Als onderzoeker heb je misschien wel eens gehoord van RIS of METIS. Dit onderzoeksinformatiesysteem (CRIS – Current Research Information System) registreert alle publicaties, gepubliceerde datasets en onderzoeksprojecten. Het wordt gebruikt voor de jaarlijkse rapportages over de onderzoeksinzet, -output en -impact van de universiteit. Dit systeem was echter aan vervanging toe. In overeenstemming met Europese regelgeving moest hiervoor een aanbesteding worden uitgeschreven waarop geïnteresseerde partijen konden inschrijven. Dit proces bestond uit het maken van uitgebreide lijsten met criteria, gevolgd door beoordelingen, technische en functionele demonstraties en gebruikerstests. Aan het einde van het proces werd één leverancier geselecteerd die het hoogst scoorde op alle beoordelingscriteria.
Open brief met aanbeveling voor een FAIR, open en duurzaam systeem
De Open Science-werkgroep van de RYA zag hierin een kans om te pleiten voor de keuze van een systeem dat aansluit bij de huidige standaarden en beleid op het gebied van FAIR-data (Vindbaar, Toegankelijk, Interoperabel en Herbruikbaar), open science en verantwoord onderzoeksevalueren. Daarom schreven wij een open brief aan het college van bestuur, waarin wij onze aanbevelingen voor een FAIR en open-source CRIS uiteenzetten. Naar aanleiding van deze brief werden wij uitgenodigd om deel te nemen aan de stuurgroep die toezicht hield op het aanbestedingsproces, evenals aan verschillende werkgroepen die criteria opstelden en leveranciers beoordeelden.
Na een langdurig traject van meer dan een jaar is een leverancier voor het nieuwe CRIS geselecteerd. De beslissing was voornamelijk gebaseerd op de vastgestelde procedures en eisen van de universiteit. Helaas werd niet aan alle gestelde criteria voldaan. Gezien de beperkingen van het besluitvormingsproces, zijn wij toch tevreden met de gekozen leverancier.
Implementatie van een nieuw onderzoeksinformatiesysteem
De volgende stap is de implementatie van het nieuwe onderzoeksinformatiesysteem. Wij zijn benieuwd hoe het nieuwe CRIS er in de praktijk uit zal zien. Daarom blijven wij betrokken bij het implementatieproces en zullen wij, (on)gevraagd, advies blijven geven over de invoering van een duurzaam systeem dat aansluit bij de principes van open science en het beleid rond Erkennen en Waarderen.