Voor het boeken van een buitenlandse dienstreis is het verplicht om een reisaanvraag in te dienen, zelfs als je al toestemming hebt gekregen van je leidinggevende. Als je reisaanvraag is goedgekeurd ontvang je een definitief reisaanvraagnummer (begint met een 'T'). Je kunt met dit reisaanvraagnummer (verplicht veld) zelf een reis boeken via het boekingsprogramma of het volledig uit handen geven aan VCK Travel. Door deze aanpassing van het reisaanvraagsysteem is het niet langer mogelijk om een voorschot aan te vragen omdat de kosten voor de reis-, verblijf- en eventuele inschrijfkosten nu direct aan de Radboud Universiteit gefactureerd worden. Overige gemaakte kosten, zoals plaatselijk vervoer, toeristenbelasting of maaltijden die niet via VCK Travel zijn geboekt, kun je direct of na terugkomst via BASS declareren (onkostendeclaratie met betaalbewijs).
Als je vóór 27 februari 2024 een reisaanvraag hebt ingediend, zal deze nog volgens de oude procedure worden afgehandeld. Voor reisaanvragen na 27 februari 2024 dien je gebruik te maken van VCK Travel.
VCK Travel op de campus
Heb je vragen of ben je nieuwsgierig geworden naar VCK Travel? Op dinsdag 27 februari en woensdag 28 februari is VCK Travel aanwezig van 10:00 tot 17:00 in het werkcafé van Berchmanianum voor al je vragen. Daarnaast is er ook een mogelijkheid om een (online) training van het boekingssysteem bij te wonen.
Duurzaam reizen
Bij het vaststellen van het beleid zakelijke vliegreizen in 2020 is besloten om het boeken van internationale dienstreizen centraal te organiseren via een reisagent om de duurzaamheidsdoelstellingen van de Radboud Universiteit te realiseren, de administratieve lasten van medewerkers te verlichten en de zorgplicht (duty of care) centraal te organiseren. Met VCK Travel wordt inzichtelijk welke CO2-uitstoot reizen veroorzaakt en hoe dit gecompenseerd gaat worden.
Een belangrijke duurzaamheidsmaatregel van de Radboud Universiteit met betrekking tot buitenlandse reizen is de 7-uurs reisregeling vanaf Nijmegen. Dit houdt in dat er niet wordt gevlogen naar steden die binnen zeven uur met duurzame alternatieven te bereiken zijn.
Vanaf dinsdag 27 februari 2024 is er meer gedetailleerde informatie beschikbaar over het boekingsproces met VCK Travel.
