Eén keer bewaren genoeg
Belangrijke vraag die je jezelf kunt stellen is of een document bewaard moet worden. Zo ja moet dat dan op meerdere plekken zijn? Is het nodig dat je gegevens zowel in Teams, als in je mail of uitgeprint bewaard? Of waarom bewaar je een kopie als het origineel al opgeslagen is in bijvoorbeeld BASS, Corsa, bij examencommissie of secretariaat?
Hoe lang mag je persoonsgegevens bewaren?
Er zijn wettelijke richtlijnen over de bewaartermijn van gegevens. Stel jezelf de volgende vragen om erachter te komen hoelang je persoonsgegevens mag bewaren:
- Is de exacte bewaartermijn voor deze gegevens ergens officieel vastgelegd?
--> Zo ja, dan is dit je bewaartermijn.
- Kun je de bewaartermijn zelf bepalen aan de hand van de vragen:
- Wat is het doel?
- Hoelang zijn de gegevens nodig?
- Kan het korter?
--> Weet je geen goede reden waarom en hoelang het bewaard moet blijven? Dan is conform het beleid de bewaartermijn 2 jaar.
Voordelen opschonen/opruimen
- Je hebt (weer) overzicht;
- Minder informatie, dan minder kans op een datalek;
- Niet in overtreding met betrekking tot bewaartermijnen;
- Beter voor het milieu als servers minder belast zijn met data. Minder opslagcapaciteit nodig en dus minder energie;
- Je apparaat reageert weer sneller.
Tips
- Volg de fastclass ‘mailbox opruimen’ op 11 juni of 13 juni of op 20 augustus of 21 augustus;
- Maak ook ‘verwijderde items’ leeg in mailbox;
- Leeg ook de map ‘downloads’;
- Ruim niet alleen digitale gegevens op, maar ook geprinte versies uit je kast/bureaulade. Let op dat je gevoelige informatie in de juiste (afgesloten) papiercontainer gooit.
