Per jaar vinden bij FSW ongeveer 15 benoemingen op en/of verlengingen van leeropdrachten plaats. Het benoemingsproces is complex en duurt gemiddeld 9 maanden. Bij elke stap in de procedure vindt communicatie plaats met diverse stakeholders binnen en buiten de faculteit, zoals het college van bestuur, betrokken onderzoeks- en opleidingsdirecteuren en afdelingsvoorzitter, de benoemingsadviescommissie en de zusterfaculteiten. Er is niet één eigenaar voor het gehele proces; binnen de faculteit is dit het bestuur. De aard en inhoud van het proces vragen om zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid.
Wat willen we verbeteren?
We willen een efficiencyslag maken en de foutgevoeligheid binnen het benoemingsproces verminderen. De beperking hierbij ligt in het feit dat we niet zonder overleg met CvB stappen in het proces kunnen verwijderen, aanpassen of toevoegen. We hebben ons voor dit project daarom beperkt tot zaken waar we zelf proceseigenaar zijn en daarom wel wijzigingen zelf kunnen en mogen doorvoeren.
Instemming bij open en gesloten werving
Bij de efficiencyslag hebben we onder andere gekeken naar de stakeholders in de faculteit. Het verzoek voor een benoeming wordt gedaan door een onderzoeksdirecteur, een opleidingsdirecteur en een afdelingsvoorzitter. Eén van de huidige vervolgstappen in het proces is dat de twee directeuren wordt gevraagd of zij kunnen instemmen met de benoeming van de door de benoemingscommissie aangedragen kandidaat. Bij een open werving is dit een logische stap, bij een gesloten werving niet aangezien de kandidaat door henzelf is voorgedragen. Daarom zal deze stap voortaan bij een gesloten werving worden overgeslagen.
Efficiëntere correspondentie
In het proces hebben we ook gekeken naar de inhoud van correspondentie en de wijze waarop deze wordt opgemaakt. Er is een aantal sjablonen in Word waarin veel invulvelden zijn opgenomen. Het kost steeds veel tijd om de benodigde informatie op te zoeken en in de brief te plaatsen. We hebben per brief gekeken wat de essentie is van de brief, welke informatie generiek is en wat specifiek is voor de betreffende brief, en vervolgens alles wat overbodig is, geschrapt.
In alle brieven staat steeds vermeld om welke leeropdracht het gaat, welke eenheden betrokken zijn, of het een open of gesloten procedure is, een gewone of bijzondere leeropdracht is en welke externe partij betrokken is. Deze informatie is bij de start van het proces al bekend en wijzigt meestal niet. Daarom maken we voortaan bij het opstarten van het proces eenmalig een overzicht aan, waarin deze steeds terugkerende informatie staat. Dit overzicht wordt vervolgens steeds in alle brieven geplaatst en in de brief naar verwezen. Dit vermindert het zoekwerk én de foutgevoeligheid.
Voor de brieven zal in Xential (de applicatie waarmee we brieven genereren) een eigen sjabloon worden aangemaakt waarbij er per brief slechts enkele invulvelden open blijven, gekoppeld aan de procesfase.
We verwachten dat door bovenstaande aanpassingen, het benoemingsproces onze afdeling op jaarbasis ongeveer 80 uur minder tijd gaat kosten.
Vervolgstappen
Nadat deze stappen zijn gezet willen we als afdeling Bestuurszaken verder gaan met optimaliseren van het benoemingsproces, bijvoorbeeld als het gaat om de wijze waarop we informatie versturen aan de verschillende stakeholders.