegankelijk zijn. Dat is aan de leidinggevenden van de betreffende teams ook duidelijk gemaakt. We streven ernaar om alles in de juiste volgorde te doen. Maar helaas blijken dit soort individuele acties niet helemaal te voorkomen. 

In de live Divisiepraat van 9 oktober zal een deel van de tijd worden besteed aan RDW-ILS/Verhuizing. We zullen dan onder meer kijken naar de planning, ook worden de data voor de al eerder genoemde inloopsessie(s) bekend gemaakt.

30 september 2025

Het concreet maken van de verhuisplannen & input brievenbus Forum

We hebben inmiddels al een paar keer te maken gekregen met verhuisbewegingen van andere eenheden; denk aan de inhuizing van Evaluatie Services en de (te) snelle verhuizing van enkele UB-collega’s van Maria Montessori. Maar de ontwikkeling van onze eigen verhuisplannen worden nu echt concreet.

Deze week zitten we met een deelprojectgroep en de projectleider (Isabel Richardson) bij elkaar om te kijken naar de indeling van de voor ons bestemde ruimtes in EOS. Met ‘ons’ worden degenen bedoeld die vanuit het Forum naar EOS zullen gaan verhuizen.

De week erop gaan we op een vergelijkbare manier aan de slag met de deelprojectgroep voor de UB. Dan worden ook daar de zaken concreter. Maar er zijn nog wel wat puzzelstukjes te leggen.

In de Live Divisiepraat van 9 oktober zal een deel van de tijd worden besteed aan RDW-ILS/Verhuizing. We willen dan onder meer kijken naar de planning, ook voor de al eerder genoemde inloopsessie(s).

Het is je misschien al opgevallen, maar vanaf deze week staat er ook een rode brievenbus in de hal van het Forum. In deze bus kan je vragen, opmerkingen, zorgen, etc. stoppen die te maken hebben met RDW-ILS/De verhuizing. De bus zal regelmatig worden geleegd door de projectgroep, waarna er persoonlijk of in dit liveblog op teruggekoppeld wordt. Over enkele weken zal deze brievenbus ook in de UB komen te staan.

24 september 2025

Onverwachte verhuisbewegingen

Ook al hebben we de verschillende RDW-activiteiten waar ILS mee te maken heeft nu in 5 deelprojecten in beeld, toch gebeuren er soms onverwachte dingen. Dat proberen we te voorkomen, maar dat blijkt niet altijd te lukken. Alle faculteiten en eenheden zijn bezig om de noodzakelijke besparingen vorm te geven. Het inleveren van vierkante meters kantoorruimte is daar een duidelijk onderdeel van. Sterker nog, alle eenheden worden hier inmiddels stevig op gestuurd en hebben daar hun eigen (deel)projecten voor opgestart. Synchronisatie van die projecten blijkt geen eenvoudige zaak.

Zo werden wij eerder deze week geconfronteerd met de vraag om per direct een aantal ILS-collega’s vanuit het Maria Montessorigebouw (Faculteit der Sociale Wetenschappen) in de UB te huisvesten, omdat FSW voor een flink deel van hun gebouw de huur heeft opgezegd. Dit was ons wel bekend, maar niet dat de verhuizing van onze collega’s zó halsoverkop zou zijn. Heel vervelend en slecht getimed zo in het eerste deel van het studiejaar waarin ze juist volop bezig zijn met het geven van onderwijs. Dankzij het meedenken van enkele teamleden in de UB is het toch gelukt om snel ruimte beschikbaar te maken, zodat de collega’s zich niet dakloos hoefden te voelen. Dat is fijn, maar we willen dit soort stress natuurlijk niet. Aan de andere kant, de her- & verhuisbewegingen die we (niet alleen bij ILS, maar uiteindelijk iedereen op de campus) moeten gaan maken zijn veel complexer dan we tot nu toe hebben meegemaakt. Het is daarbij moeilijk om je een voorstelling te maken van een nieuwe, soms kleinere, soms gedeelde werkomgeving en wat deze voor een invloed op je manier van werken heeft. Dat kan voor ons gelden, maar soms ook voor collega’s in andere eenheden.

Wij gaan verder met de voorbereiding van onze verhuisbewegingen en verwachten volgende week met een planning te komen. En dan ook met een datum voor een inloopsessie waarop we de beschikbare informatie met jullie gaan delen.

