Tijdens zijn kennismakingsronde langs de verschillende divisies van Radboud Services hoorde Gerben het als nieuwe directeur regelmatig voorbij komen. ‘Veel collega’s vertelden me de afgelopen maanden dat ze in de nieuwe structuur binnen de divisies meer afgestemd met elkaar samenwerken, dat ze elkaar beter weten te vinden’, blikt hij terug. ‘Datzelfde hoor ik ook over de afstemming op directie- en managementniveau. Dat is allemaal mooi om te vernemen, we weten dat er binnen deze organisatieverandering nog steeds stappen gemaakt mogen worden.’
Hoe zat het ook alweer?
Die organisatieverandering is het gevolg van het project Doorontwikkeling Radboud Services, dat in 2019 van start is gegaan. Doel daarvan was om de aansluiting van de ondersteunende diensten bij onderwijs en onderzoek te verbeteren. Voorheen waren die diensten onderverdeeld in zeventien eenheden. Dat zorgde er echter voor dat binnen de universiteit niet altijd duidelijk was waar je met een specifieke vraag terecht kon. Ook integrale sturing op de dienstverlening richting studenten en faculteiten leverde beperkingen op. Vandaar dat besloten werd om de zeventien eenheden samen te voegen en binnen zes divisies onder te brengen. In stap 1 van dit project werd voor Radboud Services de nieuwe organisatiestructuur op hoofdlijnen en het bestuursmodel ontwikkeld en werden er divisiedirecteuren aangesteld. In stap 2 zijn sinds 2020, onder toezicht van die divisiedirecteuren, de processen en structuren binnen de divisies ingericht.
‘Om dat te bereiken is er in de afgelopen jaren in stap 2 veel werk verzet’, legt Gerben uit. ‘Recent hebben er twee evaluaties plaatsgevonden: bij Academic Affairs en bij Information & Library Services. Deze evaluaties per divisie zijn het sluitstuk van stap 2 in het DORS-traject. Over het algemeen zien we dat door de overgang naar divisies er meer samenhang in onze dienstverlening is gekomen. Voor de komende tijd is het belangrijk om die samenhang nog verder te verstevigen. Dat kan door niet alleen binnen, maar juist ook tussen de divisies gerichter samen te werken, op verschillende niveaus.’
Harmoniseren
Gerben benadrukt dan ook dat de doorontwikkeling van Radboud Services niet ophoudt bij de afronding van stap 2. Sterker nog: daarna breekt er een nieuwe periode aan. ‘De volgende stap, waarschijnlijk vanaf 2025, is meer naar buiten gericht’, verduidelijkt hij. ‘Als Radboud Services gaan we dan de verdere samenwerking opzoeken met de faculteiten. Dat is belangrijk: de diensten van onze divisies maken onderdeel uit van kolommen, die ook over de faculteiten zijn verspreid. Doel is om de processen binnen die kolommen, en dus ook binnen faculteiten, in één lijn te brengen, oftewel: te harmoniseren. En daarmee dus alle huidige variaties binnen die processen zoveel mogelijk weg te nemen. Dit zodat we medewerkers, studenten en bezoekers van onze universiteit nog beter van dienst kunnen zijn. Op die manier is het mogelijk om onze efficiëntie en student-/medewerkersgerichtheid te vergroten.’
Samen optrekken
Om dat te bereiken, is een goede samenwerking volgens Gerben van belang. ‘Op dit moment zijn we met de directeuren bedrijfsvoering binnen onze universiteit in gesprek over hoe we aan die volgende stap invulling gaan geven. Daar komt bij dat we sinds kort weten dat de bekostiging van de universiteit er anders uit gaat zien. Zie het onlangs verschenen nieuwsbericht: we krijgen minder financiële middelen. Daar moeten we ons, ook binnen Radboud Services, met onze ondersteuning en processen naar gaan verhouden. Voor de faculteiten geldt echter dezelfde opgave, dus er ligt een kans om daarin samen op te trekken. Daar hopen we de komende tijd afspraken over te maken. Zodra er meer bekend is, ga je dat via de communicatiekanalen en binnen je divisie vernemen. Hoewel we er ons eigenlijk al bewust van waren, is door de huidige ontwikkelingen de noodzaak tot meer en efficiënter samenwerken alleen maar groter geworden. Dat wordt dus belangrijker dan ooit.’