Thomas Dessing
Thomas Dessing

Osiris nu in de cloud: ‘Nieuwe functionaliteiten sneller beschikbaar’

Ze leverden mogelijk wat ongemak op: de werkzaamheden waardoor Osiris afgelopen april een aantal werkdagen op rij niet beschikbaar was. Daar kwamen voor het gebruik van deze applicatie echter wel verschillende voordelen voor terug. Thomas Dessing, hoofd Student Information & Processes bij Academic Affairs, legt uit om welke voordelen het gaat.

Voor veel Radboud-medewerkers en studenten was het in april even behelpen. ‘De impact van een aantal dagen zonder Osiris was groot’, blikt Thomas terug. ‘Zo konden studenten daar tijdelijk niet hun cijfers en studievoortgang mee inzien. En voor collega’s van Academic Affairs en faculteiten was het onder andere enkele dagen niet mogelijk om in- of uitschrijvingen te doen, cijfers in te voeren en toelatingen te registreren. Dit betekende dat ze in die korte periode als noodoplossing Excel-bestanden moesten bijhouden, om de informatie daaruit op een later moment naar Osiris over te zetten zodra dat weer beschikbaar zou zijn. Dat was natuurlijk niet ideaal. De helft van onze collega’s had er begrip voor, terwijl de andere helft openlijk aangaf er moeite mee te hebben. Toch waren de geplande onderhoudswerkzaamheden noodzakelijk.’

Over naar de cloud

Volgens Thomas was daar een belangrijke aanleiding voor. ‘De leverancier, die Osiris aan ons en andere onderwijsinstellingen beschikbaar stelt, voerde een aantal wijzigingen door’, legt hij uit. ‘Voorheen kregen wij eenmaal in het halfjaar van deze leverancier een release voor Osiris aangeboden: een pakket met nieuwe en verbeterde functionaliteiten. Een van hun belangrijkste wijzigingen was dat die release niet meer eenmaal per halfjaar zou zijn, maar eenmaal per maand. Dat zou op ons als Radboud Universiteit een grote impact hebben. Omdat wij de data van Osiris op een eigen server hadden staan, zou dit namelijk betekenen dat we maandelijks met onze technische applicatiebeheerders voor elke nieuwe functionaliteit een intensief proces zouden moeten doorlopen om installaties te doen. Zo’n maandelijkse cyclus kost veel tijd en werk. Dat zou niet nodig zijn als we de data voor Osiris zouden overzetten naar een private cloud: een beveiligde server van de leverancier, op een andere locatie in Nederland. Omdat deze overgang meer voordelen met zich mee zou brengen, is besloten om met onze Osiris-data naar de cloud te gaan.’

Voordelen

Thomas somt de voordelen op. ‘Doordat we met Osiris inmiddels in de cloud zitten, betekent dit dat de nieuwe functionaliteiten sneller voor ons beschikbaar komen. Voorheen moesten we daar dus een halfjaar op wachten. Vaak kwamen er dan tijdens zo’n release in één keer een hoop nieuwe functionaliteiten vrij. Nu worden ze doorlopend één voor één aangeleverd, daardoor verloopt de invoering ervan geleidelijker. Daar komt bij dat de technische infrastructuur vanuit de cloud er specifiek op gericht is om Osiris optimaal te laten functioneren, de infrastructuur bij ons op de server is daarentegen ook op onze andere applicaties gericht. Uiteindelijk moeten onze collega’s dankzij die specifieke Osiris-infrastructuur voordelen gaan ondervinden: Osiris is nu stabieler en nog beter beveiligd. Een ander voordeel is dat Osiris nu bij ons en andere onderwijsinstellingen gelijk is. Dat zorgt ervoor dat het onder andere bij informatie-uitwisseling makkelijker is om met andere onderwijsinstellingen samen te werken.’

Samenwerking en voor op schema

Voor de overgang naar de cloud waren er intensieve werkzaamheden nodig. Binnen Radboud Services werkten de divisies Academic Affairs en Information & Library Services hier intensief voor samen. ‘Voor die samenwerking lag er al een stevige basis van de afgelopen jaren’, licht Thomas toe. ‘Bij de halfjaarlijkse releases voor Osiris van voorheen was onze samenwerking ook al intensief. Nu, bij deze overgang, moesten we de data van onze server overplaatsen naar de cloud en deze daar vervolgens laten inlezen. Verder is Osiris via meer dan 24 automatische koppelingen met andere systemen van onze universiteit verbonden. Denk bijvoorbeeld aan financiële systemen voor het incasseren van collegegelden en het HR-systeem dat ervoor zorgt dat nieuwe docenten toegang tot Osiris krijgen. Ook al deze koppelingen moesten naar de cloud worden overgezet. Door al die vereiste overzettingen waren we in april genoodzaakt om Osiris een aantal werkdagen uit de lucht te halen.’

Dat laatste was voor collega’s echter nieuw. ‘Bij de halfjaarlijkse releases van voorheen kwam het wel eens voor dat Osiris in de weekenden niet beschikbaar was, maar daar merkten collega’s echter nauwelijks iets van. Het was dus niet gebruikelijk dat zulke onderhoudswerkzaamheden op werkdagen gebeurden. Vooraf communiceerden we dat Osiris gedurende vijf werkdagen uit de lucht zou zijn. We hielden hierbij bewust een ruime planning aan, vooral rekening houdend met een mogelijke uitloop door onvoorziene werkzaamheden. Uiteindelijk was de overzetting al na drie dagen afgerond en kwam Osiris, eerder dan gepland, weer voor collega’s beschikbaar. We hebben daar veel positieve reacties op ontvangen. Dankzij de goede samenwerking met Information & Library Services hebben we deze eenmalige en ingewikkelde overzetting tot een goed einde kunnen brengen. Samen hebben we voor onze universiteit een belangrijke stap gezet voor het gebruik van Osiris in de toekomst.’

Contactinformatie

Organisatieonderdeel
Radboud Services