15 september 2025

Deelprojecten binnen RDW-ILS

Al eerder konden jullie lezen dat we het binnen RDW-ILS hebben over meerdere deelprojecten. In totaal zijn dat er inmiddels vijf, waar wij als ILS in meer of mindere mate mee te maken hebben.
1. Gedeeltelijke verhuizing ILS van Forum naar EOS
2. Indikken achterblijvende teams in Forum
3. Indikken werkruimtes UB
4. Herhuisvesting en indikken KDC
5. Verhuizing Mercator Lauch van UBC naar Forum
Van de eerste vier deelprojecten is de projectleider Isabel Richardson. Jeffrey Geelen heeft de afgelopen tijd ook deels opgetreden als projectleider. Hij gaat vanaf nu terug naar zijn oorspronkelijke functie van huisvestingsmanager en is in die hoedanigheid bij alle deelprojecten betrokken. Van het vijfde deelproject is Jeroen Ebbers de projectleider. 

Voor de eerste vier projecten zijn projectteams samengesteld met vertegenwoordigers vanuit ILS om, samen met de projectleider, in te zoomen op de verschillende lokaties en de specifieke werkprocessen van de teams en daarbij behorende huisvestingssituaties. Deze deelprojectteams vervangen de projectgroep waarmee we in dit traject zijn gestart. Regelmatig zal de projectleider bij het MT-ILS aanschuiven om het gehele RDW-ILS traject te bespreken.

Momenteel wordt de informatie die per deelproject nu in steeds meer detail op tafel komt verwerkt om te komen tot inrichtingsvoorstellen. Binnenkort zal de planning van de deelprojecten voor de komende periode worden vastgesteld en gedeeld. Dan zal ook een inloopsessie worden gepland waar iedereen inzage kan krijgen in de plannen.

10 september 2025

Variabele planning en een flexibele route

De projectleiders van de verschillende RDW-deelprojecten zijn inmiddels terug van vakantie. Dat betekent dat we de komende tijd wat meer zullen gaan zien gebeuren aan voorbereidende werkzaamheden op verschillende plaatsen in onze gebouwen.

Aangezien de deelprojecten een eigen tijdschema hebben en er geen overall programmamanagement boven zit, zullen sommige zaken niet altijd ruim van te voren kunnen worden aangekondigd of voor je gevoel in een logische volgorde plaatsvinden. Dat valt helaas niet altijd te voorkomen.

We weten inmiddels dat er de komende tijd zaken gaan gebeuren in dit kader, dus houd daar rekening mee een wees voorbereid. Uiteraard krijg je het wel tijdig te horen als je zelf te maken gaat krijgen met een verplaatsing. Bij onduidelijkheid kun je altijd contact opnemen met je teamleider of een mail sturen naar de mailbox: rdw-ils [at] ru.nl (rdw-ils[at]ru[dot]nl).

3 september 2025

Verhuisbewegingen ILS en inhuizing Evaluatieservices in de UB

Nu de zomer voorbij is, komt er weer beweging in het RDW-ILS programma: meerdere verhuis(deel)projecten zijn van start gegaan en het liveblog wordt de komende weken weer actief gevuld. In dit bericht lees je welke deelprojecten er nu lopen en wat er recentelijk al in gang gezet is.

3 juli 2025

Update nieuwe werkomgeving: van twee naar drie locaties

Tijdens de divisiepraat van 3 juli deelde huisvestingsmanager Jeffrey Geelen een update over de nieuwe werkomgeving van ILS, zodat iedereen op de hoogte is van de laatste stand van zaken. De grootste verandering: ILS zal niet op twee, maar op drie locaties worden gehuisvest , namelijk in de UB, het EOS-gebouw én in het Forum. We praten je in dit verslag graag bij over het waarom, wat dit concreet betekent en wat de vervolgstappen zijn.

6 mei 2025

Update nieuwe werkomgeving: waar staan we nu?

Als projectteam van de nieuwe werkomgeving willen we jullie graag even bijpraten over de stand van zaken rond het ventilatiesysteem in de UB. Tijdens de informatiesessie van 20 maart kwam dit knelpunt al kort aan bod. Sindsdien is er verder onderzoek gedaan naar het binnenklimaat van het gebouw. De afgelopen weken is duidelijk geworden dat de huidige klimaatinstallatie onvoldoende capaciteit heeft om meer medewerkers te huisvesten dan nu het geval is. De afgelopen weken is duidelijk geworden dat het binnenklimaat in het UB-gebouw nog niet geschikt is voor een grotere groep medewerkers. Lees hierover meer in dit verslag.

