De deep-dives vormen een belangrijk onderdeel van het programma Optimalisatie bedrijfsvoering. Dit programma heeft als doel om een structurele besparing van 20 miljoen euro binnen de bedrijfsvoering te realiseren, waarmee een substantiële bijdrage wordt geleverd aan de totale besparingsopgave van de universiteit. De focus bij de besparing ligt op het efficiënter inrichten van de bedrijfsvoering door onder andere het vereenvoudigen, versoberen, digitaliseren en ontdubbelen van processen en dienstverlening. In het najaar van 2024 hebben we hiervoor een quickscan uitgevoerd die per kolom tot inzichten in besparingspotentieel heeft geleid. Dit besparingspotentieel, de verwachtingen over waar en hoe bespaard kan worden, is per kolom uiteengezet in hypothesen. Tijdens de deep-dives worden deze hypothesen, samen met medewerkers, per kolom getoetst op effectiviteit, wenselijkheid en haalbaarheid. Zo ontstaat concreet inzicht in besparingsmogelijkheden. Over hoe een deep-dive in z'n werk gaat, lees je hieronder meer. De kolommen komen achtereenvolgens aan de beurt in het uitvoeren van de deep-dives.
Planning van alle deep-dives en het vervolg op deep-dives
De deep-dives in de HR- en i-kolom (ICT en bibliotheekdiensten) zijn in het afgelopen halfjaar uitgevoerd. Beide kolommen werken momenteel de besparingsmogelijkheden uit tot een implementatieplan met projecten om daadwerkelijke besparingen te realiseren. Naar verwachting kunnen de eerste projecten met een beperkte impact op bedrijfsvoering, onderwijs en onderzoek vanaf augustus worden gerealiseerd. Bij projecten met een grotere impact wordt ook de medezeggenschap geraadpleegd. Dit gebeurt in het najaar en na afronding hiervan kan gestart worden met de implementatie.
De deep-dive in de kolom Huisvesting & Facilitair is in april gestart en inzichten in besparingsmogelijkheden zullen naar verwachting in juli worden opgeleverd. Deze kolom richt zich op het gebruik van ruimtes en gebouwen op de campus. Het ontwikkelen van vastgoed, horeca en sportvoorzieningen doorlopen andere trajecten om de kosten te verminderen. Schoonmaak, onderhoud en overige contracten worden wel tegen het licht gehouden. Op basis van de uitkomsten wordt na de zomer een implementatieplan opgesteld met de uit te voeren projecten.
De deep-dives in de kolommen Finance & Control en Marketing & Communicatie gaan medio juni beginnen. Begin oktober worden de inzichten in besparingsmogelijkheden voor deze kolommen verwacht.
In de kolommen Onderwijsondersteuning, Onderzoeksondersteuning en Algemene Zaken zijn nog geen hypothesen met verwachtingen rondom besparingen geformuleerd. Dat wordt deze zomer vormgegeven, waarna in het najaar de besparingsmogelijkheden op effectiviteit, wenselijkheid en haalbaarheid getoetst worden.
Verloop van deep-dives
In elke kolom wordt een deep-dive uitgevoerd. Tijdens een deep-dive wordt per hypothese bepaald of de besparingsverwachting reëel is. Dat betekent dat wordt uitgezocht wat de financiële effecten, personele effecten, effecten op de dienstverlening en effecten op de organisatie zijn. Hierin worden medewerkers uit de kolommen betrokken met kennis en ervaring in de onderwerpen waarop de universiteit naar verwachting kan besparen. In de deep-dive worden ook medewerkers uit het onderwijs en/of onderzoek betrokken wanneer een hypothese direct effect op de dienstverlening aan onderwijs en/of onderzoek heeft.
Gedurende het proces worden de medewerkers in de kolommen door het programmateam van Optimalisatie bedrijfsvoering begeleid en waar nodig bijgestaan door een externe specialist. Deze specialist kijkt kritisch naar wat er is opgeleverd en biedt daarbij ook perspectief hoe andere organisaties met vergelijkbare kwesties zijn omgegaan. Daarnaast zal de expert ons als Radboud Universiteit wijzen op externe ontwikkelingen waar we ons voordeel mee kunnen doen.
Personele effecten
De inzet is om de benodigde besparingen zoveel mogelijk te realiseren door niet-personeelsgerelateerde kosten te verminderen (bijvoorbeeld via contracten met leveranciers, kwaliteitsniveaus van ingekochte producten en diensten en minder inhuur), maar dat zal niet in alle kolommen voldoende zijn. De besparingsmogelijkheid zal in veel gevallen ook effect hebben op de medewerkers in een kolom. Die effecten kunnen er op verschillende manieren zijn: een andere invulling van taken door digitalisering of automatisering, vervallen van bepaalde taken in het takenpakket, verplaatsing van werkzaamheden naar een andere eenheid of het wegvallen van bepaalde functies of functieplaatsen in de organisatie. Indien bepaalde functies of functieplaatsen komen te vervallen, wordt dit waar mogelijk in eerste instantie opgevangen door het niet vervangen van medewerkers die vertrekken doordat ze met pensioen gaan of zelf ontslag nemen.
Mocht bij het opstellen van het implementatieplan blijken dat een besparingsmogelijkheid organisatorische consequenties heeft, dan wordt ook een plan voor de organisatiewijziging uitgewerkt. In dit geval wordt de medezeggenschap geraadpleegd en worden de betreffende medewerkers er tijdig over geïnformeerd. We hebben op dit moment te weinig informatie om aan te geven bij welke onderwerpen, processen of functies dit gaat spelen. In de deep-dive en in de voorbereiding op de implementatie moet dat worden uitgezocht.
De besparingsopgave is groot en raakt ons allemaal. We willen benadrukken dat we het proces beheerst en zorgvuldig uitvoeren, met oog voor de impact op studenten en medewerkers in onze organisatie. We begrijpen dat dit onzekerheid met zich meebrengt en je hierover zorgen kunt hebben. Neem in dat geval contact op met je leidinggevende, HR-adviseur of een medewerker van het programma Optimalisatie bedrijfsvoering.
