Zoals eind augustus aangekondigd, loopt momenteel de analysefase van het traject Optimalisatie bedrijfsvoering. Het doel van dit traject is om het onderwijs en onderzoek op een zo efficiënt mogelijke wijze te faciliteren vanuit de professionele diensten van de faculteiten en Radboud Services. In de analysefase wordt het verbeter- en besparingspotentieel binnen de bedrijfsvoering universiteit breed in kaart gebracht en worden op basis daarvan als eerste twee kolommen* in meer detail bekeken. De Radboud Universiteit wordt hierin ondersteund door EY.
Eerste bevindingen
In de eerste twee maanden van de analysefase hebben interviews plaatsgevonden en zijn documenten over de bedrijfsvoering bestudeerd. Ook is in kaart gebracht welke kosten er in de bedrijfsvoering zijn, hoe die verdeeld zijn tussen Radboud Services en de faculteiten (inclusief RDA en DCCN) en is gekeken naar specifieke kostensoorten, zoals externe inhuur.
Om een indruk te geven, een aantal algemene bevindingen op een rij:
- De totale bedrijfsvoering (exclusief medische faculteit en bestuursbureau) omvat zo’n 140 miljoen euro aan personeelskosten en bestaat uit zo’n 1.600 fte.
- Er zijn verschillen in processen tussen faculteiten onderling en in relatie tot Radboud Services. Dat leidt tot inefficiënte bedrijfsvoering. Het uniformeren en standaardiseren van processen en werkwijzen speelt binnen de gehele universiteit een grote rol bij het efficiënter en effectiever inrichten van de bedrijfsvoering.
- Op veel onderwerpen valt te verbeteren door eenduidige definities en procesbeschrijvingen te hanteren. Dat zou bijdragen aan inzicht en sturing op bijvoorbeeld de volledige omvang van externe dienstverlening en inhuur, maar geldt voor meer onderwerpen waarop management- en sturingsinformatie gewenst is.
- Het belang van digitalisering wordt erkend, maar het lukt in veel processen nog niet voldoende om dit te realiseren.
- Er kan beter worden voorzien in beschikbaarheid van en toegang tot data en rapportages om meer data-gedreven besluitvorming mogelijk te maken.
- Creëer integraal zicht op de projecten om grip te krijgen op alle ontwikkelingen in de bedrijfsvoering.
Naast algemene bevindingen zijn er meer bevindingen specifiek per kolom. Alle bevindingen worden in de volgende stap van dit traject verder getoetst en verrijkt.
Vervolg
In de tweede stap van de analysefase wordt als eerste ingezoomd op de kolommen human resources en ICT & library services. Daarna volgen ook de andere kolommen (marketing & communicatie, huisvesting & facilitaire zaken, finance & control, onderwijs- en onderzoeksondersteuning).
Met verschillende medewerkers uit de kolom en met gebruikers van de kolom wordt getoetst in hoeverre de bevindingen compleet zijn, daadwerkelijk leiden tot verbetering en besparing, wat daarvoor nodig is en wat daarvan de impact is.
In 2025 worden ook de overige kolommen in meer detail bekeken. Parallel daaraan volgt een implementatieplan voor de realisatie van de verbeteringen en besparingen. De aanpak, planning en volgorde worden daarin meegenomen.
Meer weten?
Zie de projectpagina over Optimalisatie bedrijfsvoering met daar ook de contactgegevens van het projectteam.
* een kolom is het geheel aan bedrijfsvoering en professionele dienstverlening binnen alle onderdelen van de universiteit in een bepaald vakgebied. Bijvoorbeeld alle HR-diensten van faculteiten, instituten en Radboud Services gezamenlijk. Zo zijn er zes kolommen: onderwijs- en onderzoeksondersteuning, finance & control, huisvesting & facilitaire zaken, human resources, ICT & library services, en marketing & communicatie.