20 maart 2025

Update medewerkersbijeenkomst: jullie input, nieuwe inzichten en vervolgstappen

Op 20 maart vond de medewerkerssessie 'Presentatie Programma van Mogelijkheden' plaats, waarin een update is gegeven over het duurzaam werk(plek)concept. Twan en Jeffrey van het projectteam vertelden in deze bijeenkomst wat er tot nu toe bekend is, hoe de planning voor de komende tijd eruit ziet en welke medewerkerssessies volgen. Daarnaast was er ruimte voor vragen en opmerkingen over het nieuwe werk(plek)concept. Lees meer in het verslag van de sessie.

15 januari 2025

Werken op maat: Hoe een aangepaste werkplek past binnen het duurzaam werk(plek)concept 

Het duurzaam werk(plek)concept zal verschillende veranderingen met zich meebrengen: een groot deel van ons verhuist naar een andere locatie op de campus en krijgt een nieuwe werkplek. Hoe deze werkplekken eruit zien, bepalen we in de ontwerpfase waarin collega’s wederom mogen meedenken. Echter, een vraag die we al veel hebben gehoord is: in hoeverre kan ik een aangepaste werkplek krijgen? In dit nieuwbericht gaan we hier alvast wat meer op in.

17 december 2024

Stand van zaken en vooruitblik ILS werk(plek)concept

Met het nieuwe jaar in zicht, maakt ook het ILS-werk(plek)concept zich klaar voor een volgende fase. De definitiefase wordt binnenkort afgerond en daarmee wordt de basis gelegd voor de start van de ontwerpfase. In deze update informeren we je over wat er de afgelopen periode in de definitiefase is gebeurd en wat er de komende tijd op de planning staat.

25 november 2024

Laat jouw mening horen bij de medewerkerssessies - een interview met Jac van der Berg

De eerste ronde van medewerkerssessies over het nieuwe werk(plek)concept is inmiddels afgerond, en er komen zeker nog meer sessies aan! Jac van der Berg, medewerker bij het NOC, was aanwezig bij twee van deze sessies en vertelt in dit interview wat hij ervan vond en waarom hij het belangrijk vindt om aan deze sessies deel te nemen.

20 november 2024

Verslag medewerkerssessie 'samenwerken'

Op 11 november vond de medewerkerssessie ‘samenwerken’ plaats in het kader van het Duurzaam Werk(plek)concept van ILS. Onder begeleiding van projectleider Yvet Brummelhuis ging een groep medewerkers aan de slag met het in kaart brengen van teams met wie zij samenwerken. Dit dient als input voor wie straks waar komt te zitten in de UB en EOS. Daarnaast was er ruimte voor vragen en opmerkingen over het nieuwe werk(plek) concept. Lees meer in het verslag van de sessie.

22 oktober 2024

Verslag medewerkerssessie 21 oktober

Op 21 oktober vond de tweede medewerkerssessie plaats over het nieuwe werk(plek)concept van ILS. Onder begeleiding van Yvet Brummelhuis werden de verschillende fases van het project kort besproken en werd er ruimte gegeven voor vragen en opmerkingen van medewerkers. Het verloop van deze sessie is samengevat.

15 oktober 2024
 

Inloopsessies medewerkers input

Als je vragen, opmerkingen of suggesties hebt over het nieuwe duurzame werk(plek)concept van ILS, ben je van harte welkom bij de inloopsessies voor medewerkers op 5 november in het Forum en op 14 november in de UB.

Samenwerkingsrelaties sessie voor medewerkers

Om een goed beeld te krijgen hoe we de verschillende teams kunnen positioneren in EOS en de UB, brengen we graag in kaart welke samenwerkingsrelaties er bestaan tussen teams. Sluit aan bij deze samenwerkingsrelatiessessie op 11 november om erover mee te praten!

8 oktober 2024
 

Aankondiging nieuw duurzaam werk(plek)concept ILS

Na de zomer van 2025 verhuist de divisie ILS naar een nieuwe werklocatie. Hier komen veel veranderingen, maar ook kansen bij kijken. In dit nieuwsbericht lichten we toe wat we tot nu toe weten en wat hier op de korte en lange termijn bij komt kijken.