Doel van het traject
Het traject Optimalisatie bedrijfsvoering zal substantieel gaan bijdragen aan de bezuinigingsopgave van de universiteit. Het doel is om op efficiëntere wijze en daarmee tegen lagere kosten de primaire processen van onderwijs en onderzoek te ondersteunen, waarbij tegelijkertijd ook voldaan blijft worden aan de toenemende eisen vanuit wet- en regelgeving. Hoe dit kan worden gerealiseerd, wordt onderzocht aan de hand van inschattingen van mogelijke besparingen (‘hypothesen’) per ‘kolom’*. In dit traject trekken Radboud Services en de stafafdelingen van de faculteiten, de RDA en DCCN gezamenlijk op. In eerste instantie richt de analyse van besparingsmogelijkheden zich op de i-kolom (ict- en bibliotheekdiensten) en de kolom HR. Opvolgend wordt ook gestart met de overige kolommen.
Wat ga je van de besparingen merken?
Hoewel de besparingsmogelijkheden steeds concreter worden, heeft hierover nog geen besluitvorming plaatsgevonden. Het is daarom nog niet goed mogelijk om aan te geven op welke wijze je iets van de besparingen gaat merken. Nadat besluitvorming heeft plaatsgevonden, is duidelijk welke potentiële besparingen gerealiseerd worden en op welke termijn. We informeren je dan over de effecten op de organisatie en op de dienstverlening die je gewend bent.
Onderstaande geeft alvast meer informatie over de geïdentificeerde besparingsmogelijkheden in de i-kolom en de kolom HR.
I-kolom
In de i-kolom vormen 19 hypothesen de basis om het besparingspotentieel te bepalen. De input om tot mogelijke besparingsinitiatieven te komen is door medewerkers uit de kolom aangeleverd. Vervolgens is met het management van de kolom, medewerkers van andere kolommen en met een vertegenwoordiging van het wetenschappelijk personeel gesproken over de mogelijkheden en eventuele consequenties van de besparingsinitiatieven. Deze input heeft geleid tot 25 potentiële initiatieven voor de komende vijf jaar.
Deze besparingsinitiatieven betreffen onder meer het optimaliseren van selfservice mogelijkheden bij ict-zaken (voor bijvoorbeeld het wachtwoord herstellen, installatie van software en andere veelvoorkomende vragen), het verminderen van het aantal pc's op studentwerkplekken (in de praktijk zitten studenten met name achter hun eigen laptop en is er vooral behoefte aan een stroomvoorziening op de studentwerkplek), meer gebruikmaken van cloud-toepassingen en het vervangen van (verouderde) software voor soms gratis open source applicaties.
Ook is met wetenschappers gesproken over de read & publish deals waar veel kosten mee gemoeid gaan. Het onderzoek is hierin leidend, maar vanuit de bedrijfsvoering kan wel kritisch worden meegedacht over mogelijke besparingen vanuit een gedragen publicatiebeleid. Naast deze concrete besparingsinitiatieven zijn er ook initiatieven die ingaan op de organisatie en strategie van de kolom, de inrichting van het IT-netwerk of de inrichting van dienstverlening aan partijen buiten de universiteit.
Kolom HR
Binnen de kolom HR zijn vijf hypothesen getoetst, waarbij met name is ingezoomd op de administratieve processen. De aanname is dat het vereenvoudigen, harmoniseren en/of, digitaliseren van deze processen leidt tot besparingen. Er vindt nu veel handmatig werk plaats en de processen verschillen tussen de faculteiten. Er zijn tien processen geselecteerd die het meeste hand- en/of maatwerk bevatten. Het gaat dan bijvoorbeeld om het proces van indiensttreding, interne aanvraag mutaties, verlofregistratie en de gesprekscyclus/jaargesprekken.
De processen zijn door medewerkers uit de kolom tot in detail beschreven en geanalyseerd op optimalisatiemogelijkheden. Dit heeft geleid tot de verbeterinitiatieven om de HR-processen te harmoniseren en/of te digitaliseren en de HR-administratie gezamenlijk te organiseren. Daarnaast richten de verbeterinitiatieven in deze kolom zich op het invoeren van selfservice mogelijkheden, het (op termijn) vervangen van het huidige HR-systeem Oracle eBS (BASS) en het herijken van het totale HR-dienstverleningsmodel.
Vervolg
Eind februari worden de vervolgstappen voor de i-kolom en kolom HR besproken. Hierin wordt ook de medezeggenschap meegenomen, om hen te informeren over de initiatieven. Daarna zullen de vervolgstappen bepaald worden voor de twee kolommen.
De leerpunten die in de i-kolom en kolom HR worden opgedaan in dit proces, worden verwerkt in de aanpak van de andere kolommen. De start van de analysefase van de andere kolommen zal naar verwachting in het tweede kwartaal van 2025 zijn. Op het moment dat een volgende kolom daadwerkelijk ingepland staat, wordt dit minimaal een maand van tevoren aangekondigd binnen de kolom.
* een kolom is het geheel aan bedrijfsvoering en professionele dienstverlening binnen alle onderdelen van de universiteit in een bepaald expertisegebieden, bijvoorbeeld alle diensten van faculteiten, instituten en Radboud Services op het gebied van HR tezamen. We onderscheiden zes kolommen: onderwijsondersteuning, onderzoekondersteuning; finance & control; huisvesting & facilitaire zaken; human resources; ICT & library services; marketing & communicatie en algemene zaken.