Hoewel het besef groot is dat de veranderingen een enorme impact op medewerkers hebben, rechtvaardigen de huidige bezuinigingen op het hoger onderwijs volgens Koen een kritische blik op de huisvesting van de Radboud Universiteit. ‘Want er zijn straks minder medewerkers, en het aantal studenten daalt’, legt hij uit. ‘Daardoor hebben we minder ruimte nodig. Tegelijk kunnen we de campus efficiënter gebruiken. Nu gebeurt het nog regelmatig dat veel vierkante meters onbezet zijn.’
Volgens Koen is daar een logische verklaring voor. ‘Veel collega’s hebben nog een eigen, exclusieve werkplek. Als zij thuiswerken, op vakantie zijn of naar een congres gaan, blijft hun kamer leeg. Dat leidt tot inefficiënt ruimtegebruik.’
Meer dan bureau en stoel
Om de campus efficiënter te gebruiken, is in het werkplekbeleid van enkele jaren geleden al ingezet op het delen van werkplekken. ‘Die lijn trekken we nu door’, zegt Koen. ‘De campus is en blijft dé plek waar iedereen welkom is en we elkaar willen ontmoeten. We willen toe naar een compactere campus die beter benut wordt. Dat betekent niet alleen een transitie in vierkante meters en euro’s, maar vraagt ook om een cultuurverandering.’
Koen erkent daarbij dat een verhuizing impact heeft. ‘Een werkplek is voor veel medewerkers veel meer dan een bureau en een stoel. Ze zijn vaak aan hun plek gehecht en ervaren die als ruimte waar ze optimaal hun werk kunnen doen. Daar staat hun werkmateriaal, ontvangen ze hun promovendi en collega’s voor overleg. Als Campus & Facilities kunnen we bij verhuizingen niet aan alle individuele wensen voldoen, maar we werken wel intensief samen met faculteiten en organisatieonderdelen om zo goed mogelijk op werkpatronen en werkstijlen van medewerkers aan te sluiten. En waar nodig houden we rekening met medische indicaties.’
Direct merkbaar
Binnen de Radboud Universiteit worden huisvestingskosten doorbelast aan faculteiten en organisatieonderdelen. Dat maakt ruimtebesparing volgens Koen direct merkbaar in hun begroting. ‘Zo is de Faculteit der Managementwetenschappen afgelopen zomer ingekrompen en betalen zij sindsdien minder voor huisvesting’, licht hij toe. ‘Dat geeft hen meer financiële ruimte. We proberen zoveel mogelijk vrijgekomen ruimte op te vullen door het verhuizen van andere (onderdelen van) eenheden, waardoor we uiteindelijk een gebouw af kunnen stoten. Meestal lukt dat vrij snel, maar niet altijd. Zo wordt de vrijkomende ruimte in het Erasmusgebouw, vooruitlopend op de renovatie van dat gebouw, niet opnieuw ingevuld.’
Het niet gebruiken van vierkante meters levert volgens Koen voor de universiteit direct een besparing op. ‘Dat komt doordat dan de kosten voor bijvoorbeeld schoonmaak en energie dalen. Maar niet alle kosten dalen automatisch. Zo lopen kosten voor verzekering en afschrijving van een onderbezet gebouw gewoon door. Door gebouwen af te stoten– middels verkoop, sloop of verhuur – wordt een nog grotere besparing gerealiseerd. De grootste besparing bereiken we doordat we in de toekomst niet meer in deze gebouwen hoeven te investeren.’
Als concreet voorbeeld noemt hij het gebouw op Thomas van Aquinostraat 1. ‘Als we dat gebouw wilden blijven gebruiken, zou over een paar jaar een renovatie van miljoenen euro’s nodig zijn. Door het te sluiten, vermijden we die toekomstige kosten. Dat zijn bewuste keuzes.’
Campusplan
Eind oktober nam het College van Bestuur een voorgenomen besluit over een nieuw campusplan. ‘Daarin staat welke gebouwen we behouden, waar we in investeren en welke we sluiten’, licht Koen toe. ‘Het plan moet nog worden goedgekeurd door de Universitaire Gezamenlijke Vergadering (UGV) en de Raad van Toezicht. Beide nemen daar in december een besluit over.’
Op basis van dat campusplan wordt een zogeheten schuifplan gemaakt: daarin staat wie waarheen verhuist als er ruimte vrijkomt. ‘We willen leegstand concentreren in een heel gebouw of gebouwdeel, zodat we dat vervolgens kunnen sluiten. Dat betekent dat medewerkers moeten verhuizen, en dat vraagt om goede afstemming.’ Koen noemt vervolgens als voorbeeld het huidige onderzoek naar de mogelijke verhuizing van de Faculteit der Filosofie, Theologie en Religiewetenschappen: van het Erasmusgebouw naar het Maria Montessorigebouw. ‘We houden hierbij rekening met zowel de verhuizende faculteit als de Faculteit der Sociale Wetenschappen, die nu al in dat gebouw zit. Faculteiten en organisatieonderdelen betrekken hun medewerkers bij deze verandering, zodat het proces zo soepel mogelijk verloopt.’
Ter bevordering van dat proces is er een ruimtebehoeftemodel ontwikkeld. ‘Met dat model bepalen we hoeveel ruimte een faculteit of organisatieonderdeel als geheel nodig heeft op basis van verschillende factoren, zoals het aantal FTE’s, 0-uren contracten en werkpatronen/-stijlen’, legt Koen uit. ‘Gemiddeld leveren faculteiten en organisatieonderdelen zo’n 25% van hun werkomgeving in. Dat moet leiden tot miljoenen euro’s aan besparingen. En hoewel we begrijpen dat veel medewerkers niet op een verhuizing zitten te wachten, besparen we liever op meters dan op mensen.’